انجام امور کارگزینی و استخدامی از جمله خدمات محاسبان

کارگزینی و منایع انسانی اغلب در همه شرکت ها و بنگاههای اقتصادی یک رکن اساسی بوده و امور مربوط به آنها توسط یک واحد آن هم واحد منابع انسانی انجام میشود . حوزه و وسعت قسمت کارگزینی به تعداد پرسنل آن شرکت و میزان فعالیت بنگاه اقتصادی بستگی دارد هر چه شرکت گسترده تر و دارای نیروی کاری بیشتری باشد واحد کارگزینی وسیعتر و دارای فعالیت های بیشتری خواهد بود در واقع منابع انسانی به تعداد پرسنل شرکت گفته میشود که این پرسنل ممکن است در واحد صنعتی ، تولیدی ، خدماتی ، دفاتر مرکزی یا شعب فعال باشند .

کارگزینی چیست ؟ تعریف منابع انسانی و کارگزینی

کارگزینی به واحدی اطلاق میشود که کلیه امور مربوط به جذب نیرو ، آموزش انها ، محاسبه حقوق و دستمزد و بعضا پرداخت آن را در شرکتها انجام می دهد البته واحد آموزش و حقوق و دستمزد از نیروهای جداگانه ای تشکیل شده است که زیر نظر این واحد فعالیت می کنند . امور دیگری که توسط واحد کارگزینی و شاغلین در آن انجام میشود اینکه بکارگماری بعد از استخدام ، انجام امور مربوط به ارتقاء شغلی و افزایش حقوق ها خواهد بود .

واحد کارگزینی و منابع انسانی به طور کلی چه وظایف و مسئولیت هایی دارد ؟

• در درجه اول این واحد باید الزامات و قوانین مربوط به تهیه و تشکیل پرونده پرسنلی را بداند یعنی از کم و کیفی مدارک درخواستی مطلع بوده و نحوه پرونده نویسی را بلد باشد .
• واحد های مختلف در سازمان گاهی برای ارتباط با یکدیگر واحد کارگزینی را واسط کرده و برای رسمی تر کردن امور ابتدا با این واحد مکاتبه می کنند البته بسیاری از نامه نگاری های خارج سازمانی هم اعم از نامه نگاری و ارسال اسناد و مدارک به سازمان بیمه تامین اجتماعی ، دارایی ، اداره کار و امور اجتماعی ، مراکز بهداشت ، سازمان حفاظت از محیط زیست و بسیاری دیگر هم توسط قسمت کارگزینی انجام میشود بنابراین دانستن قواعد نامه نگاری خارج سازمانی و داخل سازمانی و رعایت فرمت ها و سلسله مراتب توسط پرسنل این قسمت الزامی بوده و بایستی کاملا رعایت گردد .
• همه شرکت ها و بنگاههای اقتصادی برای پرسنل خود و رفاه حال انها برنامه هایی اجرا می کنند مثلا تسهیلات استفاده از استخر یا باشگاه را فراهم کرده و یا اینکه صندوق های قرض الحسنه تشکیل می دهند انجام هر یک از این امور رفاهی بر اساس اساس نامه و دستورالعمل هایی انجام میشود که نگارش این اساسنامه ها و اجرای درست و دقیق آنها بر عهده قسمت کارگزینی است .
• در مواقعی سازمان ترجیح می دهد تعدادی از پرسنل خود را اخراج کرده یا تسویه کند امور مربوط به تسویه هم قوانین مربوط به خودش را دارد مثلا اینکه باید کارکرد و عیدی و سنوات و کلیه حقوق شخص تا لحظه ای که کار کرده است محاسبه گردد و بعد از پرداخت آن سند های لازم از وی اخذ گردد همه این امور توسط واحد کارگزینی انجام میشود .
• امروزه قرداد های کاری عموما سه ماهه یا شش ماه بسته میشوند کاری که واحد کارگزینی و منابع انسانی باید انجام بدهد این است که تاریخ اتمام قرارداد کلیه پرسنل را رصد کرده و قبل از پایان زمان قرارداد اقدام به تعیین تکلیف آن نماید یعنی در صورت امکان ، قرارداد تمدید و در صورت عدم نیاز مراحل تسویه طی شود . قرارداد در امور پرسنلی بسیار مهم است عدم تنظیم یا تنظیم ناقص آن می تواند مشکلات عدیده ای را برای کارفرمایان ایجاد کند .
• تهیه لیست بیمه و محاسبه رقم ریالی آن هم بر عهده کارکنان واحد کارگزینی و منابع انسانی است . این کار از روی کارکرد پرسنل انجام شده و باید دقیق و درست انجام شود .
• کارکرد پرسنل و ساعت ورود و خروج انها یا به صورت دستی یا به صورت اتوماتیک ثبت میشود که البته عموما به روش دوم است محاسبه جمع کارکرد ماهانه ، میزان کسری کارها ، میزان مرخصی های استفاده شده و نشده هم باید توسط واحد منابع انسانی انجام شود . موضوع دیگر در کارکرد پرسنل حق شیفت ، اضافه کاری ، تعطیل کاری آنها بوده که افراد واحد کارگزینی باید نحوه محاسبه دقیق این موارد را دانسته و قوانین و مقررات را در مورد آنها رعایت کنند تا موجبات شکایات کارگری را فراهم نیاورد .
• شرکت ها عموما علاوه بر بیمه تامین اجتماعی برای پرسنل خود و خود شرکت بیمه های دیگری هم دریافت می کنند مثلا بیمه حوادث و مسئولیت مدنی ، بیمه تکمیلی ، بیمه آتش سوزی ، بیمه حمل و نقل محصول و برخی دیگر که پیگیری و دریافت استعلام ها و اجرای آن تا مرحله اخر بر عهده واحد کارگزینی است .
• شرکتها به خصوص اگر از نوع تولیدی یا صنعتی باشند گاهی با حوادث ناشی از کار مواجه میشوند که نیاز است مدارک پزشکی حادثه دیده به بیمه تامین اجتماعی و بیمه حوادث و مسئولیت های مدنی و اداره کار ارسال شود، واحد کارگزینی مسئولیت جمع آوری این اطلاعات و ارسال آنها را به ارگان مربوطه خواهد داشت البته برخی از این مدارک باید توسط واحد های دیگر سازمان تکمیل شود مثلا فرم حوادث توسط واحد hse شرکت تهیه شده و واحد اداری باید آنها دریافت و به سازمان دولتی و بیمه ها ارسال کند.
• بعد از اینکه مدارک پزشکی پرسنل به سازمان ها و بیمه ها ارسال شد مسئولیت پیگیری دریافت هزینه های درمانی آنها را هم باید واحد کارگزینی بر عهده گرفته و تا انتها پیگیری کند .

فرایند جذب نیرو توسط واحد کارگزینی

به طور کلی وقتی در قسمت های مختلف یک شرکت درخواست جذب نیرو میشود این درخواست باید به صورت کتبی و با امضا مدیر واحد به قسمت اداری و کارگزینی ارسال شود بعد دریافت این درخواست واحد مذکور اقدام به انتشار آگهی در روزنامه یا سایت شرکت یا تماس با کاریابی ها می نماید . بعد از آنکه متقاضیان برای بدست اوردن شغل مورد نظر درخواست دادند واحد اداری و کارگزینی مقدمات برگزاری مصاحبه آنها را فراهم کرده و برای هر متقاضی وقت تعیین می کند .

متقاضیان بعد از مصاحبه هر کدام که مورد تایید بودند دوباره به واحد کارگزینی معرفی شده و در این مرحله این واحد باید مدارک لازم از شخص مورد نظر را دریافت کرده و برای آن پرونده پرسنلی تشکیل دهد . تشکیل پرونده پرسنلی بسیار مهم است و اینکه کلیه اطلاعات مورد نیاز و ضروری شخص در آن نگهداری و بایگانی گردد مثلا اینکه حتما فرم درخواست استخدام ، رزومه ، عکس ، نشانی کامل منزل ، تعهدات و ضمانتنامه های ضروری بر حسب نوع شغل ، گواهینامه های اخذ شده ، مدرک تحصیلی ، سابقه کار و رضایت نامه شغلی از محل کار قبلی و هر انچه که لازم است از وی اخذ گردیده و در پرونده مخصوص به خودش بایگانی گردد تا در مواقع ضروری امکان مراجعه به آن وجود داشته باشد .

تکمیل پرونده پرسنلی باید به دقت و مطابق با الزامات قانونی انجام شود تا مشکلی برای شرکت بوجود نیاید مثلا اگر فردی برای شغل تنخواه گردان استخدام میشود باید در ازای پولی که در اختیارش قرار میگیرد از وی ضمانتنامه گرفته شده و این ضمانت نامه در پرونده وی نگهداری شود تا در صورت لزوم از آن استفاده گردد .

آدرس دریافت شده در پرونده پرسنلی هم بسیار مهم است و افرادی که در واحد کارگزینی کار می کنند باید نسبت به صحت آن اطمینان حاصل کنند تا در صورت بروز مشکلات قانونی شخص مورد نظر قابل دسترسی و پیگیری باشد.

موضوع دیگری که در جذب نیرو باید در واحد کارگزینی مورد توجه قرار بگیرد طراحی فرم های مربوطه در این خصوص است یعنی اینکه همه ایتم های لازم برای معرفی فرد در آن وجود داشته باشد تا واحد درخواست کننده نیرو بتواند بهترین ها را انتخاب نماید.

فرایند قرارداد نویسی در واحد کارگزینی

قرارداد سندی برای ایجاد تعهد بین اشخاص است و طرفین آن متعهد میشوند به یکدیگر خدمات ارائه دهند . قراداد ممکن است طرف حقیقی یا حقوقی داشته باشد یعنی مثلا یک شخص حقیقی با یک شخص حقوقی معاهده ببند یا اینکه یک شرکت یا موسسه حقوقی با شخص حقیقی قرارداد منعقد نماید اما این معاهده برای اینکه جنبه قانونی داشته و قابل استناد باشد باید شرایطی در آن رعایت شود.

رضایت کامل طرفین

در جه اول اینکه هر دو طرف باید نسبت به عقد آن رضایت کامل داشته باشند و اکراه و اجبار و تهدیدی در کار نباشد

توهینی به شخص وارد نشود

و اینکه در جزییات و کلیت آن توهینی به طرفین وارد نشود یعنی کاری از فرد خواسته شود که به شان انسانی وی لطمه وارد کند در غیر این صورت این معاهده خودبخود ملقی خواهد بود .

موضوع قرارداد واضح و روشن باشد

موضوع معاهده مشخص باشد و به صورت سر بسته و مبهم در مورد آن صحبت نشده باشد مثلا اینکه دقیقا از شخص خواسته شده باشد در واحد تولید کار پرس انجام دهد .

مشروع و مطابق با قوانین جاری کشور باشد

مثلا قراداد بستن در مورد خرید و فروش مشروبات الکلی در قانون خلاف بوده و یک چنین معاهده ای اساسا باطل است.

موارد دیگری که در این خصوص باید رعایت شود اینکه مدت زمان این تعهد کاملا مشخص باشد و مبلغ توافق شده برای این مدت کار هم دقیقا قید شود . اینکه شخص موظف است کجا و با چه شرایطی کار کنند هم باید در متن آن آمده و دقیقا تعیین گردد تا در مراحل بعدی موجبات مخالفت و اختلاف نظر را فراهم نیاورد .

قرارداد نویسی در واحد کارگزینی جزییات بسیاری دارد برخی دیگر اینکه حق فسق در آن و شرایط لازم برای اجرا توسط طرفین مشخص شده باشد . در این سند لازم است جزییات پولی که قرار است به شخص در ازای کاری که انجام می دهد پرداخت شود کاملا مشخص گردد تا در صورت بروز مشکلات قانونی امکان استناد به آن وجود داشته باشد .

همه اموری که در مورد قرارداد به آن اشاره شد از وظایف و مسئولیت های واحد منابع انسانی و کارگزینی بوده و باید افراد شاغل در این قسمت اطلاعات کافی در این خصوص را داشته باشند .

فرایند محاسبه حقوق و دستمزد در واحد کارگزینی

یکی دیگر از مسئولیت های واحد کارگزینی در شرکت ها و بنگاههای اقتصادی محاسبه میزان حقوق و دستمزد پرسنل است . این کار در برخی شرکتها با کمک نرم افزار های مربوطه انجام شده و در برخی دیگر که البته در حال حاضر زیاد نیستند به صورت دستی محاسبه می گردد . در هر صورت به هر شیوه ای که انجام شود مسئولیت انجام آن بر عهده پرسنل واحد کارگزینی است حداقل بخشی را باید آنها انجام دهند چون در برخی بنگاههای اقتصادی به دلیل تعداد زیاد پرسنل این کار بین واحد کارگزینی و حسابداری تقسیم میشود یعنی محاسبه کارکرد و کسر کار و حضور و غیاب توسط کارگزینی و محاسبات ریالی و پرداخت توسط حسابداری انجام میشود .

اما عموما شرکت ها ترجیح می دهند حسابداری وارد این مقوله نشود و واحد کارگزینی کل فرایند را خودش انجام و پیگیری نماید بنابراین محاسبه ساعت کارکرد از کارت ساعتها ، درآوردن روز های غیبت ، تعداد مرخصی های رفته ، تعداد مرخصی های باقیمانده ، میزان اضافه کار ، شیفت های آمده ، کارکرد روزهای تعطیل همه باید توسط این واحد به دقت انجام شده تا میزان پرداختی ها درست و قانونی باشد و حقی از کارگر و کارفرما ضایع نگردد .

( ارائه خدمات اداری و پرسنلی در شرکت حسابداری محاسبان تلاشگر خبره )

گاهی به خاطر عدم مهارت و اشتباه یک نفر ممکن است مشکلات حقوقی بزرگی برای کارفرما ایجاد شود برای همین توصیه میشود کارفرمایان برای نظارت بر واحد اداری و کارگزینی خود ، اطلاع از دستورالعمل ها و قوانین این حوزه ، عیب یابی در سیستم اداری و مالی ، بررسی اسناد و مدارک تهیه شده ، نظارت بر امر مهم قرارداد نویسی و بسیاری امور دیگر در این حوزه از شرکت ها و موسسات خدمات مالی و حسابداری مشاوره بگیرند تا با کمترین خطا این روند انجام و به نتیجه برسد .

شرکت محاسبان تلاشگر خبره با سال ها تجربه در خصوص مشاوره امور اداری و کارگزینی می تواند در همه موارد ذکر شده در سطور بالا کارفرمایان را راهنمایی و هدایت نماید و در واقع یک واحد کارگزینی سیار برای شرکت مورد نظر باشد .