ساماندهی و به روز رسانی حساب ها و هزینه های معوق

 بروزرسانی حساب ها و هزینه های معوق 

انچه که در کنترل و بررسی اسناد مالی یکی از ضروریات محسوب می شود به روز رسانی همه اطلاعات اعم از هزینه ها ، دارایی ها ، بدهی ها و سایر امور مالی دیگر است .

اسناد مالی باید در دوره های مشخص و معینی مورد رسیدگی قرار گرفته و از حالت معوق خارج شوند و یا در لیست معوقات آینده قرار بگیرند . رها کردن حساب ها و عدم رسیدگی به آنها می تواند باعث ضرر و زیان مالی بزرگی برای شرکت ها گردد .

حساب های معوق جزو حساب هایی هستند که باید زود به زود مورد ارزیابی و پیگیری قرار بگیرند . این حساب های می توانند هزینه های معوق ، بدهی های معوق ، بستانکاری ها و یا بدهکاری های معوق و غیره باشند .

خود واژه معوق یعنی چیزی که به تاخیر افتاده است حالا اگر این تاخیر در بحث بدهی باشد می تواند بهره های سنگین را به شرکت متحمل کند و اگر در بحث مطالبات از سایرین باشد می تواند دارایی های شرکت را با نقصان و کاهش مواجه گرداند برای همین حساب های معوق در هر حالت و نوعی که باشند باید در دوره های زمانی مشخصی به روز گردند .

حتما بخوانید : اظهارنامه مالیاتی چیست ؟ تهیه و تکمیل اظهارنامه مالیاتی و تحریر دفاتر قانونی

ارائه خدمات حسابداری در خصوص هزینه های معوق

اصطلاحات مهمی که در حسابداری باید بدانید

حسابداری حرفهء واژه ها و اصطلاحات است و دانستن این اصلاحات و مفهوم انها و نحوه استفاده از آنها جزو مهارت های حسابداری بوده که باید قطعا حسابداران به ان تسلط داشته باشند . برخی از این واژه ها در ذیل تعریف شده اند:

درآمد در حسابداری چه مفهومی دارد ؟

وقتی یک شرکت یا بنگاه اقتصادی کالایی را تولید می کند یا خدماتی را ارائه می دهد و ان را به مشتریان خود ارائه می نماید در ازای این کالا یا خدمات پولی را دریافت می کند . این پول در حسابداری درآمد نامیده میشود البته این درامد زمانی به ثبت می رسد که کالا تحویل داده شده و یا خدمات تعهد شده ارائه گردیده باشد تا قبل این مرحله چیزی به عنوان درامد نباید ثبت گردد.در واقع بهای تمام شده کالا و خدمات ارائه شده به مشتری درامد نامیده میشود.

هزینه در اصلاحات حسابداری چه تعریفی دارد ؟

هزینه ها در حسابداری به مبالغی اطلاق میشوند که برای تولید محصول یا ارائه خدمات صرف می شوند . مثلا برای تولید یک کیف در یک بنگاه اقتصادی هزینه هایی نظیر هزینه مواد اولیه ، هزینه حقوق پرسنل ، هزینه آب و برق مصرفی ، هزینه مالیات ، هزینه اجاره ملک و بسیاری دیگر وجود دارد که به عنوان هزینه ها در اسناد حسابداری سند می خورد .

هزینه ها باید مانند سایر اسناد مالی و حسابداری به ترتیب تاریخ و زمان ایجاد ثبت شوند و به ترتیب هم مورد رسیدگی و پرداخت قرار بگیرند البته برخی هزینه به دلیل اهمیت و نیز امکان بهره خوردن در الویت رسیدگی قرار میگیرند مانند وام شرکتها یا حقوق پرسنل و برخی دیگر .

( ساماندهی حساب های معوق )

سرمایه در بنگاه های اقتصادی به چه چیزهایی اطلاق می شود ؟

هر آن چیزی که در شرکت وجود دارد و صاحب شرکت نسبت به ان حق مالکیت دارد سرمایه شرکت محسوب میشود اما در امور حسابداری تفاضل بدهی ها و دارایی ها از هم سرمایه نامیده میشود . آورده های نقدی و غیر نقدی که توسط سهامداران و مالکین به شرکت آورده میشود سرمایه تلقی میگردد .

آورده های نقدی که تعریف مشخصی دارد مثلا در ابتدای سال صاحب موسسه ۵۰۰ ملیون تومان به حساب شرکت برای افزایش سرمایه واریز می کند یا اورده غیر نقدی مانند خرید ماشین الات و لوازم و تجهیزات جدید برای شرکت یا خرید ملک برای استقرار نیروها در آن هستند .

حتما بخوانید : مالیات بر ارزش افزوده چیست و چگونه پرداخت می شود ؟

برداشت در ثبت حسابداری چیست و چگونه انجام می شود ؟

برداشت در حساب های شرکت ها به پولی اطلاق میشود که سهامدارن و صاحبان شرکت برای مصارف شخصی و کاری خود از نقدینگی شرکت درخواست می کنند این پول ممکن است به حساب شرکت برگرداننده شده برای همین به صورت برداشت در اسناد سند میخورد . حق برداشت از دارایی شرکت فقط برای سهامداران و سرمایه داران موسسه بوده و کارمندان و پرسنل و افراد عادی شرکت مگر با تایید و امضا صاحبان سرمایه اجازه برداشت را نخواهند داشت .

( ارائه خدمات در موسسه حسابداری محاسبان تلاشگر خبره )

دارایی های در شرکت ها و موسسات به چه مواردی اطلاق میشود ؟

دارایی های منابع مالی شرکت ها هستند که کلیه تصمیمات مالی بر اساس میزان ان صورت می گیرد . دارایی های شرکت ممکن است بر اساس معامله یا فرایند های مالی بدست امده باشند یا اینکه توسط سهامدران به صورت اورده به شرکت وارد شوند در هر شکلی که این اموال به شرکت اضافه گردند جزو دارایی های موسسه بوده و بسته به حجم و گسترش سازمان میزان ان متغیر است هر چه موسسه بزرگتر و وسیعتر باشد حجم دارایی های آن هم بیشتر است. دارایی های انواع مختلفی دارند :

دارایی های جاری : به درایی هایی اطلاق میشود که یا به صورت نقد هستند یا به نقد شدن نزدیک می باشند مثلا سپرده بانکی و یا چک هایی که سر رسید انها انتهای سال است و سپرده هایی که در موسسات و صندوق های سرمایه گذاری گذاشته شده است ، اینها همه جزو دارایی های جاری می باشند . موجودی کالا مانند موجودی مواد اولیه که برای تولید نگهداری شده اند یا موجودی محصول برای فروش یا تجهیزات لازم در فرایند تولید  ، موجودی ملزومات و بدهکاران یعنی کسانی که باید به شرکت وجه نقد بپردازند ، اسناد دریافتی مانند چک ، سفته یا برات که از بدهکاران دریافت میشود، حساب های دریافتی و پیش پرداخت هایی که برای ارائه کالا یا خدمات دریافت شده است همه جزو دارایی ها محسوب میشوند . اسناد دریافتی مانند چک و پیش پرداخت ها مانند بیعانه ای که مثلا برای ساخت سی دست مبلمان دریافت می شود .

دارایی های ثابت : این نوع دارایی ها به قصد نقد شدن خریداری نمیشوند و در جریان مراودات و رویدادهای مالی مورد استفاده مستقیم قرار نمیگیرند اما به طور کلی در جریان فرایند کاری موسسه دخیل بوده و موجبات سودآوری را برای شرکت فراهم می کنند این دارایی ها مانند ماشین الات ، تجهیزات ، ملک و ساختمانی که موسسه در آن دایر است و غیره . ماشین آلات شرکت برای تولید محصول استفاده میشوند و به همین جهت باعث سوداوری می گردند این سوداوری آنها را در زمره دارایی های شرکت از نوع ثابت قرار می دهد .

دارایی های نامشهود و غیر مشهود : این دارایی ها قابل دیدن نیستن ولی پول زا و درامد زا برای موسسه هستند. مثلا یک شخصی یک اختراعی انجام می دهد این اختراع را موسسه می خرد از تاریخی که این اختراع توسط موسسه خریداری شد جزو دارایی های شرکت محسوب شده و قابل استفاده برای دیگران نمی باشد یا مثلا سرقفلی یا حق اکتشاف همه جزو دارایی های غیر مشهود هستند .

بدهی ها در موسسات چه مواردی اطلاق می شود و چند نوع می باشند ؟

موسسات به واسطه مراودات مالی که با شرکت ها یا موسسات دیگر و یا اشخاص انجام می دهند نسبت به انها تعهداتی پیدا می کنند که باید این تعهدات را با وجه نقد ، تولید محصول یا ارائه خدمات جبران نمایند . این تعهدات بدهی نامیده میشود و از طریق دریافت وام ، خرید نسیه ، ایجاد خسارت و غیره هم ایجاد میشوند . بدهی ها در موسسات و شرکت ها و بنگاههای اقتصادی انواع مختلفی می توانند داشته باشند :

بدهی های جاری یا بدهی های کوتاه مدت : این نوع بدهی های در یک بازه زمانی کوتاه پرداخت می گردند مانند کمتر از یک دوره مالی و برخی از آنها عبارتند از : اسناد پرداختنی ، بستانکاران ، حساب های پرداختنی و پیش دریافتها . پیش دریافت های پولی است که شرکت به عنوان بیعانه برای ساخت یک محصول یا ارائه خدمات دریافت می کند و برای موسسه بدهی محسوب میشود البته تا وقتی که تعهد داده شده ادا نشده باشد .

بدهی های ثابت یا بدهی های بلند مدت : این نوع بدهی ها در یک بازه کوتاه قابل پرداخت نبوده و زمان باز پرداخت انها بیش از یک دوره مالی یا یکسال است برخی از انها مانند اوراق قرضه ، دیون رهنی یا وام های بلند مدتی که از بانک گرفته می شود.

حساب های معوق : حساب های معوق بیشتر به صورت بدهی های معوقه مورد بررسی و ثبت در اسناد حسابداری قرار میگیرد این اسناد در واقع بدهی هایی مانند قبض های اب و برق و گاز و غیره پرداخت نشده ، حقوق کارکنان که در طول زمان افزایش پیدا می کند می باشد البته بخش دیگری از حساب های معوق می تواند در خصوص مطالبات هم باشد مثلا چک هایی که تاریخ سررسید دارند و از تاریخ انها گذشته است ولی طلب مورد نظر وصول نشده است . این حساب ها همانطور که درسطور بالا به ان اشاره شد از اهمیت ویژه ای برخودار بوده و یک حسابدار موفق باید برنامه مشخصی برای رسیدگی به آنها داشته باشد .

در مورد رسیدگی به حساب ها چه مواردی باید مد نظر قرار بگیرد ؟

• رسیدگی به حساب دارایی ها و بدهی ها بخش مهمی در کنترل اسناد مدارک حسابداری محسوب میشود . در بحث رسیدگی به دارایی یک حسابدار خبره می داند باید دارایی ها کمتر از انچه دیده میشود محاسبه گردد و در عوض برای احتیاط بیشتر بدهی ها هم بیشتر از مبالغ ذکر شده در نظر گرفته شود تا همیشه یک فاصله اطمینانی تا ورشکستگی وجود داشته و صاحبان شرکت یک قدم جلوتر از بدهی ها و هزینه ها باشند.
• برخی موارد واقلام ممکن است به صورت اشتباهی به عنوان درآمد شرکت در نظر گرفته شوند مثلا اسناد دریافتنی و حسابهایی که از رده خارج شده اند و یا اصطلاحا سوخت شده اند ممکن است به عنوان درامد های متفرقه در نظر گرفته شده و حساب های شرکت و ترازنامه را با اشتباه و مغایرت مواجه نماید .
• در برخی موارد بنا به دلایلی برخی چک ها وصول نمیشوند و یا حقوق برخی پرسنل داده نشده اشتباهی که حسابداران ممکن است انجام دهند ذکر این موارد در درآمد های شرکت است در حالیکه این موارد باید به عنوان حساب بستانکاران ثبت گردد .
• پولی که از فروش ضایعات بدست می اید نباید به درایی ها یا درآمد اضافه شود بلکه باید از هزینه های تولید و بهای تمام شده کسر گردد . اینها مهارت ها و جزییات حسابداری بوده که حسابداران باید به ان توجه داشته باشند .
• گاهی بیمه ها تخفیفی در خصوص حق بیمه به مشتریان خود داده یا اینکه خود شرکت مبالغی اضافه به حساب بیمه پرداخت کرده که این موارد استرداد داده میشود یک چنین مواردی نباید جزو دارایی ها محسوب شده و به عنوان حق بیمه های بعدی که هنوز پرداخت نشده اند گذاشته شود .
• پولی که از فروش دارایی های ثابت شرکت به دست می آید نباید جزو درامد های شرکت محسوب شود این پول باید در حساب سود وزیان شرکت مورد محاسبه و ثبت قرار بگیرد .

انچه که در بررسی حساب ها اعم از معوقه و غیرمعوقه حائز اهمیت است شناخت دقیق انها و اینکه واقعا چه مفهومی داشته و چگونه باید ثبت شوند . عدم شناخت مفاهیم واقعی در حسابداری می تواند منجر به صدور ثبت های اشتباه و متعاقب آن دفتر نویسی غلط و ایراد در دفاتر قانونی شده و نتایج زیانباری را برای شرکت بوجود اورد . موسسات و بنگاههای اقتصادی به دلیل اهمیتی که حساب های معوق برای انها دارد معمولا یک نفر را به عنوان مسئول مستقیم این کار انتخاب می کنند و گاهی هم به دلیل محدودیت های مالی و عدم دستیابی به متخصصن در این امر کار را به حسابداران شرکت می سپارند .

برای اینکه تکلیف حساب های معوق در زمان تعیین شده مشخص گردد و همانطور که از نامش پیداست این تعویق ضرر و زیان های هنگفت برای شرکت ایجاد نکند ما پیشنهاد می کنیم انجام این کار را به موسسات خدمات مالی و حسابدرای و حسابرسی متبحر بسپارید . این موسسات متعهد میشوند در کوتاهترین زمان این حساب ها را به سرانجام رسانده و تعیین تکلیف کنند البته همکاری شرکت و بنگاه اقتصادی هم در این خصوص باید به صورت صدردرصد باشد .

موسسه خدمات مالی محاسبان تلاشگر خبره با سال ها تجربه در خصوص رسیدگی به حساب های معوق می تواند این مسئولیت را برای بنگاههای اقتصادی به عهده گرفته و بهترین نحوه انجام دهد .

( ارائه خدمات حسابداری در شرکت حسابداری محاسبان تلاشگر خبره )