ارائه خدمات در زمینه نظارت و کنترل حساب ها بصورت مداوم

ارائه خدمات حسابداری در زمینه نظارت و کنترل حساب ها بصورت مداوم

حرفه حسابداری حرفه شناخت حساب ها و محاسبات مربوط به آن و کنترل انها می باشد . در واقع حسابداری با انواع حساب های آن شناخته میشود و یک حسابدار متخصص و خبره باید کلیه حساب ها و ماهیت آنها و نحوه ثبت و نگهداری انها را بشناسد. علاوه بر آن حسابدار باید بتواند کلیه حساب ها را در مقاطع زمانی مختلف و تعیین شده کنترل نموده و اشتباهات را قبل از بررسی ممیزین و حسابرسان شناسایی و رفع نماید در این مطلب ابتدا در مورد انواع حساب ها و تعریف آنها صحبت خواهیم کرد و سپس مطالبی در خصوص نحوه کنترل حساب ها به ان خواهیم افزود .

انواع حساب ها و تعاریف مربوط به آنها

دارایی ها به چه حساب هایی گفته میشود ؟

دارایی به منافع اقتصادی اطلاق میشود که در اثر معاملات یا رویدادها و عملیات های مالی نصیب سازمان و بنگاه اقتصادی میشود . دارایی ها در واقع حقوق صاحبان سرمایه هستند که می تواند در اثر عملیات های مالی افزایش یابند یا رو به کاهش نهند.

دارایی ها چند نوع هستند و هر کدام چه تعریفی دارند ؟

دارایی ها بر دو نوع درایی های جاری و غیر جاری هستند دارایی های جاری به منافعی گفته میشود که در یک بازه زمانی کوتاه ، حداکثر یک ساله و یا یک دوره مالی قابل تبدیل شدن به وجه نقد هستند البته این نوع دارایی ها می توانند به کالا ، خدمات قابل عرضه یا مصرف هم تبدیل شوند . دارایی های جاری بر اساس اینکه در چه بازه زمانی و یا با چه سرعتی به وجه نقد تبدیل میشوند قابل طبقه بندی می باشند گاهی این نوع دارایی ها بنا به دلایلی دچار کاهش ارزش و قیمت میشوند که باید در کنترل های دوره ای این موضوع مورد توجه قرار گرفته و در حساب ها لحاظ گردد . اما دارایی های غیر جاری دارایی هایی هستند که قابلیت نقد شوندگی آنها بیش از یکسال یا یک دوره مالی می باشد و ویژگی دیگر آنها این است که قابل اندازه گیری می باشند .

دارایی های غیر جاری چند نوع هستند و هر کدام چه تعریفی دارند ؟

الف : دارایی های ثابت مشهود : این نوع دارایی ها به اموالی اطلاق میشود که برای تولید یا عرضه کالا و خدمات و یا اجاره دادن به غیر مورد استفاده قرار میگیرند و عموما عمر مصرف آنها بیشتر از یکسال یا یک دوره مالی می باشد خود این دارایی ها به سه دسته تقسیم میشوند :

• دارایی های ثابت مشهود استهلاک ناپذیر : دارایی ها که استهلاک ناپذیرند و یا اصلاحا در نتیجه استفاده و مصرف از بین نمیروند و تمام نمیشوند را گویند . مثلا زمین جزو دارایی های ثابت مشهود استهلاک ناپذیر می باشد که در نتیجه مصرف نه تمام میشود و نه از بین میرود .
• دارایی های ثابت مشهود استهلاک پذیر : این دارایی ها به اموالی اطلاق میشوند که عمر مفید داشته و بعد از مدت زمان مشخصی که از انها استفاده میشود تمام شده یا از بین میروند و یا اینکه نیازمند تعمیر یا تجدید میشوند در واقع عمر مفید انها محدود است مانند لوله کشی های ساختمان در شرکت یا بنگاه اقتصادی و یا لوازم تحریری که برای پرسنل تهیه میشود از این دسته اند .
• دارایی های ثابت مشهود نقصان پذیر : دسته ای دیگر از دارایی های ثابت مشهود نقصان پذیر هستند این دارایی ها در اثر مصرف از انها کاسته شده و یا به کالا و مواد دیگر تبدیل میشوند مانند مواد اولیه موجود در کارخانه ها برای تولید محصول و یا مواد معدنی موجود در معادن اینها در اثر مصرف از مقدارشان کم شده یا به چیز دیگری تبدیل میشوند .

ب : دارایی های نامشهود : دارایی های هستند که مانند زمین و پول نقد قابل رویت نبوده ولی جزو اموال شرکت محسوب میشوند . این نوع دارایی های بیش از یک دوره مالی عمر داشته و برای تولید کالا و خدمات و غیره مورد استفاده قرار می گیرند . برخی از آنها مانند حق امتیاز اب ، برق ، گاز ، تلفن ، حق نشر ، حق امتیاز ، حق اکتشاف یا اختراع بوده که جزو اموال شرکت قرار میگیرند .

ج : سرمایه گذاری های بلند مدت : این نوع دارایی های برای بدست اوردن منافع در سال های بعد تحصیل میشوند مانند خریدن سهام های بلند مدت و یا زمینی بلا استفاده که امکان افزایش قیمت ان وجود دارد .

د : سایر دارایی ها : برخی دارایی های دیگر هستند که در این سه گروه قرار نمی گیرند از جمله می توان به اسناد دریافتنی بلند مدت ، وجوه مسدود شده بانکی ، اموال و ماشین الات و تجهیزاتی که در فرایند تولید مورد استفاده قرار نمیگیرند ، اشاره کرد.

انواع حساب های دیگر می تواند شامل موارد ذیل باشد :

بهای تمام شده دارایی ها : تمامی هزینه هایی که برای ایجاد و راه اندازی یک بنگاه اقتصادی صرف میشود را می گویند مانند هزینه پیش راه اندازی و راه اندازی ، هزینه های ساخت ، هزینه های انتقال مالکیت ، هزینه های نصب و بهره برداری و تولید که مجموعه را آماده استفاده و بهره برداری می نماید .

مخارج بعد از بدست آوردن دارایی ها : این مخارج می تواند به صورت مخارج غیر مستمر و مخارج مستمر باشد. مخارج غیر مستمر هزینه هایی است که برای تعمیر و افزایش قابلیت های دارایی ها و توسعه ظرفیت آنها و افزایش عمر مفید آنها صرف میشود اما مخارج مستمر مخارجی هستندکه برای نگهداری درست اموال انجام میشوند مثلا تعمیرات مستمر و برنامه ریزی شده دستگاهها برای اینکه تولید متوقف نشود این مخارج جزو دارایی ها نبوده و باعث افزایش انها نمیشود اما مخارج غیر مستمر به دلیل اینکه مبنای توسعه ای و افزایش طول عمر دارد در محاسبات جزو دارایی های محسوب میشوند .

موجودی نقد و بانک : موجودی بانک ، تنخواه ، طلاو نقره ذخیره شده ، موجودی ارزی ، موجودی صندوق ، سپرده های کوتاه مدت و اوراق بهادر جزو حساب موجودی نقد و بانک هستند . البته موجودی بانکی که برای استفاده از آن محدودیت وجود دارد در این حساب ها نوشته نمیشوند و در انواع دیگر دارایی ها لحاظ می گردند .

تنخوه گردان : در همه شرکت ها و بنگاههای اقتصادی بر اساس دستورالعملهای خاص مقداری وجه نقد در اختیار شخصی معین و مورد تایید مدیریت قرار می گیرد تا در مواقع ضرروی و فوری بتواند هزینه کند مثلا برای پرداخت هزینه حمل و نقل مواد اولیه ، خرید های تشریفاتی برای مهمانی ها و بسیاری دیگر این حساب را تنخواه گردان می گویند.

سپرده سرمایه گذاری های کوتاه مدت :  این نوع حساب های به وجوهی اطلاق میشود که برای دریافت سود برای مدت کوتاهی و حداکثر یکسال در نزد بانکها یا صندوق ها سپرده میشوند . این نوع حساب ها حتما باید قابل بازپس گیری باشند و سپرده هایی که مالک اختیار پس گرفتن آن را به هر دلیلی ندارد جزو این دسته قرار نمیگیرند.

سرمایه گذاری های کوتاه مدت جاری : این نوع حساب ها به آن دسته دارایی هایی اطلاق میشوند که به راحتی قابل فروش بوده و به سرمایه افزوده میشوند . مثل خرید اوراق قرضه یا سهام که به راحتی قابل فروش و نقد شدن هستند .

حساب های دریافتنی یا بدهکاران : کلیه مطالبات شرکت و بنگاه اقتصادی که در ازای عرضه کالا و خدمات بوجود می اید را حساب های دریافتنی یا بدهکاران می گویند .مثلا پولی که شرکت از خریداران در ازای فروش کالای خود مطالبه می کند جزو حساب بدهکاران محسوب میشود .

اسناد دریافتنی : ای نوع حساب ها به مطالباتی اطلاق میشود که به صورت چک یا سفته بوده و شرکت در ازای خدمات یا کالایی که فروخته از خریدار دریافت می کند . این نوع حساب ها باید قابلیت نقد در یک دوره کوتاه و حداکثر یکساله را داشته باشند در غیر این صورت جزو این نوع حساب قرار نمیگیرند.

علی الحساب : این نوع حساب به مبالغی اطلاق میشود که اصطلاحا به عنوان بیعانه برای دریافت کالا یا خدمات پرداخت میشود یعنی با دریافت این حساب شرکت موظف میشود بخشی از تعهدات توافق شده را اجرا نماید. مثلا در پروژه های راهسازی مبلغی به عنوان علی الحساب از طرف کارفرما به پیمانکار پرداخت میشود و پیمانکار برای انجام بخشی از کار متعهد میگردد.

اسناد دریافتنی برگشتی : چک ها سفته ها و کلیه اسنادی که از بانک برگشت میخورد را در این عنوان حساب ثبت می زنند.

سایر حساب ها و اسناد دریافتنی : یکسری حساب ها هستند که برای انها اسناد و مدارک قطعی و کاملی دریافت نمیشود چون این حساب ها جزو فرایند اصلی کار نمیباشند و در حاشیه کار بوجود می ایند این ها همان سایر اسناد دریافتنی هستند که برخی از انها عبارتند از : سپرده های دریافتنی ، علی الحساب حقوق ، وام و مساعده ای که به کارکنان داده میشود ، سهود سهام دریافتنی و مالیات بر ارزش افزوده پرداختنی .

ذخیره مطالبات مشکوک الوصول : برخی حساب های شرکتها و بنگاههای اقتصادی بنا به دلایلی وصول نمیشود برای این گونه حساب ها ، حسابی به نام مشکوک الوصول باز می گردد که در پایان سال باید این حساب از حساب های دریافتنی کسر گردد .

استهلاک انباشته : دارایی ها و اموال بعد از مدتی به دلیل استفاده دچار استهلاک و کاهش قیمت میشوند که در حساب استهلاک انباشته وارد و ثبت می گردند .

حساب بدهی ها : تعهداتی که شرکت یا بنگاه اقتصادی در ازای دریافت کالا ، مواد اولیه یا خدمات نسبت به اشخاص حقیقی یا حقوقی پیدا می کند را به طور کلی بدهی ها می گویند . بدهی ها بر دو نوع بدهی های جاری و غیر جاری دسته بندی میشوند.

بدهی های جاری : بدهی هایی که در یک دوره مالی و حداکثر یکسال تسفیه میشوند را می گویند مانند حساب مالیات بر ارزش افزوده ، سپرده های پرداختنی ، حقوق و دستمزد پرداختنی ، بیمه ، مالیات تکلیفی پرداختنی همه جزو بدهی های جاری هستند.

بدهی های غیر جاری : تعهداتی هستند که در یک دوره مالی یکساله تسفیه نمیشوند . وام های بلند مدت جزو بدهی های غیر جاری هستند .

حساب درآمد ها : هر عملیات یا رویداد مالی که منجر به افزایش دارایی ها گردد را درامد می گویند البته افزایش سرمایه توسط سهامداران جزو درامد محسوب نمیشود . زمانی یک رویداد مالی درامدزا تلقی میشود که شرایط ذیل را داشته باشد :

• عملیات مالی به صورت مستقیم یا غیر مستقیم توسط شرکت یا بنگاه اقتصادی انجام شده باشد و به ان مربوط شود و ماحصل آن کسب درآمد قابل دستیابی باشد .
• درآمد کسب شده قابل محاسبه و اندازه گیری باشد .
• برخی رویداد های مالی در یک بازه زمانی مشخص انجام می شود درآمد حاصل از انها باید در مقاطع زمانی انجام کار قابل بررسی و محاسبه باشد .
• مخارجی که در نتیجه عملیات مالی و کسب درامد ایجاد میشود هم قابل اندازه گیری باشد .

کنترل حساب ها در حسابداری باید چگونه باشد ؟

بسته به اینکه قصد کنترل چه حساب هایی را دارید نحوه کنترل متفاوت خواهد بود اما به طور کلی در کنترل حساب ها موارد ذیل انجام میشود :

• تهیه کابرگ های لازم برای کلیه حساب ها
• بررسی دقیق اقلام راکد
• کنترل و بررسی ثبت صحیح حساب ها
• کنترل محاسبات انجام شده
• کنترل امضا ها و انجام آنها
• کنترل محاسبات مربوط به صورت های مالی اعم از سود و زیان ، ترازنامه و غیره
• کنترل دفاتر قانونی به جهت رعایت استاندارد های ثبت و نگهداری
• کنترل اسناد مربوط به گزارشات مالی و مالیاتی اعم از فصلی ، ارزش افزوده و غیره
• کنترل فاکتور ها و نحوه ثبت و نگهداری آنها

شناخت و انجام امور مربوط به حسابداری در شرکت ها و بنگاههای اقتصادی پایان کار نمی باشد و بعد از انجام کلیه امور و محاسبات و ثبت های انجام شده نیازمند بازنگری و کنترل دقیق بوده و این کار بهتر است توسط یک چشم سوم انجام شود .

کنترل حسابها در شرکتها از اهمیت ویژه ای برخوردار است و در بسیاری از امور مانند تعیین مالیات های مستقیم یا ارزش افزوده ، بررسی های اداره دارایی و ممیزین و غیره تاثیر مستقیم مثبت یا منفی خواهد داشت برای همین بهتر است شرکتها و بنگاههای اقتصادی برای پیشگیری از ایجاد اشتباهات در حساب ها از کارشناسان موسسات خدمات مالی و حسابداری بهره مند شوند .

موسسه خدمات مالی محاسبان تلاشگر خبره می توانند علاوه بر کنترل کلیه حساب ها در شرکت ها نسبت به کشف اشتباهات و اصلاح قانونی آنها اقدام نماید .

( ارائه خدمات حسابداری و مالی در شرکت حسابداری محاسبان تلاشگر خبره )