تنخواه چیست و به چه کسی سپرده میشود ؟

تنخواه چیست

تنخواه چیست و تنخواه گردان کیست ؟ در شرکت ها و بنگاههای اقتصادی مراودات مالی عموما با چک و به صورت غیر نقدی انجام میشود . این مراودات به صورت عمده و یکجا به صورت خرید مواد اولیه ، ملزومات ، ابزار و وسایل تولید ، ماشین آلات و بسیاری دیگر انجام میشود .

اما برخی خرید ها و مروادات مالی باید با سرعت و به صورت نقدی و در محل انجام شود و امکان صدور چک برای آنها وجود ندارد مثلا خرید وسایل پذیرایی برای مهمان های داخل شرکت ، یا برخی وسایل و ملزوماتی که باید روزانه خرید شوند یا مثلا پرداخت کرایه ماشین یا باری که از شهر دیگر وارد شرکت میشود و پرداخت هزینه های آب ، برق ، تلف شرکت و برخی دیگر باید به صورت نقدی حساب شوند .

برای همین همیشه مقداری پول در داخل شرکت به صورت نقد وجود دارد که به افراد خاصی سپرده میشود . این افراد مسئول مستقیم انجام برخی امور ضروری که در بالا به انها اشاره شد هستند و برای پرداخت هر مبلغ به صورت نقدی باید روند خاصی را طی کرده و اسنادی را تهیه و حفظ نمایند تا در صورت لزوم بتوانند حساب و کتاب مبلغی را که در اختیار داشته اند به مدیران ذیربط ارائه دهند. این مقدار پول که در اختیار افراد مشخصی قرار میگیرد اصطلاحا تنخواه نامیده شده و فرد مسئول این کار تنخواه گردان نام دارد .

تنخواه گردان یک وظیفه بسیار مهم در واحد حسابداری شرکت ها بوده زیرا به طور مستقیم با دریافت و پرداخت وجوه نقد در ارتباط است و بی دقتی و بروز اشتباه در انجام فرایند این کار می تواند باعث هدر رفتن منابع مالی و اعتباری شرکت گردد. برای همین ثبت و نگهداری و بازبینی و کنترل اسناد دریافت ها و پرداخت ها ، امانت داری در نگهداری وجوه نقد و درستکاری در این مسئولیت و حرفه از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است .

تنخواه گردان کیست

تنخواه گردان به چه کسی گفته میشود ؟

فردی که مبلغ مشخصی از وجه شرکت یا موسسه در اختیار او قرار داده شود و این فرد با اعتقاد و التزام به قوانین ، در درست خرج کردن و نگهداری این مبلغ تلاش کند و از استفاده این وجه نقد در جهت اهداف شخصی و غیر ضروری اجتناب نماید ضمن انکه در هزینه های جزیی از این مبلغ استفاده کرده و اسناد و مدارک پرداخت ها و دریافت ها به طور کامل و دقیق نگهداری و ثبت نماید این فرد تنخواه گردان نامیده میشود و در موسسات این فرد از مسئولیت مهم و خطیری برخوردار می باشد .  تنخواه گردان انواع مختلفی دارد که بر اساس قوانین موسسه و بخشنامه های داخلی و سایر شرایط این روش ها مورد استفاده قرار میگیرد :

روش های تنخواه گردانی

تنخواه گردان به روش متغیر :

در این روش سقف مبلغی که به عنوان تنخواه در اختیار تنخواه گردان قرار میگیرد توسط مدیران ارشد سازمان تعیین میشود و زمان مشخصی هم برای مصرف آن با توجه به حجم خرید های شرکت و ضروریاتی که در یخشنامه های داخلی پیش بینی شده است تعیین می گردد . این نوع حساب تنخواه گردان در مدت تعیین شده مصرف و اسناد و مدارک ان ثبت و نگهداری و در پایان مدت تعیین شده رسیدگی و بسته میشود .

تنخواه گردان به روش ثابت:

در روش تنخواه گردان ثابت مبلغ مورد نظر برای تنخواه با توجه به الزامات سازمان تعیین میشود . مسئول تنخواه گردان از محل این اعتبار هزینه های لازم را انجام می دهد و مدارک هزینه های انجام شده را به حسابداری تحویل می دهد و بعد حسابداری بعد از بررسی اسناد و مدارک چکی در وجه تنخواه گردان صادر کرده در نتیجه این حساب در طول دوره مالی بابت انجام هزینه ، هیچ گونه گردش مالی نداشته و رقمی در آن ثبت نشده ور پایان دوره مالی هم بسته میشود.

تنخواه چیست

برای شکل گیری حساب تنخواه چه کارهایی باید انجام شود ؟

  • قبل از هر کاری باید افرادی که صلاحیت دریافت و نگهداری و مصرف تنخواه را دارند مشخص شده و مسئولیت انجام کار به آنها آموزش داده شود .
  • میزان پولی که باید در اختیار فرد مسول قرار گیرد باید مشخص و روشن باشد و در ابتدای هر ماه تعیین شود و از پرداخت پول به صورت پراکنده و نامنظم خودداری شود .
  • پرداخت تنخواه به شخص مسئول با دریافت رسید رسمی و مناسب همراه باشد و ضمن انکه فرد مسئول هم برای تمام خرج هایی که از حساب تنخواه گردان انجام میدهد رسید و فاکتور قانونی و رسمی دریافت کند و هیچ پولی بدون سند و مدرک خرج نشود .
  • مبلغ تنخواه گردان سر موعد مقرر شارژ شود و حساب مبالغ قبلی در موعد تعیین شده بررسی و اسناد آن دریافت و بایگانی و در اسناد حسابداری منظور گردد .

تنخواه گردان ثابت و متغیر طی فرایندی تقریبا مشابه در حسابداری مورد ثبت و نگهداری قرار میگیرند . فرایند انجام نمونه متغیر آن شامل افتتاح حساب تنخواه گردان ، ثبت هزینه ها ، ترمیم اعتبار و بستن حساب تنخواه گردان می باشد و مراحل تنخواه گردان به روش ثابت هم شامل افتتاح حساب ، ثبت هزینه و ترمیم تنخواه گردان به صورت در هم ادغام شده بوده و مانند نمونه متغیر آن مجزا نمی باشند و در نهایت بستن حساب تنخواه گردان در مرحله اخر انجام میشود .

فرایند افتتاح حساب تنخواه گردان شامل چه مراحلی است ؟

افتتاح حساب تنخواه گردان شامل مراحلی مالی و غیر مالی می باشد یعنی برخی کارها برای افتتاح آن فرایند مالی محسوب نشده و ثبت حسابداری نمیگردد و برخی مراحل دیگر آن مالی بوده و باید ثبت حسابداری گردد . انتخاب شخص مورد اعتماد مرحله ای است که رویداد مالی نبوده و و منجر به صدور سند حسابداری نمیشود .

مرحله بعد دریافت تضمین کافی از شخص انتخاب شده می باشد که این مرحله رویداد مالی محسوب میشود ولی منجر  به صدور سند حسابداری نمیگردد و مرحله آخر وجهی معادل مبلغ تضمینی اخذ شده به تنخواه گردان پرداخت میشود که این مرحله یک رویداد مالی بوده و منجر به صدور سند حسابداری هم میگردد. تنخواه گردان مجاز نمی باشد به میزان دلخواه و بدون ضابطه اقدام به خرج کردن مبلغ تنخواه نماید و باید طبق دستورالعمل های تعیین شده رفتار کند .

در رسید تنخواه گردان باید چه مورادی ذکر شود ؟

در رسید تنخواه گردان باید مبلغ پرداخت شده به عدد و حروف ، نام شخص ، سازمان ، یا فروشگاهی که مبلغ به ان پرداخت شده است قید شود ، موضوع پرداخت به طور دقیق قید شود یعنی مثلا نوشته شود مبلغ فلان از فروشگاه فلان برای خرید شیرینی و میوه برای مهمانها پرداخت گردید و در انتها شخص دریافت کننده پول باید مهر و امضا کند و جایی هم برای امضا مسئول تنخواه و مقام بالاتر ان وجود داشته باشد .

به طور کلی هر فاکتور ورسیدی که شخص تنخواه گردان به عنوان سند ارائه می دهد باید رسمی و دارای ویژگی های استاندارد فاکتور باشد ، نام و شناسه اقتصادی و آدرس شرکت یا موسسه صادر کننده در ان قید شده باشد ، فاکتور تاریخ داشته باشد ، شماره سریال چاپی فاکتور مشخص و واضح باشد ، مهر شرکت و موسسه صادر کننده اخذ شده باشد ، نام ، کد اقتصادی ، شناسه ملی و آدرس خریدار در آن قید شده و مبلغ فاکتور هم به صورت عدد و هم به صورت حروف درج شده باشد ، جمع انتهایی ارقام ذکر شده درست انجام شده و فاکتور خط خوردگی و خط و خش نداشته باشد . اگر هر یک از موارد ذکر شده در بالا رعایت نشود فاکتور ارائه شده فاقد اعتبار بوده و توسط حسابداری و بازرسین مالیاتی رد می گردد .

مسئول تنخواه گردان باید کلیه اسناد و مدارک مربوط به تنخواه را در فرم مشخصی مندرج کرده و تحویل حسابداری نماید . در این فرم تک تک فاکتورها با ذکر تاریخ ، شماره ، نام فروشنده ، شرح مختصر هزینه ، مقدار و قیمت وارد میشوند و در انتها تنخواه گردان امضا کرده و در اختیار واحد حسابداری و شخص مسئول قرار می دهد .

هزینه در حساب تنخواه گردان چه مفهومی دارد و اهمیت ان چقدر است ؟

هر نوع پرداختی که موسسه یا سازمان در قبال خدمات دریافت شده انجام می دهد هزینه نام دارد . پرداخت قبض تلفن ، قبض آب ، برق ، گاز و حقوق کارکنان همه جزو هزینه های شرکت محسوب میشوند هر یک از این مبالغ که پرداخت میشوند در واقع یک مرکز هزینه برای شرکت بوده و حسابداران و تنخواه گردان موظفند به صورت دقیق و تخصصی این مرکز هزینه ها شناخته و نسبت به انها اشراف داشته باشند .

این موضوع بدان جهت اهمیت دارد که از هزینه های غیر لازم و بی جا در سازمان جلوگیری میشود در واقع با شناسایی و لیست کردن مراکز هزینه در سازمان و عمل کردن بر طیق آن از اتلاف مالی و ریخت و پاش های غیر ضروری جلوگیری میشود . تنخواه گردان باید ضمن شناخت این هزینه توانایی بررسی اسناد مربوط به ان ، رفع ایرادات مربوطه را هم داشته باشد و اسنادی بدون نقص در اختیار واحد حسابداری قرار دهد . یک نکته مهم در هزینه این است که تنخواه گردان مالیات بر ارزش افزوده را به خوبی شناخته و در تمامی فاکتور ها اعم از فروش یا خرید کنترل نماید و مبلغ آن را به درستی قید کند .

نحوه بررسی حساب تنخواه گردان در پایان سال مالی

حساب تنخواه باید در پایان سال به حساب تنخواه سال بعد منتقل شده یا مبلغ باقیمانده در حساب تنخواه به صندوق و حساب بانک واریز شود و حساب تنخواه صفر گردیده و کاملا بسته شود . در غیر این صورت ممکن است در حساب های سال بعد و حساب بانک و صندوق شرکت مغایرت ایجاد شود . برای بستن حساب تنخواه گردان ممکن است حالات مختلفی بوجود آید .

حساب تنخواه گردان

در حالت اول ممکن است موجودی آن اصلا مصرف نشده باشد و دست نخورده مانده و هزینه ای صورت نگرفته باشد در این حالت کل مبلغ به حساب شرکت واریز شده و رسید آن به عنوان سند حسابداری به واحد حسابداری تحویل میشود .

در حالت دوم بخشی از مبلغ تنخواه گردان هزینه شده و مقداری از آن باقی مانده است در این حالت مبلغ باقیمانده به حساب شرکت واریز شده و فیش آن به همراه اسناد مربوط به هزینه های دیگر از مبلغ آن به واحد حسابداری ارائه می گردد .

و در حالت آخر هم اگر کل مبلغ تنخواه گردان خرج شده باشد فقط اسناد مربوط به هزینه ها به همراه فرم های مربوطه به حسابدرای ارائه میشود .

امکان استفاده از نرم افزار حسابداری برای حساب تنخواه وجود دارد ؟

با پیشرفت نرم افزارهای حسابداری و حذف کارهای حسابداری و مالی به صورت دستی و استفاده از نرم افزار های پیشرفته برای ثبت عمالیات های مالی حساب تنخواه گردان را هم می توان بوسیله نرم افزارهای طراحی شده در بازار تهیه و بررسی و کنترل نمود . این نرم افزار علاوه بر پوشش دادن بسیاری از عملیات های مالی می توانند حساب تنخواه گردان هم خیلی ساده و دقیق ثبت و نگهداری کرده و در مواقع لزوم گزارش گیری هم انجام دهند و فقط لازم است کار با این نرم افزارها به اشخاص مسئول و تعیین شده آموزش داده شود .

خرید و نصب و آموزش این نرم افزار ها از طریق موسسات خدمات حسابداری به راحتی امکان پذیر بوده و این موسسات در همه مراحل حتی بعد اجرا و نصب و آموزش مشتریان خود را حمایت و پشتیبانی می کنند و موسسه خدمات مالی محاسبان تلاشگر خبره امکان نصب و راه اندازی و اموزش و پشتیبانی کلیه نرم افزار های حسابدرای از جمله نرم افزار تنخواه گردان برای مشتریان خود را دارد .

 

چکیده مطلب

تنخواه چیست و به چه کسی سپرده می شود ؟

در شرکت ها و بنگاههای اقتصادی مراودات مالی عموما با چک و به صورت غیر نقدی انجام میشود . این مراودات به صورت عمده و یکجا به صورت خرید مواد اولیه ، ملزومات ، ابزار و وسایل تولید ، ماشین آلات و بسیاری دیگر انجام میشود . اما برخی خرید ها و مروادات مالی باید با سرعت و به صورت نقدی و در محل انجام شود مثلا خرید وسایل پذیرایی برای مهمان های داخل شرکت ، یا برخی وسایل و ملزوماتی که باید روزانه خرید شوند یا مثلا پرداخت کرایه ماشین یا باری که از شهر دیگر وارد شرکت میشود و برخی دیگر باید به صورت نقدی حساب شوند . برای همین همیشه مقداری پول در داخل شرکت به صورت نقد وجود دارد که به افراد خاصی سپرده میشود . این افراد مسئول مستقیم انجام برخی امور ضروری که در بالا به انها اشاره شد هستند و برای پرداخت هر مبلغ به صورت نقدی باید روند خاصی را طی کرده و اسنادی را تهیه و حفظ نمایند تا در صورت لزوم بتوانند حساب و کتاب مبلغی را که در اختیار داشته اند به مدیران ذیربط ارائه دهند .

برای شکل گیری حساب تنخواه چه کارهایی باید انجام شود ؟

  • قبل از هر کاری باید افرادی که صلاحیت دریافت و نگهداری و مصرف آن را دارند مشخص شده و مسئولیت انجام کار به آنها آموزش داده شود .
  • میران پولی که باید در اختیار فرد مسول قرار گیرد باید مشخص و روشن باشد و در ابتدای هر ماه تعیین شود و از پرداخت پول به صورت پراکنده و نامنظم خودداری شود .
  • پرداخت اعتبار به شخص مسئول با دریافت رسید رسمی و مناسب همراه باشد و ضمن انکه فرد مسئول هم برای تمام خرج هایی که از حساب انجام میدهد رسید و فاکتور قانونی و رسمی دریافت کند و هیچ پولی بدون سند و مدرک خرج نشود .
  • مبلغ اعتبار سر موعد مقرر شارژ شود و حساب مبالغ قبلی در موعد تعیین شده بررسی و اسناد آن دریافت و بایگانی و در اسناد حسابداری منظور گردد .

در رسید تنخواه گردان باید چه مورادی ذکر شود ؟

در رسید باید مبلغ پرداخت شده به عدد و حروف ، نام شخص ، سازمان ، یا فروشگاهی که مبلغ به ان پرداخت شده است قید شود ، موضوع پرداخت به طور دقیق قید شود یعنی مثلا نوشته شود مبلغ فلان از فروشگاه فلان برای خرید شیرینی و میوه برای مهمانها پرداخت گردید و در انتها شخص دریافت کننده پول باید مهر و امضا کند و جایی هم برای امضا مسئول و مقام بالاتر ان وجود داشته باشد .

نحوه بررسی حساب تنخواه گردان در پایان سال مالی

حساب تنخواه باید در پایان سال به حساب سال بعد منتقل شده یا مبلغ باقیمانده در حساب به صندوق و حساب بانک واریز شود و حساب صفر گردیده و کاملا بسته شود . در غیر این صورت ممکن است در حساب های سال بعد و حساب بانک و صندوق شرکت مغایرت ایجاد شود .

امکان استفاده از نرم افزار حسابداری برای حساب تنخواه وجود دارد ؟

با پیشرفت نرم افزارهای حسابداری و حذف کارهای حسابداری و مالی به صورت دستی و استفاده از نرم افزار های پیشرفته برای ثبت عمالیات های مالی این حساب را هم می توان بوسیله نرم افزارهای طراحی شده در بازار تهیه و بررسی و کنترل نمود . این نرم افزار علاوه بر پوشش دادن بسیاری از عملیات های مالی می توانند این حساب را هم خیلی ساده و دقیق ثبت و نگهداری کرده و در مواقع لزوم گزارش گیری هم انجام دهند و فقط لازم است کار با این نرم افزارها به اشخاص مسئول و تعیین شده آموزش داده شود . خرید و نصب و آموزش این نرم افزار ها از طریق موسسات خدمات مالی و حسابداری به راحتی امکان پذیر بوده و این موسسات در همه مراحل حتی بعد اجرا و نصب و آموزش مشتریان خود را حمایت و پشتیبانی می کنند و موسسه خدمات مالی محاسبان تلاشگر خبره امکان نصب و راه اندازی و اموزش و پشتیبانی کلیه نرم افزار های حسابدرای از جمله این نرم افزار برای مشتریان خود را دارد .

 

2 پاسخ ها
  1. ساره
    ساره می گوید:

    سلام وقت بخیر من بابت درمان مبلغ ۲۵ملیون فاکتور و به بیمه داده ام . در این خصوص گفتن باید تنخواه هزینه پرداخت کنم دلیل بر این هزینه و در خواست مبلغ از من چی هستش؟و چه مبلغی باید پرداخت کنم.

    پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

آیا می خواهید به بحث بپیوندید؟
در صورت تمایل از راهنمایی رایگان ما استفاده کنید!!

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.