نکاتی درباره نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی که بهتر است بدانید

نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی 1

نکاتی درباره نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی : تجارت و کسب و کار همیشه تا این اندازه وسیع و متنوع نبوده است . در گذشته کسب و کارهای کوچک و حتی کسب و کارهای بزرگ در مقایسه با مراودات مالی فعلی از گستره و تنوع کمتری برخوردار بودند و متعاقب آن ابزارهای ثبت و نگهداری این مراودات و عملیات های مالی نیز پیشرفت چندانی نداشت . اغلب تجار اعتقادی به استفاده از روش های نوین حسابداری و نگهداری اسناد مالی خود نداشتند یا این روش ها به دلیل نقص ها و کاستی ها عمده ای که در خود داشتند معمولا مورد استفاده قرار نمی گرفتند .

حتما بخوانید : معرفی نرم افزارهای حسابداری

تجار تمایل داشتند مراوادت مالی و اسناد خرید و فروش خود را به صورت کاغذی و دستی نگهداری کرده و گاهی چندین دفتر برای این عمل در طول سال استفاده میکردند و بعضا با مشکلات بزرگی هم روبرو میشدند .

اما امروزه با گسترش کسب و کارها و تنوع مراودات مالی در حرفه های مختلف و الیته مشغله زیاد افراد تمایل برای ثبت و نگهداری اسناد مالی و حسابداری به صورت دستی به میزان بسیار زیادی کاهش یافته است .کسبه و تاجرین علاقه دارند از نرم افزارهای حسابداری  جدید برای کار خود استفاده کنند و گاهی بسته به وسعت کسب و کارشان چندین نفر را هم برای این کار به صورت اختصاصی استخدام می نمایند .

واقعیت این است که نرم افزارهای حسابداری جدید در انواع مختلفی برای همه مشاغل تهیه و در بازار عرضه شده اند . نرم افزاهای پیچیده برای کسب و کارهای وسیع و تجارت های بزرگ تا نرم افزارهای ساده تر برای کسب و کارهای کوچک و محلی و حتی نرم افزاهایی برای حسابداری یک سوپر مارکت کوچک . یعنی کسبه مشاغل کوچک مثل سوپرمارکت ها ، شیرینی فروشی ها ، پارچه فروش های خرد و بسیاری دیگر از مشاغل کوچک هم امروزه به راحتی می توانند حسابداری و اسناد مالی خود را به دست این نرم افزار ها سپرده و در بیشتر مواقع از مزایای این سیستم ها بهرمند شوند .

این نرم افزارها همه اطلاعات مالی و حسابداری را می توانند ثبت کنند و اغلب طوری طراحی شده اند که با کمترین میزان خطا تمام اسناد مالی را می توان در آنها نگهداری و در مواقع لزوم گزارش گیری کرده و مورد استفاده قرار داد . بطور کلی یک سیستم یکپارچه فروشگاهی ترکیبی از یک نرم افزار و یک سخت افزار بوده که برای پردازش تراکنش های مالی مورد استفاده قرار میگیرد این سیستم ها در گذشته ساده بوده و فقط برخی کارهای فروشگاهی را می توانستند پردازش کنند اما به مرور قابلیت های این نرم افزار به شکل بسیار گسترده ای افزایش پیدا کرد به طوری که در حال حاضر قادر هستند مدیریت انبارها ، ارائه انواع مختلفی از گزارشات از جمله گزارشات فروش و گردش های مالی را نشان دهند.

نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی 1

( ارائه خدمات حسابداری در زمینه خدمات نرم افزار های حسابداری )

این نرم افزارها اغلب قادر هستند همه مراحل عملیاتی فروشگاه ، دریافت های نقدی یا چک ها برای فروش و پرداخت های نقدی یا صدور چک برای خرید را عملیاتی و پیاده سازی نمایند . با استفاده از این نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی موجودی انبارها ، فاکتورهای فروش و اسناد مالی مربوط به آن قابل پیگیری و ردیابی می باشد . در این نرم افزارها می توانید بی نهایت کاربر تعریف کنید و امکان دسترسی به آنها با کلیه جزییات ثبت شده هم وجود دارد .

برخی امکاناتی که این نرم افزارها در اختیار صاحبان کسب و کارها می گذارند شامل موارد ذیل است :

ثبت فاکتور های مالی در نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی

در این نرم افزارها می توان کلیه فاکتور ها خرید و فروش را ثبت و کرده و ضمن پرینت گرفتن از آنها به تفکیک نوع فاکتور بایگانی کرد. البته در داخل برخی از این نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی هم امکان دسته بندی بر اساس انواع فاکتور وجود دارد و حتی در صورت صلاحدید می توان سند کاغذی هم تهیه نکرد مگر مراجع قانونی درخواست سند قانونی نمایند .

انبارداری حرفه ای در نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی

انبارداری در مشاغل بزرگ و کوچک بسیار مهم است ثبت و نگهداری اجناس وارد شده و کنترل و رد یابی اجناس خارج شده باید به دقت و درست انجام شود تا اموال شرکت حفظ شده و از سوء استفاده یا اشتباهات مختلف جلوگیری شود نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی این امکان را برای همه مشاغل فراهم کرده اند تا انبارداری خود را در این سیستم ها کنترل و رد یابی نمایند .

نرم افزار های حسابداری فروشگاهی که انبارداری هم در آنها طراحی شده است باید یکسری ویژگی ها را پوشش دهند از جمله اینکه این نرم افزار بتواند یکپارچگی را به خوبی انجام دهد یعنی اگر شما در گذشته برای رد یابی اموال خود در انبار از سیستم اکسل استفاده می کرده اید آیا انتقال اطلاعات از اکسل به این نرم افزار امکان پذیر است یا خیر یا اینکه ممکن است شما در گذشته برای کارهای حسابداری فروشگاه خود از برنامه مختلفی استفاده می کرده اید آیا این نرم افزار قادر به پیاده سازی اطلاعات این برنامه ها می باشد ؟ مثلا مورد دیگر اینکه یک فروشگاه ممکن است شعب زیادی داشته باشد و بخواهد بین شعب و دفتر مرکزی ارتباط سیستمی برقرار کند و این نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی  باید قابلیت این کار را داشته باشند .

در انبارداری صحیح فاکتور های مختلفی ردیابی و کنترل می شود مانند موجودی کالا ها ، ورود و خروج کالا ، بررسی شماره سریال کالا ها ، صدور برگ تحویل ، ثبت تاریخ ورود مواد به ترتیب در انبار ، ثبت نام افراد تحویل گیرنده مواد و وسایل از انبار ، گزارش گیری از موجودی کالا در انبار و فهرست آنها ، مغایریت گیری بین حسابداری و موجودی انبار ، ثبت سفارش خرید ، گزارش گیری از اقلامی که به نقطه سفارش گیر رسیده اند ، گزارش گیری روزانه ، ماهانه و سالانه از موجودی انبار ، گزارش گیری از انتقال کالاها بین انبارهای مختلف فروشگاه ، گزارش گیری از فهرست فروشندگان و تامین کنندگان فروشگاه ، گزارش گیری از کالاهای برگشت خورده و  بسیاری دیگر که بسته به نوع فعالیت و وسعت فروشگاه متفاوت است ، نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی خوب باید قادر باشند کلیه این فاکتور را پیاده سازی کنند.

ثبت و نگهداری چک های دریافتی و چک های پرداخت

در نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی بخشی وجود دارد که کلیه چک های صادر شده و چک های دریافت شده با تاریخ و موضوع و سایر جزییات دیگر قابل ثبت و نگهداری وگزارش گیری می باشد . ضمن انکه بر حسب نوع طراحی می توانند از چک های دریافتی و صادر شده گزراش تهیه کرده و حتی سیستم هشدار دهنده سررسید انها را هم داشته باشند .

ثبت و محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل در نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی

این نرم افزارها امکان محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان از یک نفر تا هزار نفر و بیشتر را دارند و با استفاده از این نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی میتوان حقوق و دستمزد کارکنان را محاسبه و حتی با ثبت اولیه کسورات قانونی سایر عملیات های مربوط به بیمه و مالیات را محاسبه و برای آنها سند و فیش صادر نمود و در پایان سال امکان محاسبه عیدی و سنوات هم در این نرم افزارهای وجود دارد .

علاوه بر کاربرد های ذکر شده در سطور بالا با استفاده از این نرم افزارها می توان اتصال به ابزارهای بارکد خوان ، ترازوی وزنی ، صفحات لمسی ، کارت خوان و پوز قروشگاهی را انجام داد . ضمن اینکه این نرم افزارها می توانند به چاپ بارکد در انواع مختلف و تولید نمونه های جدید بارکد بر روی پرینترهای معمولی بدون نیاز به بارکد پرینتر را هم انجام دهند .

این نرم افزارها در صورت تمایل شما می توانند طوری طراحی شوند که کارهای قانونی مثل ارتباط با اصناف و تهیه گزارشات خرید و فروش فصلی و سایر گزارشات قانونی دیگر را هم انجام دهند . نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی امروز به حدی گسترش پیدا کرده اند که کارهایی نظیر تعیین سقف اعتبار برای مشتریان ، کنترل موجودی کالا ، کنترل چک ، بانک و وجوه نقد ، هشدار سررسید چکها را هم می توان از آنها توقع داشت .

برخی فروشگاهها و صاحبان آنها تمایل دارند علاوه بر قابلیت های بالا یکسری کارهای اختصاصی دیگر هم با نرم افزار خود انجام دهند مثلا تهیه داشبورد اطلاعات برای تصمیم گیری های مالی هم با این نرم افزارها قابل انجام باشد و در کنار همه اینها کار با این نرم افزار ها نیازمند کمترین اموزش و کمترین پشتیبانی باشد .

نرم افزار های یکپارچه فروشگاهی بسته به نوع استفاده از آنها و کارهایی که از آن خواسته میشود قیمتهای متفاوتی دارد . برای نصب نرم افزار روی سیستم فروشگاه شما بایستی هزینه ای پرداخت کنید و در ادامه برای به روز کردن رفع اشکالات و آموزش ها و پشتیبانی ممکن است برخی موسسات هزینه ای اندکی دریافت نمایند .

نرم افزار فروشگاهی باید بر روی یک سخت افزار نصب شود و این سخت افزار جزو دارایی های فروشگاه شما محسوب شده و شما فقط یکبار برای خرید ان هزینه می کنید . برای استفاده از یکپارچگی نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی موسسات ارائه دهنده پیشنهاد می کنند مبلغی را برای اتصال به سیستم حسابداری پرداخت نمایید و پس از این کار سیستم حسابداری و فروشگاهی شما یکپارچه شده و با هم در ارتباط خواهند بود .

در انتخاب نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی چه فروشگاه شما خیلی بزرگ یا یک سوپر مارکت کوچک باشد باید موراد ذیل را در نظر بگیرید :

نرم افزار فروشگاهی متناسب با کسب و کار خود را درخواست کنید

نرم افزار باید متناسب با فروشگاه شما و مختص آن برنامه ریزی و طراحی شده باشد البته طراحی اختصاصی به معنی صرف هزینه های گزاف نیست بلکه بیانگر در نظر گرفتن عملیات های مالی خاصی است که در فروشگاه شما انجام میشود اما عموما مثلا نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی مخصوص سوپر مارکت ها تقریبا شبیه هم هستند مگر انکه با نظر شخصی و یا برخی معاملات خاص بعضی آیتم های نرم افزار نیاز به تغییر داشته باشد .

طراحی اختصاصی نرم افزارها در واقع در صرفه جویی هزینه های طراحی هم موثر است . اینکه دقیقا شما بدانید چه امکاناتی را از نرم افزار توقع دارید و در فروشگاه شما مورد نیاز است از طراحی ها و قراردادن فاکتور ها اضافی جلوگیری کرده در نتیجه هزینه کمتری هم برای طراحی ان پرداخت خواهید کرد .

قبل از استفاده از نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی اموزش ببینید

استفاده از نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی و انتقال اطلاعات به آن باید توسط یک فرد آموزش دیده انجام شود صاحبان مغازه و فروشگاهها می توانند این کار رو خودشان انجام دهند یا یکی از پرسنل خود را پس از اموزش به این کار بگمارند . در نهایت باید خرید این نرم افزارها از موسسات مالی و حسابداری صورت گیرد که خدمات آموزشی و پشتیبانی هم داشته باشند . در میان انواع مختلف نرم افزارهای یکپارچه فروشگاهی که در بازار وجود دارد انهایی که نیاز به اموزش کمتر داشته و کار با آنها ساده تر است از طرفداران بیشتری هم برخوردار هستند.

استفاده از این نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی سرعت را بالا میبرد

اگر فردی که با این نرم افزارها کار می کند در خصوص آن اموزش کافی را دیده باشد سرعت ثبت اسناد در این نرم افزارها بسیار بیشتر از ثبت دستی و کاغذی است . ضمن انکه برخی کارها به صورت خودکار و برنامه ریزی شده در این نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی انجام میشود . یعنی با ورد یکسری اطلاعات پایه به این نرم افزار ها بخش بزرگی از کارهای دیگر به صورت خودکار پردازش شده و حتی کلیه گزارشات مالی هم به صورت خودکار تهیه و در اختیار اپراتور قرار میگیرد.

مطالب مرتبط : ارائه خدمات مالی و مالیاتی در شرکت حسابداری محاسبان تلاشگر

استفاده از نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی دقت را بالا می برد

دقت نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی اگر درست طراحی شده و کار با آنها درست انجام شد بسیار بالا بوده ضمن آنکه اصلاح خطاها در این نرم افزارها بسیار راحتتر است .

خرید و نصب هر یک از این نرم افزار ها به سرعت و دقت در کار حسابداری کسب و کارها و مشاغل کمک میکند به شرط آنکه از یک موسسه مالی و خدماتی معتبر و با خدمات پس از فروش مناسب تهیه شود . موسسه مالی و خدماتی محاسبان تلاشگر خبره می تواند در زمینه نصب ، اموزش و پشتیبانی نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی و سایر نرم افزارهای مشاغل به مشتریان خود خدمات تخصصی ارائه نماید . ضمن انکه با ارائه مشاوره تخصصی شما را در انتخاب نرم افزار مناسب کسب و کارتان راهنمایی خواهد کرد تا مجبور به پرداخت هزینه های اضافی و بیهوده نباشید .


بیشتر بخوانید :

راه اندازی سیستم های حسابداری

چرتکه ، دفتر و یک قلم همه ان چیزی بود که در حسابداری سال های دور مورد استفاده قرار می گرفت . حسابداری بعد از آنکه به یک فن و علم تبدیل گردید بسیاری از روش های دستی برای انجام امور مربوط به آن کنار گذاشته شد و دخالت انسان و اشتباهات حاصل از آن هم به حدقل رسید .

یکی از فنون حسابداری مهارت کار کردن با نرم افزارهای ان است که کار را برای حسابداران در شرکت و بنگاههای اقتصادی و حتی کسب و کار های کوچک بسیار اسان کرده است . نرم افزارهای حسابداری که امروز مورد استفاده قرار میگرند از تنوع و کارایی مختلفی برخوردارند و شما با این نرم افزارها می توانید کلیه امور مربوط به حسابداری خود را انجام دهید .

این نرم افزار ها طوری طراحی شده اند که کلیه اطلاعات مالی مربوط به کسب و کار شما را از نام اشخاص گرفته تا عملیات های مالی مختلف را پوشش می دهند . مثلا در این نرم افزارا بخشی وجود دارد که اطلاعات افراد یا سازمانهایی که با آنها مراوده مالی دارید مثل نام بانکها ، صندوق ها ، نام خریداران و فروشندگان را میتوانید با ذکر جزییات وارد نمایید .

شما می توانید در این نرم افزارها نام کالاهایی که می خرید یا می فروشید و تعداد آنها ، ابعاد ، وزن ، حجم ، سایر اطلاعات مربوط به آنها را با ذکر کوچکترین جزییات مثل تاریخ ورود ، تاریخ خروج ، نام فرد تحویل گیرنده و …. ثبت کنید و در مواقع لزوم به راحتی به آنها دسترسی داشته باشید .

با این نرم افزارها می توانید انواع فاکتور ها را اعم از فاکتور خرید ، فاکتور فروش و غیره را با نام مشخص و مهر امضا معتبر صادر نمایید و تاریخ صدور آنها را رصد نموده و پیگیری کنید . این نرم افزارها طوری طراحی شده اند که شما می توانید در صورت بروز اشتباه در ثبت هر سندی در هر زمانی به آن رجوع کرده و آن را اصلاح نمایید .

ضمن انکه می توانید این برنامه را طوری تنظیم کنید که در بازه های زمانی مشخص گزارشات مالی مورد نظر شما را ارائه دهند . مثلا به شما بگویند چقدر بدهکار یا چقدر بستانکار هستید یا سررسید چکها و فاکتور ها را به شما گزارش دهند .

این گزارشات فقط محدود به چند مورد بالا نمی باشد و میتواند ابعاد وسیعتری را شامل شود مثلا گزارش دفتر روزنامه ، دفتر کل ، دفتر معین ، یا گزراش تراز آزمایشی در انواع ۴ یا ۶ یا ۸ ستونی و گزارش سود وزیان شرکت و گزارش انبارها و ورود خروج انها همگی از قابلیت های نرم افزارهای حسابداری است.

این نرم افزار های برای مشاغل مختلف متفاوت هستند و مشاغل کوچک و بزرگ هر یک می توانند نرم افزار مناسب کسب و کار خود را انتخاب نموده و از آن استفاده نمایند .

برای کار با این نرم افزارها کافی است که یکی از بهترین و البته کاراترین نرم افزارهای موجود در بازار را تهیه کرده وآن را نصب کنید البته تهیه بهترین نرم افزار بازار که مناسب شغل شما باشد و از پشتیبانی خوب هم برخوردار باشد نیازمند مشورت با افراد خبره در این زمینه است.

چرا که علاوه بر اینکه یک نرم افزار باید نیازهای شما را در کار حسابدرای به طور کامل پاسخ دهد بایستی از یک تیم پشتیبان کننده متبحر هم برخوردار بوده تا در زمان های لازم که سیستم با مشکل برخورد می کند به راحتی و در کمترین زمان توسط تیم مذکور برطرف شود و به حسابهای مالی و اسناد ان هم اسیب وارد ننماید .

موسسه حسابداری محاسبان تلاشگر خبره ضمن اینکه می تواند در تهیه و نصب نرم افزار مناسب شغل و کسب تجار و صاحبان مشاغل آنها را راهنمایی نماید با در اختیار داشتن تیم مسلط به نرم افزارها در هر زمان آماده پاسخگویی به اشکالات و موانع پیش آمده در این خصوص می باشد .

3 پاسخ ها
  1. محمد
    محمد می گوید:

    سلام روز بخیر
    قبلا ازتون دعوتتون کرده بودم برای عضویت در گروه جامعه وبمستران
    خوشحال میشیم تشریف بیارید و دوستان دیگه تبادل
    اطلاعات داشته باشیم
    گروه جامعه وب مستر ها

    پاسخ
  2. روحی
    روحی می گوید:

    سلام
    من کارشناسی حسابداری خوندم و میخوام تو فروشگاه با سیستم حسابداری مشغول بشم اما تا به حال کار نکردم
    ممکنه راهنماییم کنید کجا و چگونه آموزش ببینم؟

    پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

آیا می خواهید به بحث بپیوندید؟
در صورت تمایل از راهنمایی رایگان ما استفاده کنید!!

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *