دفاتر قانونی چیست و چرا اهمیت دارند ؟

کلیه عملیات های مالی در شرکت های و بنگاههای اقتصادی بعد از تایید توسط مدیریت شرکت باید در محل مناسبی که قانون تعیین کرده است ثبت و نگهداری شود . قانون برای ثبت و نگهداری مراودات مالی شرکتها دفاتر قانونی را ارائه کرده و صاحبان بنگاههای اقتصادی موظف هستند رویدادهای مالی خود را فقط در این دفاتر ثبت نمایند .

دفاتر قانونی انواع مختلفی دارند و هر کدام برای امر به خصوصی مورد استفاده قرار می گیرند .دفاتر قانونی به صورت کلی به دو نوع  دفاتر رسمی و دفاتر غیر رسمی تقسیم میشوند .

دفاتر قانونی و رسمی

دفتر کل و دفتر روزنامه هر دو دفاتر رسمی و قانونی هستند

دفاتر غیر رسمی

دفتر معین جزو دفاتر قانونی بوده اما غیر رسمی می باشد .

در ابتدا به تعریف دفاتر رسمی و قانونی و نحوه استفاده از انها و کاراییشان می پردازیم و سپس به سراغ دفاتر غیر رسمی خواهیم رفت .

دفتر روزنامه

دفتر روزنامه دفتری است که ثبت تاریخ و روز رویدادهای مالی در آن اهمیت ویزه دارد . در واقع دفتر روزنامه دفتری است که کلیه رویدادهای مالی شرکت ها و موسسات اقتصادی به ترتیب تاریخ و شماره در ان ثبت میشود . در دفتر روزنامه جزییاتی از قبیل بدهکار ، بستانکار ، شماره سند ، شرح مختصر رویداد مالی نوشته میشود .دفتر روزنامه خودش بر دو نوع است :

دفتر روزنامه عمومی : تمامی معاملات و عملیات های مالی در آن ثبت میشود .

دفتر روزنامه اختصاصی : دفتری است که به تفکیک نوع معامله مورد استفاده قرار میگیرد . مثلا دفتر روزنامه برای عملیات های مالی خرید ، دفتر روزنامه برای عملیات های مالی فروش ، دفترروزنامه پرداخت های نقدی ، دفتر روزنامه دریافت های نقدی ، دفتر روزنامه پرداخت های غیر نقدی و چک ، دفتر روزنامه دریافت های غیر نقدی و چک و غیره

دفتر کل

دفتر کل دفتری است که تمام عملیات های مالی ثبت شده در دفتر روزنامه به ان منتقل میشود . دفتر کل این قابلیت را دارد که با توجه به نحوه نگارش آن شما میتوانید صورت های مالی و مانده حساب را از آن بدست آورید . برای هر حساب به طور جداگانه در دفتر کل یک صفحه وجود دارد و کلیه حساب های دفتر روزنامه باید تا پایان هر ماه و یا حداکثر پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل شود .در دفتر کل جزییاتی شامل شماره ، تاریخ ، بدهکار ، بستانکار ، مانده نوشته میشود . ستونی دیگری به نام تشخیص در دفتر کل وجود دارد که پس از ثبت اطلاعات بدهکار و بستکار در آن میتوانید با کسر این دو از هم مانده گرفته و در ستون تشخیص وضعیت نهایی بدهکاری و بستانکاری حساب مربوطه را مشخص کنید .

دفاتر قانونی

دلایل الزام قانونی به داشتن دفتر روزنامه و دفتر کل

همانطور که اشاره گردید کلیه بنگاهها و شرکتها و موسسات اقتصادی باید دارای دفتر روزنامه و دفتر کل و دفتر معین باشند علت اصلی ان در واقع می تواند موارد ذیل باشد :

  • وضعیت هر یک از حسابها را به لحاظ بدهکاری و بستانکاری و مانده حسابها نشان می دهد.
  • یک سند رسمی برای کاهش اشتباهات حسابداری در خصوص عدم ثبت معاملات و رویدادهای مالی و یا ثبت تکراری آنها و چک کردن آنها بر اساس نیاز می باشد .
  • دفاتر قانونی روزنامه وکل کلیه جزییات مربوط به یک رویداد مالی اعم از تاریخ ، مقدار معامله ، بدهکاری و بستانکاری را نشان می دهند .
  • اطلاعات مالی را به ترتیب تاریخ طبقه بندی کرده و دسترسی های بعدی به آنها را راحت می کند.

دفتر معین

دفتر معین دفتری است که برای مجزا کردن حسابهای دفتر کل در صورت لزوم نگهداری میشود .انواع دفتر معین شامل : دفتر معین بانک ، دفتر معین بدهکاران ، دفتر معین بستانکاران و دفتر معین اموال . کار این دفاتر معین این است که گاهی نمیشود اطلاعات دقیق و جزیی حساب ها را از دفتر کل استخراج کرد برای همین با ثبت این حسابها در دفاتر معین این کار راحتر صورت میگیرد .

ثبت اطلاعات مالی و عملیات ها ی مربوط به ان باید با دقت و حفظ شرایط قانونی در این دفاتر صورت گیرد در غیر این صورت ممکن است توسط بازرسان مالیاتی مشمول جریمه گردد برای همین کلیه صاحبان مشاغل که ملزم به تهیه این دفاتر هستند می توانند در خصوص نحوه نگارش و نگهداری و تحویل این دفاتر به مراجع قانونی از موسسات خدمات حسابداری مشاوره بگیرند . موسسه خدمات مالی محاسبان تلاشگر خبره می تواند در این خصوص خدمات دقیق و حرفه ای را به مشتریان خود ارائه دهد .

 

 

0 پاسخ ها

دیدگاه خود را ثبت کنید

آیا می خواهید به بحث بپیوندید؟
در صورت تمایل از راهنمایی رایگان ما استفاده کنید!!

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

17 + نوزده =