پیاده سازی سیستم های اطلاعاتی حسابداری

سیستم های اطلاعاتی حسابداری

تعریف و پیاده سازی سیستم های اطلاعاتی حسابداری : حسابدارای دانش بازی با اعداد و ارقام است و افرادی در این حرفه پیشرفت و رشد می کنند که به اعداد و ارقام علاقه داشته  و با عشق به محاسبه انها بپردازند . وقتی می گوییم حسابداری دانش اعداد و ارقام است به واقع این رشته بدون اعداد و ارقام هویتی نخواهد داشت و مفهومی از آن ساطع نخواهد گردید . اسناد مالی و کلیه رسید هایی که در این مروادات اعم از خرید و فروش و غیره جابجا میشود در مرحله نهایی به اعداد تبدیل میشوند و حسابدار با تحلیل و انجام انواع محاسبات بر روی این اعداد گزارشات لازم را به افراد ذیربط ارائه می دهند.  دنیای امروز دنیای اطلاعات و پردازش آنهاست و در این عرصه شرکتها و بنگاههای اقتصادی با هم در رقابت هستند .

پیشرفت علوم نرم افزاری و گسترش آن به سمت دانش حسابداری این امکان را به سرمایه داران داد که بتوانند با استفاده از علم جدید گزارشات مهم و اساسی در این خصوص را بدست اورده و در کمترین زمان به اطلاعات پایه ای در زمینه مالی شرکت خود دست یابند . تا قبل از این پیشرفت ها دسترسی به اطلاعات کلیدی با دشواری های بسیاری همراه بود و در اغلب موارد اشتباهات فاحشی هم در این خصوص رخ می داد . با گسترش بنگاههای اقتصادی و توسعه زمینه های کاری آنها پیچیدگی روابط بین انها هم افزایش پیدا کرده و کار را برای کارشناسان این حیطه مشکل تر نمود .

اما با روی کار امدن سیستم های مکانیزه در علم حسابداری و آشنایی حسابداران با انها گرد آوری اطلاعات و تجزیه و تحلیل انها از حالت دستی به حالت مکانیزه تغییر کرد و راه برای انجام درست امور به میزان زیادی هموار گردید . بنگاههای اقتصادی برای انجام امور مالی خود نیازمند سیستم های مکانیزه اطلاعاتی مخصوص به خود بودند که کارشناسان این حوزه توانستند به این نیاز هم پاسخ دهند البته ناگفته نماند استفاده از این سیستم ها نیازمند آموزش و تبحر بوده تا بتواند نتایج مطلوب را برای کارفرمایان به همراه داشته باشد وگرنه فقط موجب صرف هزینه های سنگین و بدون نتیجه مثبت خواهد شد .

چه دلایلی باعث پذیرش این سیستم های اطلاعاتی حسابداری از طرف شرکتها گردید ؟

ضرورت استفاده از سیستم های اطلاعاتی حسابداری

( ضرورت استفاده از سیستم های اطلاعاتی حسابداری )

با گسترش شرکتها و توسعه اطلاعات موجود در آنها دیگر روش های دستی جوابگو نبود و روی آوردن به سیستم های اطلاعاتی حسابداری یک ضرورت انکار ناپذیر احساس گردید . سیستم های اطلاعاتی حسابداری نقش بسیار مهمی برای سازمان ها و بنگاههای اقتصادی در خصوص ماندن در یک موقعیت استراتژیک و یا ایجاد آن را ایفا می کنند . بهره برداری به موقع و اصولی از موقعیت های مهم مالی یک هنر سازمانی بوده که زمینه بسیاری از آنها را حسابداران و نحوه استفاده از سیستم های اطلاعاتی حسابداری توسط آنها فراهم می کند. برای اینکه یک سازمان بتواند جایگاه مترقی خود را حفظ کرده و به موقعیت های بهتری هم دست پیدا کند باید سیستم جمع اوری اطلاعات در ان مدرن و درست و دقیق باشد .

بعد از جمع اوری این اطلاعات تجزیه و تحلیل خروجی آنها منجر به تصمیمات درست مدیریتی در خصوص مالی و غیر مالی گردد .  سيستمهاي اطلاعـاتي، سيسـتم هـايي هسـتند كـه وظيفة آنهـا ذخيـره سـازي داده هـا، پـردازش آنهـا درچهارچوب اهداف اطلاعاتي مؤسسه و فـراهم آوردن اطلاعات مورد نياز براي تصميم گيريهـاي اقتصـادي است كه با مشاركت مديران و تحليلگران و طراحـان سيســتم كــه از دانــش بســنده در زمينــه تكنولــوژي كامپيوتر برخوردار هسـتند، طراحـي و در موسسـات مستقر می گردد. کامپیوتری شدن جمع اوری و پردازش اطلاعات تغییرات مهمی را در شرح وظایف افراد ایجاد می کند و پیاده سازی این سیستم ها نیازمند برنامه ریزی های کلان و سرمایه گذاری دراز مدت در این خصوص است .

پیاده سازی سیستم های اطلاعاتی حسابداری بر چه اساسی صورت میگیرد ؟

اساس پیاده سازی سیستم های اطلاعاتی حسابداری

( اساس پیاده سازی سیستم های اطلاعاتی حسابداری )

  • دلیل اصلی و مهم نحوه پیاده سازی اطلاعات در یک سازمان و میزان سرمایه گذاری برای آن و استفاده از نوع خاصی از آنها بر اساس نیاز و سطح گسترش سازمان تعریف میشود . سازمان ها بر اساس نیازهایی که احساس می کنند و اینکه این سیستم ها را برای چه کاری و چه اهدافی می خواهند در خواست پیاده سازی خواهند کرد .
  • موضوع دیگر موقعیتی است که یک سازمان در آن قرار گرفته است سازمان ها هر چه ارتباطات گسترده تری داشته باشند و تبادل اطلاعاتی در انها با سازمان های دیگر بیشتر باشد نیاز به پیاده سازی اطلاعات در انها بیشتر احساس خواهد شد .
  • و در نهایت اینکه خروجی این سیستم های اطلاعاتی حسابداری اگر موجب بازخورد مثبت مخاطبان قرار بگیرد تمایل صاحبان موسسات به پیاده سازی این سیستم ها بیشتر خواهد شد .

پیاده سازی سیستم های اطلاعاتی حسابداری از کجا شروع و به کجا ختم میشود ؟

  • تحقیق و بررسی در مورد انواع این سیستم ها و انتخاب نوع سیستم اطلاعاتی مورد نیاز موسسه
  • تهیه سیستم اطلاعاتی انتخاب شده از موسسات مربوطه و معتبر
  • پیاده سازی سیستم اطلاعاتی با هدایت و راهنمایی موسسه ای که از آن خریداری شده است .
  • استفاده از سیستم خریداری شده و نگهداری از آن و اطلاعات وارد شده
  • ارتقا ، بهبود و ایجاد تغییرات لازم در سیستم اطلاعاتی پیاده شده در سازمان
  • کنار گذاری سیستم در صورت صلاح دید و اقتضای ایجاد شده

مرحله سوم یعنی پیاده سازی و استفاده از سیستم اطلاعاتی مهمترین و پرهزینه ترین مرحله بوده که اگر به درستی انجام نشود می تواند کل تصمیم گرفته در این خصوص را تحت شعاع قرار دهد .

سیستم اطلاعات حسابداری از چه اجزایی تشکیل شده است ؟

همه سیستم های اطلاعاتی حسابداری اعم از اینکه در حسابداری مورد استفاده قرار بگیرند یا در مدیریت و یا سایر رشته ها برای پیاده سازی انها باید یکسری اجزاء وجود داشته و هر کدام نقش خود را به خوبی ایفا نمایند :

اجزای سیستم های اطلاعاتی حسابداری

( دسته بندی ها در سیستم های اطلاعاتی حسابداری )

  • پرسنل مرتبط با این سیستم ها : پرسنلی که موظف به استفاده از این سیستم ها میشوند باید شرایط احراز آن را داشته باشند و بتوانند به خوبی از ان استفاده نمایند . دقت ، جزیی نگری ، علاقه ، تحصیلات مرتبط و بسیاری دیگر ویژه گی هایی هستند که کاربران این سیستم های اطلاعاتی حسابداری باید داشته باشند .
  • روش ها و دستورالعمل های مورد استفاده در پیاده سازی این سیستم ها : برای پیاده سازی این سیستم ها فرایند های خاصی نظیر فرایند جمع اوری ، مدیریت ، ذخیره سازی و پردازش اطلاعات تعریف میشود که باید کاربران استفاده کننده این فرایند ها را به خوبی شناخته و نسبت به آنها اشراف کافی داشته باشند .
  • داده ها و اطلاعات وارد شده به سیستم : در هر سازمانی یکسری اطلاعات مالی و رویدادهای مربوط به آن وجود دارد که خوراک این سیستم ها بوده و این داده ها به عنوان ورودی مورد استفاده قرار میگیرند بدون این داده ها عملا سیستم های اطلاعاتی حسابداری بدون استفاده شده و کاربردی نخواهند داشت .
  • نرم افزار مورد استفاده در سازمان : سیستم های اطلاعاتی حسابداری از یک نرم افزار پایه تشکیل شده اند که این نرم افزار بر روی سخت افزارهای موجود در سازمان ها و موسسات نصب میگردد . سیستم سخت افزاری شرکتها و سازمان هایی که قصد پیاده سازی اطلاعاتی را دارند باید به گونه ای باشد که با نرم افزار انتخابی هماهنگی داشته و قابلیت نصب بر روی انها را داشته باشد .
  • شبکه اطلاعاتی موجود در سازمانی که قصد پیاده سازی اطلاعات را دارد : برای پیاده سازی سیستم اطلاعات حسابداری موسسات درخواست کننده باید سیستم شبکه هم در موسسه خود داشته باشند . شبکه امکان تبادل اطلاعات درون سازمان را بین افراد مرتبط فراهم میکند بدون سیستم شبکه پیاده سازی نرم افزارهای حسابداری ناقص باقیمانده و با مشکل مواجه میشود .
  • در مرحله نهایی هم باید سخت افزارها و نرم افزارهای موجود در شرکت طوری باشند که حفاظت از اطلاعات درون شبکه به خوبی انجام شده و اطلاعات در دسترس همگان قرار نگیرد و فقط افراد ذیربط امکان دسترسی به داده ها و نتایج ان را داشته باشند .

در بنگاههای اقتصادی رویداد های مالی و غیر مالی که برای سیستم های حسابداری داده تولید می کنند به چند دسته تقسیم میشوند ؟

دسته بندی سیستم های حسابداری

( دسته بندی ها در سیستم های اطلاعاتی حسابداری )

  • دسته اول چرخه درآمد بوده که هر فعالیت یا رویدادی مالی یا غیر مالی که به تولید درآمد در موسسه و بنگاه اقتصادی منجر شود را گویند .
  • دسته دوم چرخه مخارج نامیده میشود هر چرخه درآمدی قطعا حاصل یک چرخه مخارج است هیچ سازمان قانونی نمیتواند درامد داشته باشد مگر آنکه مخارج یا هزینه در آن ایجاد شود . مثلا سازمانی که از تولید کفش درآمد کسب کرده است برای تولید کفش هزینه ها و مخارجی نظیر خرید مواد اولیه ، حقوق کارکنان ، مالیات و غیره داشته و آنها را ثبت و نگهداری نموده است .
  • چرخه تولید دسته سوم این رویداد ها بوده و تولید فرایندی است که طی آن با صرف هزینه های مشخصی محصول ساخته و از فروش آن درامد کسب میشود .
  • چرخه منابع انسانی یک جنبه مالی غیر مستقیم برای تولید و سازمان است . یعنی افراد انسانی در تولید محصول نقش اساسی داشته و بدون انها تولیدی وجود نخواهد داشت . هزینه های دستمزد و بیمه و غیره این نیروی انسانی جزیی از چرخه منابع انسانی می باشد.
  • تامین مالی شرکت و بنگاه اقتصادی برای انجام امور مختلف از جمله تولید جز چرخه تامین مالی بوده و در واقع هر فعالیتی که منجر به تامین پول برای شرکت گردد جزو این چرخه محسوب میشود.

برای طراحی و پیاده سازی یک سیستم اطلاعاتی حسابداری در یک سازمان باید چه مراحلی طی شود ؟

طراحی سیستم های حسابداری

( مراحل پیاده سازی سیستم های اطلاعاتی حسابداری )

  • بررسی های اولیه و زیر ساختی : قبل از انجام هر کاری در پیاده سازی سیستم اطلاعات حسابداری باید امکان سنجی انجام شود یعنی امکانات موجود برای یک چنین کاری در سازمان ارزیابی شده و اصلا معلوم شود این کار شدنی است یا خیر . مثلا اینکه سازمان سرمایه کافی برای انجام این کار را دارد ؟ سیستم سخت افزاری شرکت برای پیاده سازی مناسب است ؟ موسسه افرادی را دارد که بعد از پیاده سازی بتوانند از ان استفاده کنند و بسیاری مقدمات و سولات دیگر که باید حتما پاسخ داده شود .
  • بعد از اینکه مقدمات اولیه بند یک انجام شد وارد فاز طراحی سیستم برای سازمان میشوند : طراحی باید با توجه به نیازهای بنگاه اقتصادی باشد و مواردی که باید در سیستم حتما جهت ثبت وجود داشته باشد تعیین می گردد .
  • آماده سازی سخت افزار ها :بعد از مرحله طراحی کلیه سخت افزارهایی که باید درگیر این کار باشند اماده نصب نرم افزارهای طراحی شده میشوند و نرم افزار مربوطه بر روی آنها نصب می گردد .
  • در مرحله بعد این نرم افزارها مورد آزمایش قرار می گیرند : یعنی قبل از اینکه اطلاعات از دفاتر کاغذی به طور کامل وارد سیستم شوند بخشی از اطلاعات به طور ازمایشی وارد شده و آزمون ها ی صحت عمل بر روی آن انجام میگیرد تا از درست کار کردن آن اطمینان کامل حاصل شود چرا که داده های یک شرکت یکی از مهمترین اسناد و مدارک انها بوده و در صورت از بین رفتن می تواند حتی سبب ورشکستگی موسسه هم گردد .
  • ازمون نهایی سیستم پیاده سازی اطلاعات : مرحله تست کیفیت نهایی بوده و بعد از این مرحله برای اجرایی شدن برنامه اطمینان حاصل میشود .
  • آموزش کاربران و توضیح روش های اجرایی و دستورالعمل های مربوطه : برای کار با برنامه این مرحله باید انجام میشود . کاربران کامپیوتر تا وقتی نسبت به استفاده از این برنامه اموزش کافی نبینند صلاحیت استفاده از آن را نخواهند داشت .
  • در نهایت بعد از طی مراحل فوق سیستم اطلاعات حسابداری طراحی شده روی سخت افزارها نصب میگردد : در مرحله نصب کلیه اطلاعات قبلی باید به نرم افزار جدید منتقل گردد این مرحله بسیار حساس بوده و کوچکترین اشتباه می تواند به از بین رفتن اطلاعات منجر شود.

امکان سنجی ، طراحی ، نصب و استفاده از سیستم های اطلاعات حسابداری باید توسط افراد متخصص و متبحر در این خصوص صورت گیرد که البته کار ساده ای هم نبوده و نیازمند تخصص و تجربه است . صاحبان بنگاههای اقتصادی و مشاغل می توانند برای انجام این مهم در موسسات خود از شرکت های خدمات حسابداری و حسابرسی و مالی استفاده نمایند و البته در این خصوص به موسسات معتبر مراجعه نمایند موسسات خدمات مالی و حسابداری محاسبان تلاشگر خبره با در اختیار داشتن یک تیم حرفه ای در خصوص طراحی و نصب این سیستم ها می تواند کارفرمایان عزیز را همراهی نماید .

سیستم های اطلاعاتی حسابداری

ارائه خدمات حسابداری و مالی در شرکت حسابداری محاشبان تلاشگر خبره

0 پاسخ ها

دیدگاه خود را ثبت کنید

آیا می خواهید به بحث بپیوندید؟
در صورت تمایل از راهنمایی رایگان ما استفاده کنید!!

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

سه + 1 =