تحریر و راهنمای پلمب دفاتر قانونی شامل دفتر روزنامه و کل و همچنین دفاتر درآمد و هزینه

راهنمای پلمب دفاتر قانونی برای سال ۹۸

یکی از خدماتی که شرکت حسابداری محاسبان تلاشگر خبره می تواند به بنگاههای اقتصادی و صاحبان کسب و کار ارائه کند تحریر دفاتر قانونی شامل دفتر روزنامه و دفتر کل و دارایی و درامد و هزینه است . دفاتر قانونی در نظام مالی و مالیاتی شرکت ها و ارگان های مربوطه از اهمیت ویژه ای برخوردار بوده به طوری که برای تحریر آنها قوانین و ضوابط خاصی مقرر شده است . برای همین انجام این کار باید توسط افراد متبحر و متخصص در امور مالی و حسابداری و قوانین آن و همچنین استاندارهای حسابداری صورت گیرد .

( پلمب دفاتر قانونی چیست )

 پلمب دفاتر چیست ؟

تعریف پلمب دفاتر قانونی : دفاتر پلمب به دفاتری گفته میشود که برای ثبت اطلاعات مالی و حسابداری مورد استفاده قرار میگیرند . طبق قانون شرکت ها و بنگاههای اقتصادی موظف هستند اعم از اینکه حقیقی باشند یا حقوقی بعد از ثبت شرکت خود برای ثبت رویدادهای مالی و هزینه ها و درامدهایشان از دفاتر پلمب استفاده کنند .

( مراحل پلمب دفاتر قانونی )

دفتر پلمب در انواع مختلفی چون دفتر روزنامه و دفتر کل وجود داشته و عموما بین ۵۰ ، ۱۰۰ و ۱۵۰۰ برگ دارند . اگر شرکتی بعد از ثبت هم هیچگونه فعالیت مالی نداشته باشد از دریافت این دفاتر معاف نمیشود بلکه باید این دفاتر را تهیه و مراحل قانونی آن را طی نماید و در پایان سال مالی به صورت سفید به اداره امور مالیاتی تحویل دهد .

دفتر روزنامه چیست ؟

این دفتر همانطور که از نامش پیداست برای ثبت رویداد های مالی به صورت روزانه و دقیقا به تفکیک تاریخ تهیه میشود . ویژه گی دفتر روزنامه این است که حتما باید ثبت رویداد ها به ترتیب تاریخ باشد و شماره گذاری هم شود . قالب این دفتر شامل چند ستون مهم و اساسی است . بدهکاران و بستانکاران در این دفتر ستون جداگانه داشته و بعد از آن باید سندی که در آن نوشته میشود شماره گذاری شود و بعد از آنکه شرح رویداد مالی در آن نوشته شد صفحه مورد نظر بسته میشود .

( پلمب دفاتر قانونی )

دفتر روزنامه می تواند به دو صورت دفتر روزنامه عمومی و دفتر روزنامه اختصاصی تهیه شود در دفتر روزنامه عمومی تمامی معاملات و رویدادهای مالی نوشته میشود اما در دفتر روزنامه اختصاصی برای هریک از انواع رویدادهای مالی دفتر جداگانه ای تدارک دیده میشوند مثلا برای معاملاتی که تحت عنوان فروش انجام میشود دفتر کاملا جداگانه تهیه شده و یا اینکه برای رویداد های خرید هم همین اتفاق می افتد .

دفتر کل به چه دفتری گفته میشود ؟

بعد از آنکه عملیات های مالی در دفتر روزنامه به ثبت رسید ظرف مدت مشخصی باید کلیه این رویدادها به دفتر کل منتقل شود این کار باید حداکثر ۱۵ روز بعد از پایان هر ماه انجام گیرد . اطلاعاتی که در دفتر کل وارد میشود دقیقا شبیه دفتر روزنامه بوده با این تفاوت که در این دفتر مانده گیری هم انجام میشود مانده گیری در واقع وضعیت رویداد مالی در هر صفحه را نشان می دهد که ایا بدهکار است یا بستانکار . این فرایند در دفتر روزنامه انجام نشده و تا قبل از مانده گیری صفحه بسته میشود .

مراحل پلمب دفاتر قانونی چگونه است ؟

شرکت ها و بنگاههای اثتصادی باید برای پلمب دفاتر قانونی شان به اداره ثبت مراجعه نمایند البته راه دیگری هم وجود دارد که از ماموران اداره ثبت خواسته شود که به محل شرکت امده و اقدام به پلمب دفاتر قانونی نمایند . شرکتها بر حسب میزان معاملات خود در سال تعدادی دفتر را برای این کار در نظر میگیرند برخی یک دفتر روزنامه و یک دفتر کل برای انها کفایت کرده و برخی دیگر به چند تا از این دفاتر نیاز پیدا خواهند کرد .

برای اجرای این فرایند کلیه اشخاص حقیقی و حقوقی که موظف به این کار شده اند باید دفتر هر سال را قبل از پایان سال قبل برای پلمب به اداره ثبت و اسناد ببرند و برای پلمب دفاتر قانونی شان حتما باید کارت بازرگانی هم داشته باشند .

کارت بازرگانی چیست و به چه کار می آید ؟

همه افرادی که در امر صادرات و واردات هستند باید اقدام به دریافت این کار نمایند در واقع کارت بازرگانی موجوزی برای فعالیت های تجاری و صادرات و واردات است و بدون ان امکان چنین فعالیت هایی به طور قانونی وجود ندارد . ضمن انکه برای پلمب دفاتر قانونی ارائه کارت بازرگانی برای این شرکت ها ضروری می باشد .

مدارک لازم جهت پلمب دفاتر قانونی

چه مدارکی برای پلمب دفاتر قانونی لازم است ؟

برای اینکه دفاتر قانونی ِ روزنامه و کل پلمب شوند واجدین شرایط باید کپی کارت ملی مدیر عامل ، کپی روزنامه رسمی تاسیس شرکت و اخرین تغییرات آن و درخواست نامه کتبی به همراه مهر و امضا شرکت را ارائه دهند . بعد از ارائه مدارک حداکثر ظرف مدت یک ماه پلمب دفاتر قانونی انجام میشود برای همین است که توصیه شده دفاتر هر سال قبل از سال جدید پلمب گردند تا به محض شروع مراودات مالی در هر سال دفاتر برای ثبت اماده باشند .

آنچه که باید درباره دفتر معین و دارایی بدانیم

یکی دیگر از دفاتر قانونی که جنبه رسمی نداشته و بیشتر به عنوان دفتر کمکی استفاده میشود دفتر معین است . برای اینکه کلیه حساب های دفتر کل با جزییات کامل تفکیک شوند از دفتر معین استفاده میشود . ذکر این جزییات در دفتر کل امکان پذیر نبوده برای همین از دفتر مذکور استفاده میشود . دفتر معین انواع مختلفی شامل دفتر معین بانک ، دفتر معین بدهکاران ، دفتر معین اموال و دفتر معین بستانکاران هستند .

مثلا در دفتر معین بانک کلیه رویداد های مالی مربوط به بانک های طرف حساب شرکت ثبت میشود . این دفتر به خاطر ثبت جزییات به تفکیک امکان گزارش گیری از حساب ها را به طور دقیق فراهم می اورد . اما دفتر دارایی دفتری است که لیست تمام دارایی های شرکت اعم از منقول و غیر منقول در آن ذکر میشود . دارایی هایی مانند ساختمان ، ملک ، دستگاه ، نقدینگی و غیره در این دفتر ثبت میشوند و باید سالانه به اداره امور مالیات تحویل گردد .

رد دفاتر قانونی یعنی چه ؟

دفاتر قانونی برای تعیین میزان مالیات و به همراه اظهارنامه مالیاتی به سازمان مربوطه ارائه میشود حالا اگر این دفاتر طبق ضوابط و مقررات و ایین نامه ثبت و نگهداری نشده باشند از طرف سازمان امور مالیاتی رد شده و دیگر برای تعیین میزان مالیات مورد استناد قرار نمیگیرند . این فرایند را اصطلاحا رد دفاتر قانونی می گویند .

( اظهارنامه پلمب دفاتر قانونی )

در تحریر دفاتر قانونی باید چه شرایطی رعایت شود ؟

دفاتر باید به درستی پلمب شده و کاملا صفحات شماره گذاری شوند و شماره به ترتیب و مرتب باشند .

دفاتر نباید با مداد یا هر وسیله ای که به مرور زمان نوشته ها پاک شود تحریر گردد بهتر است با خودکار مشکی نوشته شده و یا اینکه اگر می خواهید با مداد بنویسید باید بعدا با خودکار مشکی روی نوشته ها را پررنگ کنید .

دفاتر باید طوری تنظیم شوند که امکان تهیه ترازنامه و محاسبه سود زیان از اطلاعات وارده وجود داشته باشد.

ستون هایی که در هر یک از این دفتر ها لازم است باید وجود داشته باشد مثلا ستون هاب حساب های بدهکار و بستانکار یا ردیف مانده در دفتر کل و غیره باید به روشنی و به تفکیک تحریر شده باشند.

( راهنمای پلمب دفاتر قانونی سال ۹۸ )

کلیه اطلاعات مربوط به دارایی ها و هزینه ها باید در دفاتر دارایی و هزینه ثبت گردد و چیزی از قلم نیفتد .

تاریخ معاملات و رویداد های مالی باید به ترتیب در همه دفاتر رعایت شود .

دفتر روزنامه باید به صورت روزانه و دفتر کل به صورت ماهانه یا حداکثر ۱۵ روز بعد از پایان هر ماه تحریر گردند و این کار به تاخیر نیفتد .

شرکت ها و بنگاههای اقتصادی که دارای چندین شعبه می باشند باید حساب های شعبه های فرعی را روزانه و حداکثر ماهی یکبار در دفاتر قانونی شعبه مرکزی منتقل نمایند .

با پیشرفت تکنولوژی امکان ثبت حساب ها در دفاتر قانونی از طریق نرم افزارهای طراحی شده بوجود امده است البته اگر می خواهید از این نرم افزارها استفاده کنید باید این کار به تایید سازمان امور مالیاتی برسد .

در چه مواردی دفاتر قانونی از طرف سازمان امور مالیاتی رد میشود ؟

اگر دفاتر قانونی فاقد پلمب باشد یا پلمب ان باز شده باشد و یا اینکه صفحاتی از دفتر خالی بوده یا کنده شده باشد در این صورت دفاتر مورد قبول واقع نشده و رد می گردند .

اگر در زمان بازرسی ممیزین مالیاتی کشف شود که رویداد های مالی خاصی در دفاتر ثبت نشده و عمدا یا سهوا پنهان کاری شده است در این صورت هم دفاتر مرجع محاسبه مالیات قرار نخواهد گرفت .

حاشیه نویسی در دفاتر ممنوع است . یعنی اینکه برخی معاملات یا رویدادهای مالی اعم از کوچک یا بزرگ در حاشیه دفاتر نوشته شوند. این کار باعث رد دفاتر قانونی می گردد .

بین سطور نویسی هم باعث رد دفاتر می گردد . بین سطور نویسی یعنی محاسبات خارج از خط و بین دو خط نوشته شود طبق آیین نامه تحریر دفاتر قانونی رویداد های مالی فقط باید روی سطور نوشته شوند .

اگر اشتباهات محاسباتی با تیغ خراشیده شده یا خط زده شود خلاف مقررات است و باعث رد دفاتر قانونی میشود برای اصلاح اشتباهات بایدروی ان را با خودکار قرمز خط کشیده و محاسبات درست را بالای ان بنویسید.

( پلمپ دفاتر قانونی سال ۹۸ در شرکت حسابداری محاسبان تلاشگر خبره )

اگر مشخص شود دفاتر روزنامه و دفتر کل در زمان مشخص شده تحریر نشده اند و با تاخیر این کار انجام شده است ممیزین می توانند دفاتر را رد نموده و شرکت را علی الراس کنند .

شرکت هایی که شعب متعدد دارند اگر حساب های شعب خود را وارد دفاتر دفتر مرکزی نکنند مرتکب خلاف شده و دفاترشان رد می گردد .

همه دفاتر قانونی در هنگام بازرسی ممیزین باید ارائه شود و مخفی کردن برخی از آنها جرم بوده و دفاتر دیگر را هم از اعتبار ساقط می کند .

دفاتر پلمب شده هر سال باید برای همان سال مورد استفاده قرار بگیرد و استفاده از دفاتر سال قبل برای سال بعد ممنوع است .

شرکت ها و بنگاههای اقتصادی که به طور همزمان هم از نرم افزار و هم از دفتر برای ثبت رویدادهای مالی خود استفاده می کنند باید اطلاعات هر دو با هم مطابقت داشته باشد در غیر این صورت باعث رد دفاتر قانونی آنها میشود .

ارائه خدمات مالیاتی در شرکت حسابداری محاسبان تلاشگر خبره

علی الراس شدن مالیاتی چه زمانی رخ می دهد ؟

اگر دفاتر قانونی شرکت ها و بنگاههای اقتصادی به هر دلیلی رد گردد ممیزین مالیاتی برای تعیین مالیات شرکت خودشان به بررسی اسناد و مدارک مالی پرداخته و از طریق این بررسی ها مالیات تعیین میشود که عموما مالیات بیشتری به شرکت تعلق میگیرد .

( مدارک لازم جهت پلمب دفاتر قانونی )

دفاتر قانونی یکی از مهمترین اسناد مالی در شرکتها و بنگاههای اقتصادی هستند و مرجع بسیاری از بررسی های مالیاتی قرار میگیرند برای همین صاحبان کسب و کار باید در تحریر این دفاتر دقت کافی را به عمل آورده و ان را به افراد متبحر بسپارند . شرکت های بزرگ عموما دارای تیم مالی و حسابداری بوده و این کار توسط انها انجام میشود اما در بسیاری از مواقع در حسابرسی های سالانه و بررسی های ممیزین مالیاتی اشتباهاتی در تحریر این دفاتر کشف میگردد که موجبات ضرر و زیان به شرکت را فراهم می آورد .

( علی الراس شدن مالیاتی )

شرکت ها و بنگاههای اقتصادی اعم از کوچک و بزرگ بهتر است برای تحریر دفاتر قانونی خود یا بررسی انها قبل از بازرسین مالیاتی از موسسات خدمات مالی و حسابداری مشاوره بگیرند تا اشکلات قبل از ممیزین کشف و رفع گردد . موسسه خدمات مالی و حسابداری محاسبان تلاشگر خبره علاوه بر اینکه می تواند در این خصوص به کارفرمایان عزیز مشاوره بدهد می تواند در خصوص نصب و راه اندازی نرم افزارهای ثبت رویدادهای مالی مورد تایید سازمان امور مالیاتی هم اقدامات لازم را برای صاحبان شرکت ها و بنگاههای اقتصادی انجام دهد .