نظارت بر واحد مالی جهت کنترل اسناد حسابداری

نظارت بر واحد مالی جهت کنترل اسناد حسابداری 

واحد مالی و حسابداری در شرکت ها اعم از اینکه بزرگ باشند یا کوچک مجموعه ای افراد با مهارت ها و تخصص های مختلف است که اگر چیدمان درستی داشته باشند هر کدام بخشی از کار مالی شرکت را بر عهده گرفته و به صورت سلسله مراتبی یا به صورت همسطح کارهای مربوطه را انجام می دهند .

تخصص های واحد مالی و حسابداری می تواند به صورت تفکیک شده اعم از کارگزینی ، اداری ، حسابداری ، حقوق و دستمزد و غیره بوده یا اینکه همه امور به صورت مشترک و بدون جداسازی تخصص ها انجام گیرد .

به دلیل اینکه واحد مالی و حسابداری در طول سال علاوه بر کارهایی معمول مسئول تهیه کلیه اسناد و مدارک مورد نیاز برای پرداخت مالیات ها و حسابرسی و ممیزی مالی می باشد بهتر است وظایف و تخصص ها به خصوص اگر شرکت بزرگ باشد به صورت کاملا تفکیک شده انجام شود تا امکان پاسخگویی و مهمتر است دفاعیات قانونی به صورت حرفه ای وجود داشته باشد .

ارایه خدمات حسابداری توسط شرکت حسابداری محاسبان تلاشگر خبره

چه اسنادی توسط حسابداران تهیه می شود ؟

تهیه اسناد ساده ای مانند فاکتور های فروش و خرید با تمام جزییات و رعایت فرمت های تعیین شده توسط سازمان های دولتی مربوطه .

تهیه اسناد مربوط به دفاتر مالی مانند دفتر کل ، دفتر روزنامه ، دفتر دارایی و هزینه ها ، دفتر معین و غیره . حسابداران باید به طور کاملا دقیق و تخصصی نحوه ثبت اطلاعات در این دفاتر را دانسته و نسبت به اجرای آن تعهد داشته باشند .

تهیه اسناد مربوط به حضور و غیاب پرسنل به جهت استفاده در محاسبات حقوق و دستمزد البته گاهی این امور در بعضی شرکتها توسط واحد کارگزینی و اداری انجام شده و فقط اطلاعات ان در اختیار حسابداران جهت محاسبات حقوقی قرار میگیرد .

تهیه اسناد مربوط به لیست بیمه پرسنل در مهلت مقرر شده . تهیه لیست بیمه باید به دقت و بر اساس واقعیت انجام شود چرا که اگر در لیست بیمه افرادی حذف شوند یا اینکه افرادی بدون حضور در شرکت به لیست بیمه اضافه گردند در هر دو حالت مشکلات قانونی خاص خود را برای کارفرمایان خواهد داشت . در برخی شرکت ها تهیه لیست بیمه مانند اطلاعات ورود و خروج پرسنل و ساعت کارکرد انها توسط واحد اداری و کارگزینی انجام می شود و حسابداران فقط امور مالی و حسابداری شرکت را انجام می دهند البته همه اینها بستگی به بزرگی و کوچکی شرکت دارد و تصمیمات و استراتژی که مدیریت در این خصوص اتخاذ می کند.

( نظارت توسط شرکت حسابداری جهت کنترل اسناد حسابداری )

تهیه و نگهداری اسناد مربوط به پرداخت مالیات ها مانند اظهارنامه ها ، دفاتر رسمی ، گزارش های مالی و غیره هم در حوزه وظایف حسابداران بوده و باید در مهلت های مقرر شده به سازمان های ذیربط تحویل گردد.

تهیه اسناد مربوط به حوادث ناشی از کار و ارسال به سازمان بیمه البته بخشی از این اسناد توسط واحد hse شرکتها تهیه شده و بعد برای انجام امور نهایی و ارسال به سازمان تامین اجتماعی و اداره کار و رفاه اجتماعی به واحد مالی و حسابداری داده می شود . رسیدگی به چگونگی ارسال و تهیه تاییدیه های لازم برای این اسناد و دریافت رسید از ارگان ها مذکور و ثبت و نگهداری آنها در واحد اداری بخشی از وظایف حسابداران در ثبت اسناد شرکتها می باشد .

ثبت و نگهداری پرونده مالی پرسنل از قبیل اسناد مربوط به وام های پرداختی به آنها و ضمانتنامه های قانونی اتخاذ شده و غیره هم بر عهده حسابداران می باشد .

ثبت اسناد حسابداری صندوق و دریافت ها و پرداخت هایی که به هر نام و شکلی که در شرکت انجام می شود. این اسناد می تواند به صورت دستی یا نرم افزاری نگهداری و ثبت شود و اتخاب روش سنتی یا روش های جدید بستگی به دیدگاه مدیریت و امکانات شرکت و میزان گستردگی آن دارد .

ثبت اسناد مربوط به انبارهای شرکت مانند انبار مواد اولیه ، مواد بینابینی ، محصول ، انبار قطعات و ملزومات و ورود و خروج مواد موجود در انها و موجودی ، خروجی ورودی آنها . این کار معمولا به صورت نرم افزاری و توسط پرسنل انبارها انجام شده و حسابداران در انبارگردانی انتهای سال این اسناد را بررسی کرده و نواقص و مغایرت ها را قبل از ممیزین مالیاتی و حسابرسان خارجی کشف و گزراش می کنند و در نهایت رفع می نمایند.

حتما بخوانید : شرکت در دفاعیه مالیاتی و پیگیری پرونده های مالیاتی

ثبت اسناد مربوط به هزینه و درآمد شرکت بر حسب نوع شرکت اعم از اینکه بازرگانی باشد یا تولیدی – صنعتی و یا خدماتی . چرا که ثبت اسناد حسابداری در هر یک از این شرکت ها با دیگری متفاوت بوده و اصول مربوط به خودش را دارد .

تهیه اسناد مربوط به صورت سود و زیان شرکت و ترازنامه ، دارایی ها به جهت گزارش به مدیران ارشد شرکت یا ارگان های مربوطه لازم . برای تهیه صورت سود و زیان شرکت باید قبل از آن اسناد و مدارکی تهیه شده باشد و با استناد به آن اسناد ترازنامه و موارد مشابه تهیه می شود .

کارهای مربوط به صدور چک ، سفته ، و سایر ضمانتنامه ها همه بر عهده حسابداران بوده و آنها کارهای مربوط به تایید و امضا و شماره زدن و ثبت و پیگیری و غیره این اسناد را انجام می دهند .

 امور مالی و حسابداری ، در شرکت ها چه تعریفی دارد ؟

امور مالی و حسابداری شرکتها مجموعه ای از افراد با تخصص های متفاوت هستند که کارهایی نظیر برنامه ریزی های مالی ، تهیه دستورالعمل های مالی ، عملیات های حسابداری و غیره را انجام می دهند در واقع هر کاری که وارد حیطه مالی شرکت شود توسط این واحد انجام خواهد شد .

حسابداران و کارشناسان مالی باید چه ویژگی هایی داشته باشند ؟

برای انجام درست و دقیق هر حرفه ای باید افرادی که در آن به کار گمارده می شوند انتظارات آن شغل را برآورده کنند. این انتظارت می تواند ویژه گی های شخصیتی ، توان هوشی و تحلیلی ، ویژه گی ها جسمانی و ظاهری  ، خصوصیات و رشته تحصیلی و غیره باشد . فردی که حرفه حسابداری را در یک شرکت و یا سازمان بر عهده می گیرد باید یکسری ویژه گی ها شخصیتی و تحصیلی خاصی را داشته و به آنها متعهد باشد :

( نظارت توسط شرکت حسابداری جهت کنترل اسناد حسابداری )

• در درجه اول یک حسابدار باید امین و قابل اعتماد و نسبت به شغلش متعهد باشد و اطلاعات شرکت را به صورت اسناد طبقه بندی شده و بسیار مهم تلقی کرده و از افشای انها به هر شکلی پرهیز نماید .
• حسابدار باید خلاق و دارای قوه تحلیل و بررسی بالا بوده و بتواند از اطلاعات خام گزارشات حرفه ای و تخصصی استخراج نماید . این کار نیازمند هوش و خلاقیت بوده و حسابدار باید این ویژه گی ها را داشته باشد .
• یک حسابدار متعهد و حرفه ای باید به جزییات توجه کافی کرده و آنها را از نظر دور نکند . جزیی نگری و دقت در حسابداری بسیار مهم است و حذف و یا از قلم افتادن برخی جزییات می تواند به درگیر شدن شرکت با گیرو دارهای قانونی و حقوقی و مالیاتی منجر گردد . جزییات یعنی اینکه حسابدار تعهد داشته باشد همه رویدادهای مالی را از کوچکترین مثل خرید یک مداد برای شرکت تا خریدها یا مراودات کلان را پیگیری کرده و نسبت به ثبت اسناد و مدارک مربوط به آن دقت داشته باشد و چیزی را از قلم نیندازد .
• یک حسابدار موفق به همه قوانین مالی ، بیمه ، مالیاتی ، حقوقی مربوط به حوادث ناشی از کار تسلط داشته و در مواقع لزوم این قوانین را اجرا و اسناد مربوط به آنها را تهیه و در صورت لزوم به ارگان های مربوطه ارسال می کند.

کنترل اسناد حسابداری به چه شکلی می تواند انجام شود ؟

در برخی نرم افزارهای مالی و حسابداری فرمی جهت کنترل اسناد مالی وجود دارد که با پر کردن آن مغایرت ها و اشتباهات قابل ردیابی و پیگری می باشد . در هنگام کار با این نرم افزار ها ممکن است به هر دلیلی آرتیکلی اضافه ایجاد شده یا خالی بماند فرم کنترل اسناد مالی می تواند اشتباهات را شناسایی ، مشاهده ، کنترل و حذف نماید . فرم کنترل می تواند موارد ذیل را بررسی و رفع اشتباه نماید :

• شناسایی و رفع ارتیکل های بدون مبلغ : در این حالت آرتیکل هایی که خالی بوده و حسابی در آنها ذکر نشده است شناسایی شده و به راحتی با دگمه دیلیت پاک می شوند . این موضوع کمک می کند در انتها گزارشات با اشکال و مغایرت روبرو نگردد .
• شناسایی آرتیکل هایی با حساب صفر : این آرتیکل ها آرتیکل هایی هستند که فیلد کد حساب انها خالی می باشد فرم کنترل آنها را شناسایی و قابل مشاهده کرده و در نهایت حسابدار می تواند با یک دگمه دیلیت انها را حذف نماید .
• اسناد بدون آرتیکل هم مشخص می شوند : گاهی حسابدار یکسری آرتیکل ایجاد می کند که در اینده به آنها اطلاعات اضافه نماید ولی به هر دلیلی این کار انجام نمی شود فرم کنترل این آرتیکل ها را شناسایی کرده و امکان حذف انها را فراهم می اورد .
• با فرم کنترل اسناد ناتراز قابل شناسایی هستند : اسناد ناتراز اسنادی هستند که جمع بدهکار و بستانکار در انها برابر نبوده و مغایرت دارد . فرم کنترل این اسناد را شناسایی کرده و حسابدار می تواند آنها را اصلاح و بازنگری نماید .

( نظارت توسط شرکت حسابداری جهت کنترل اسناد حسابداری )

حتما بخوانید : مالیات حقوق چیست و چگونه محاسبه می شود ؟

رسیدگی و کنترل اسناد مالی شامل چه امور دیگری می تواند باشد ؟

• در بررسی و کنترل اسناد مالی باید اطلاعات قانونی مستندات پیوست شده به اسناد مالی مورد رسیدگی قرار گرفته و فاقد هر گونه قلم خوردگی باشد . این اسناد باید مطابق با قوانین مربوطه بوده و اصول مربوطه در ثبت و نگهداری آنها رعایت شده باشد .
• دریافت ها و پرداخت های شرکتها از اسناد مهم مالی هستند که در کنترل های مربوطه باید بررسی شده و صحت انها تایید گردد.
• کنترل سر فصل حساب ها در کلیه سطوح ارتیکل های موجود در اسناد از نظر انطباق حساب با مدارک ضمیمه و موضوع سند و و استاندارد ها و رویه های حسابداری هم جزوی از کنترل های مذکور بوده که باید به درستی انجام شود .
• گردش حساب شرکت و موجودی و مانده حساب ها باید بررسی و کنترل شده و صحت آن مورد تایید قرار بگیرد تا در گزارشات مالی و بهره برداری های بانکی و وامی بتوان به آن استناد کرد .
• کنترل ثبت به موقع دفاتر قانونی و بررسی دقیق تاریخ های ذکر شده و مطابقت ان با اسناد و مدارک مالی مربوطه هم بخشی از کارهای کنترلی اسناد و مدارک مالی می باشد .

( نظارت توسط شرکت حسابداری جهت کنترل اسناد حسابداری )

کنترل های تخصصی در واحد حسابداری شامل چه مواردی می تواند باشد ؟

• کنترل رسیدگی به حسابهای پرداختی ، این کنترل می تواند شامل کنترل وجود امضاهای مجاز ، ثبت و طبقه بندی صحیح حسابها ، مطابقت حساب ها با مستندات پیوست و غیره باشد .
• کنترل رسیدگی به دارایی های ثابت مانند امضاهای مجاز ، ثبت و طبقه بندی صحیح حسابها ، رعایت قوانین مربوط به خرید دارایی های ثابت ، کنترل اخذ استعلام بها ، کنترل صحت اسناد مربوط به مناقصه ها و غیره ،کنترل اسناد مربوط به دارایی هایی مانند ملک و مدارک مربوط به انتقال سند ، کنترل مستندات خرید مانند : پیش فاکتور ، فاکتور خرید ، رسید تحویل و سایر اسناد مربوطه

( نظارت توسط شرکت حسابداری جهت کنترل اسناد حسابداری )

اعمال کنترلی مربوط به حساب های مالی و اسناد مربوط به آن بسیار مهم و البته دارای جزییات فراوانی می باشد یعنی به همان نسبت که ثبت و نگهداری اسناد وجود دارد به همان اندازه هم باید کنترل صورت گیرد . رسیدگی به حساب بانکها ،حساب هزینه ها و موارد قانونی مربوط به آنها و حساب مواد و کالاهای مورد نیاز شرکت ها همه بر عهده حسابداران بوده و باید در بازه های زمانی مشخصی برای انجام انها برنامه ریزی گردد. به دلیل اهمیت موضوع و اینکه ممکن است برخی از این امور به توجه بیشتری نیاز داشته باشد وجود یک چشم سوم در این امر ضروری جلوه می کند .

موسسات خدمات مالی و حسابداری در کنترل اسناد مدارک مالی می توانند حکم یک چشم سوم را داشته و امور مربوط به ان را بر عهده بگیرند . مزیت این تصمیم این است که همیشه دقت یه شخص ثالث و کسی که از بیرون به موضوع نگاه می کند بیشتر است و جزییات را دقیق تر می بیند .

موسسه خدمات مالی محاسبان تلاشگر خبره به کارفرمایان عزیر پیشنهاد می کند کنترل اسناد مالی خود را به این موسسه سپرده تا قبل از بررسی ممیزین حسابرس و یا مالیاتی ایرادات و مغایرت ها کشف و رفع گردد و امکان علی الراس شدن یا جرایم مالیاتی و قانونی برای شرکت به حداقل برسد.

mohasebankhebreh.com