ارائه خدمات حسابداری در زمینه نرم افزارهای حسابداری و شبکه

تهیه ، نصب ، راه اندازی و پشتیبانی فنی انواع نرم افزارهای حسابداری و شبکه

در گذشته نه چندان دور تمامی یا بیشتر امور مربوط به حسابداری و مالی شرکتها کاملا به صورت دستی انجام گرفته و ردی از کارهای نرم افزاری و اتوماتیک به چشم نمیخورد و عملا شرکتها اعتمادی به این روشها برای ثبت و نگهداری اطلاعات خود نداشتند . انها ترجیح می دانند همه چیز به صورت دستی و توسط شخص انجام شود و تصور می کردند این کار دقت بیشتری داشته و ضریب خطای پایینتری خواهد داشت . اعتما کردن به تکنولوژی و سپردن کار به اپراتور های اموزش دیده به جزو در موارد نادر عمومیتی نداشت و این نرم افزارهای حسابداری نتوانسته بودند اعتماد کارفرمایان را جلب کنند . اما در دنیای امروز صاحبان مشاغل و بنگاههای اقتصادی یا به صورت اجبار یا از روی خواست شخصی توانسته اند به دنیای نرم افزار های مالی و حسابداری اعتماد کرده و از قابلیت های آن برای پیشبرد اهداف خود استفاده نمایند.

حتما بخوانید : معرفی نرم افزارهای حسابداری

چرا باید از نرم افزارهای حسابداری استفاده کنیم ؟

• گسترش دانش حسابداری و توسعه کسب و کارهای مختلف و افرادی که در حرفه های متنوع مشغول به کار هستند باعث شد روش های سنتی و دستی برای محاسبات حسابداری پاسخگویی نیازهای دنیای امروز نباشد و افراد ذیربط را در این خصوص به فکر چاره بیندازد . دشواری هایی که در ثبت اسناد و محاسبات مالی به صورت دستی وجود داشت و خطاهای انسانی مکرری که رخ می داد به خصوص در شرکت های بزرگ تفکر جمعی را به سمت استفاده از این سیستم ها سوق داده و ضرورت آن را القا نمود .
• جلوگیری از اعمال نظر های شخصی و دخالت سلایق در محاسبات انجام شده و یا دست بردن در نتایج بدست امده یکی دیگر از دلایل استفاده از از این نرم افزارهای حسابداری می باشد . البته در همه این مراحل باید نظارت هم وجود داشته باشد فرق نظارت بر این نرم افزارهای حسابداری با روش های دستی سرعت و راحتی آن بوده و دیگر مانند اسناد دستی و کاغذی سبب سردرگمی و از دست رفتن رشته بررسی ها نمیگردد.
• استفاده از این نرم افزارهای حسابداری برای کارفرمایان توصیه میشود چرا که اموری که مثلا با دخالت ۵ یا شش نفر نیروی انسانی قابل انجام بوده است با نصب این نرم افزارهای حسابداری توسط دو یا سه نفر فرد اموزش دیده قابل انجام است و سبب کاهش هزینه ها و کاهش جذب نیروی انسانی میشود.

موارد بالا فقط بخشی از دلایل استفاده از نرم افزارهای حسابداری بوده و در ادامه در خصوص مزایا و محاسنات این تکنولوژی بیشتر بحث خواهیم کرد اما امروزه بسیاری از شرکتها اقدام به طراحی نرم افزارهایی در این خصوص نموده اند که می تواند بسیاری از نیازهای کارفرمایان را پاسخ دهد برخی از انواع انها عبارتند از :

• یکسری از این نرم افزارها برای تنظیم و ثبت دفاتر قانونی مانند دفتر کل ، دفتر روزنامه ، دفتر دارایی و معین و غیره مورد استفاده قرار میگیرند و منحصرا برای این کار هم طراحی شده اند. با استفاده از این نرم افزارهای حسابداری ثبت های مربوط به دفتر روزنامه مانند دفاتر کاغذی به راحتی انجام میشود . یعنی طراحی انها به گونه ای است که تاریخ رویداد مالی ، نام آن ، بدهکار و بستانکار بودن آن و حتی نام طرف مورد معامله قابل ثبت و نگهداری می باشد و به راحتی امکان طبقه بندی اطلاعات هم وجود دارد یعنی کافی است شما تاریخ سند را در نرم افزار سرچ کنید تا همه رویداد های مالی در تاریخ مذکور برای شما آورده شود .
• دسته دیگری از نرم افزارهای مالی و حسابداری هستند که برای فروشگاهها طراحی شده اند این نرم افزارهای میزان فروش و سود و زیان ناشی از ان را محاسبه و در اختیار صاحب فروشگاه قرار می دهند . اغلب این نرم افزارهای حسابداری طراحی ساده ای داشته اما پاسخگوی نیازهای فروشگاهی هستند . این نرم افزارها به طور کلی قابلیت ارتقا و گسترش هم دارند و بر حسب گستردگی فروشگاه قابل تغییر می باشند . صاحبان فروشگاهها می توانند آپشن های مورد نیاز خود را درخواست کرده تا برایشان طراحی گردد . هر چه فروشگاه بزرگتر و شعب بیشتری داشته باشد این نرم افزارها وسیعتر و و با قابلیت های بیشتری طراحی خواهند شد .
• نرم افزارهای مدیریت انبار نوع دیگری از نرم افزارهای مالی و حسابداری می باشند که ثبت اسناد و مدیریت انها را در انبارهای مختلف انجام می دهند . این نرم افزارهای حسابداری باید برخی ویژه گی ها خاص را داشته باشند مثلا اینکه نحوه استفاده از انها راحت باشد و با یک دوره آموزش اجرا و فهم آن امکان پذیر باشد . در شرکت ها و موسسات مالی و تجاری ممکن است انبارهای مختلفی وجود داشته باشد مثلا انبار مواد اولیه ، یا انبار ملزومات یا محصولات و غیره که یک نرم افزار خوب باید همه این ها را پوشش دهد . ضمن انکه تمامی جزییات مربوط به انبارداری که نیاز به ثبت دارند هم در این نرم افزار ها پیش بینی شده باشد مانند ثبت موجودی کالا ، تاریخ ورود ، نحوه خروج ، نحوه رد یابی کالا و همچنین گزارش گیری از موجودی ، خروجی ، زمان های مصرف و بسیار دیگر که بر حسب نوع شرکت استفاده کننده متفاوت خواهد بود . ویژه گی دیگری که یک نرم افزار انبارداری خوب باید داشته باشد اینکه مقرون به صرفه بوده و در مقایسه با انبارداری دستی و امکانات موجود بتوان آن را اقتصادی دانست وگر نه اگر قرار باشد یک نرم افزار با هزینه های سنگین برای کارفرما همراه باشد مطمئنا مورد استقبال قرار نخواهد گرفت.
• نوع دیگر نرم افزار های مالی ، خدمات پس از فروش هستند این نرم افزارهای حسابداری بیشتر مورد استفاده شرکت هایی است که محصولاتی تولید می کنند که نیاز به پشتیبانی بعد از فروش دارد مثلا محصولات ایران خودرو از این دسته هستند. در نرم افزار خدمات پس از فروش محصولات ایران خودرو امکان رد یابی تعمیرگاهها ، سرویس های رایگان محصولات ، ادرس ها و شعب و غیره پیش بینی شده است .
• نرم افزار های صنعتی و تولیدی برای گارگاههای تولیدی طراحی شده اند و با انها می توان بهای تمام شده و ثبت قیمت مواد اولیه ، بینابینی ، حقوق ودستمزد کارکنان ، هزینه های حمل و نقل و غیره را ثبت و محاسبات را به صورت اتوماتیک انجام داد و در نهایت گزارش گیری هم نمود . نرم افزارهای تولیدی و صنعتی دارای یکسری ویژه گی های خاص هستند که بر حسب نیاز این صنایع طراحی شده اند و در سایر انواع آن ممکن است وجود نداشته باشند.

نرم افزارهای حسابداری و مالی خوب باید چه ویژه گی هایی داشته باشند ؟

• نرم افزارهای خوب می توانند گزارشات تحلیلی و کاربردی ارائه دهند : بسیاری از گزارشات مالی و حسابداری برای صاحبان بنگاههای اقتصادی نقش تعیین کننده داشته و در تصمیم گیری های کلان آنها بسیار موثر است . مثلا اظهارنامه های مالیاتی ، ارزش افزوده ، گزارشات فصلی ، صورت سود وزیان ، ترازنامه فقط بخشی از این گزارشات بوده که کارفرمایان با استناد به آنها میزان سرمایه گذاری موسسه خود ، احتمال گسترش و یا عدم گسترش آن ، جذب نیرو ، افزایش تولید و غیره را مورد بررسی قرار می دهند . این نرم افزارها باید بتوانند با اطلاعاتی که به انها داده میشود گزارشات لازم را به صورت دقیق و مناسب برای کارفرمایان ارائه دهند .
• یک نرم افزار خوب باید طراحی هوشمندانه و دقیقی داشته و از گرافیک بالایی برخوردار باشد . حرفه حسابداری به دلیل اینکه با اعداد و ارقام به صورت مکرر سرو کار دارد میتواند سبب خستگی چشم حسابداران و بروز اشتباه در محاسبات و ثبت اطلاعات گردد. نرم افزار های حسابداری باید طوری طراحی شوند که بهترین وضوح را داشته و از ترکیب های رنگی خوبی ساخته شده باشد تا خستگی چشم را به حداقل برساند .
• نرم افزار های حسابداری باید دارای یکپارچگی باشند : یعنی اینکه فقط متکی به ثبت یک سند و دو سند نباشند در حسابداری اعمالی نظیر چک ، بررسی حساب های بانکی ، انبارداری ، فروش ، حقوق و دستمزد و غیره وجود دارد که همه به هم متصل بوده و در نهایت به ترازنامه و صورت سود وزیان و گزارشات مالی ختم میشود اگر نرم افزاری یکپارچگی نداشته باشد حسابداری در مرحله ثبت باقی خواهد ماند و ابتر خواهد ماند و نتیجه ای از آن کسب نخواهد شد .
• یک نرم افزار حسابداری خوب باید به روز باشد یعنی با توجه به نیازهای مشاغل و نوع گسترش آنها تغییر کند . مثلا نرم افزاری که برای یک سوپر مارکت کوچک مورد استفاده قرار میگیرد دیگر به درد یک هایپر بزرگ و با شعب متعدد نخواهد خورد در نتیجه باید نرم افزارها مطابق به نیاز روز و خواست مشتریان قابلیت ارتقاء داشته باشند.
• نرم افزارهای مالی باید بتوانند امنیت اطلاعات سازمان را تضمین کنند : امنیت اطلاعات مالی به صورتی که به شیوه درست ثبت شود و امکان دسترسی فقط برای افراد خاص را فراهم کرده باشد یکی از مهمترین ویژه گی های مهم در نرم افزارهای مالی بوده و باید حتما مورد تضمین قرار بگیرد . گاهی عدم وجود امنیت در طراحی این نرم افزارهای حسابداری باعث پاک شدن اطلاعات یا شیر شدن آن برای افراد نامربوط و بروز مشکلات بزرگ مالی و حقوقی برای سازمان گردیده است به همین جهت کارفرمایان علاوه بر اینکه به دنبال نرم افزار مخصوص به حرفه خود هستند به دنبال مواردی خواهند رفت که از امنیت آن اطمینان داشته باشند .
• نرم افزارهای مالی خوب حتما خدمات پس از فروش خوبی را هم ارائه خواهند داد . فروش یک نرم افزار مالی فقط به مرحله فروش ختم نمیشوند بعد از آن تازه مرحله مهمتر یا پشتیبانی آغاز شده که اگر به خوبی انجام نشود اطمینان خریدار را از بین برده و به مرور زمان اعتبار خود را در بازار از دست خواهد داد .برای یک خدمات پس از فروش خوب موسسه باید سیستم های تلفن گویا به سوالات ، کاربران انلاین و آفلاین اینترنتی ، پاسخگویی تلفنی یا مراجعه حضوری داشته باشد .
• در اخر هم یک نرم افزار خوب باید قیمت مناسب و به صرفه ای هم داشته باشد . نرم افزار های گران قیمت مگر در موارد خاص مورد توجه صاحبان مشاغل قرار نمیگیرند چرا که همه کارفرمایان ترجیح می دهند نرم افزاری را انتخاب کنند که علاوه بر پاسخگویی به نیازهای موسسه خود قیمت مقرون به صرفه ای هم داشته باشد البته نباید فاکتور مقرون به صرفه بودن روی کیفیت نرم افزار تاثیر بگذارد .

استفاده از نرم افزارهای حسابداری و مالی چه مزایایی دارد ؟

• زمان کمتری برای انجام امور مالی و حسابداری ثبت می گردد : نرم افزارهای مالی این امکان را به شرکت ها می دهند که در زمان کمتر اطلاعات بیشتر و وسیعتری را ثبت کرده و البته زمان کمتری هم برای گزارش گیری لازم باشد . در واقع نوعی مدیریت زمان و استفاده بهینه از نیروهای انسانی محسوب میشود .
• میزان خطاهای انسانی را به حداقل می رساند : این نرم افزارهای حسابداری به دلیل اینکه دخالت نیروی انسانی را کاهش داده و بیشتر کارها به صورت اتوماتیک و برنامه ریزی شده انجام میشود خطا های انسانی را به حداقل رسانده و ضریب اطمینان کار را بالا می برند .
• استفاده از این نرم افزارهای حسابداری قابلیت پیش بینی و تصمیم گیری های درست را بیشتر کرده و باعث میشود کارفرمایان بتوانند از خروجی آنها در مدیریت مالی شرکت و سرمایه های خود استفاده کنند .

به طور کلی استفاده از نرم افزارهای حسابداری در کسب و کارها و مشاغل بزرگ و کوچک در دنیای امروز یک ضرورت است و کارفرمایان می توانند با تحقیق و بررسی بهترین آنها که در بازار وجود دارد را انتخاب کنند . نرم افزار انتخاب شده باید بتواند به همه نیازهای کسب و کار پاسخ داده و قابل اعتماد باشد و ضمنا از پشتیبانی قوی هم برخوردار بوده  و امنیت اطلاعات را هم تضمین کند برای همین صاحبان مشاغل باید به موسسات معتبر برای خرید آنها مراجعه کنند.

موسسه مالی وخدماتی محسابان تلاشگر خبره می تواند بر حسب نوع کسب و کار و حجم و گستردگی آن و نیازها و خدماتی که می طلبد نرم افزارهای حسابداری طراحی کرده و با یک تیم قوی در آموزش و پشتیبانی ، آن را در اختیار مشتریان عزیر قرار دهد .

( ارائه خدمات حسابداری و مالی در شرکت حسابداری محاسبان تلاشگر خبره )