تهیه پرونده پرسنلی به صورت دستی و مکانیزه

تهیه پرونده پرسنلی به صورت دستی و مکانیزه و نگهداری امن و محرمانه از محتویات آن

پرونده پرسنلی در واقع گاوصندوق اطلاعات کارکنان شرکت و صندوق اسرار آنها است . کلیه جزییات کاری و خانوادگی انها البته تا حدی که شرکت به آن نیاز دارد در این سند اداری قرار داشته و باید به صورت درست و اصولی نگهداری و بایگانی گردد . این اطلاعات می تواند در مورد سوابق کاری ، حقوقی ، سوء پیشینه ، اطلاعات مربوط به خانواده و تعداد اعضای آن و مشاغل آنان و بسیاری موارد دیگر باشد که کارفرمایان برای ارتباط بهتر با کارکنان خود از انها درخواست می کنند .

در واقع این فرایند جزو چرخه منابع انسانی بوده که مهترین رکن یک سازمان می باشد . البته منایع انسانی در هر سازمانی با توجه به تعداد پرسنل از وسعت و گستردگی متفاوتی برخوردار خواهد بود . منابع انسانی می تواند شامل مدیران در همه سطوح ، کارشناسان ، سرپرستان و کارمندان باشد و تشکیل پرونده پرسنلی برای همه رده ها و گروهها باید به صورت مجزا و تفکیک شده و با نوع خاصی از بایگانی ، انجام شود .

یک کارمند اداری باید بداند نظم دادن و سند زدن مدارک مربوط به هر گروه باید چطور انجام شود و البته پرونده هر یک از آنها در جای به خصوصی نگهداری شود و این موضوع در مراحل جستجو و استفاده های بعدی از این اسناد بسیار حائز اهمیت است . پرونده پرسنلی شاغلین در ادارات اعم از اینکه دولتی باشند یا خصوصی و در شرکت ها یا بنگاههای اقتصادی می تواند به صورت دستی با مکانیزه جمع آوری و نگهداری گردد .

حتما بخوانید : ارائه خدمات مالی و مالیاتی در شرکت حسابداری محاسبان تلاشگر خبره

تشکیل پرونده پرسنلی به صورت دستی

در روش دستی به خصوص اگر تعداد کارکنان زیاد باشد نیاز است افراد زیادی به این کار گمارده شوند و البته به میزان زیادی هم کاغذ و وقت و انرژی هدر میرود و زمان استهلاک اسناد در این روش بسیار کوتاه بوده و همچنین بررسی ها و جستجوهای بعدی در آن مشکل خواهد بود . روش تشکیل پرونده پرسنلی به صورت دستی و سنتی درسازمان هایی کارآمد است که نیروی انسانی کمی داشته و از روابط خارج سازمانی محدوی برخورد

ار هستند وگرنه در سازمان های بزرگ بهتر است این کار به روش مکانیزه انجام شود .

تشکیل پرونده پرسنلی به روش مکانیزه

در این روش نرم افزارهایی طراحی شده است که شما می توانید همه مدارک مربوط به پرسنل را در یک سامانه جامع و هماهنگ وارد کنید مثلا اسکن عکس یا شناسنامه یا کارت ملی انجام شده و در این سامانه بارگذاری میشود علاوه بر آن سایر اطلاعات در فرم هایی که در این نرم افزارها پیش بینی شده است وارد میشود و برای هر فرد یک پروفایل طراحی میشود و البته این نرم افزارها طور طراحی شده اند که امکان تغییرات لازم در پرونده پرسنلی در هر زمانی وجود داشته و پرونده های از رده خارج شده یا پرونده های کارکنان مستعفی ، اخراج شده هم قابل بایگانی می باشد. مزیت این روش در عدم استفاده از اسناد کاغذی ، استفاده از فضای کمتر ، کاهش پرسنلی که نیاز است در این بخش کار کنند و برخی موارد دیگر است در هر صورت امروزه دنیا به سمت مکانیزه کردن همه چیز رفته است و استفاده از روش های سنتی جز در موارد خاص و لازم توجیهی نمی تواند داشته باشد .

پرونده چیست ؟ پرونده پرسنلی چه تعریفی دارد ؟

به اسناد و مدارکی که با یک موضوع مشخص داخل یک پوشه یا کلاسور یا نظایر آن نگهداری میشوند گفته میشود که این نوع نگهداری باید از نوعی نظم و ترتیب خاص و ضابطه ای مشخص پیروی نماید.

وظایف افرادی که در قسمت تشکیل پرونده های پرسنلی کار می کنند چیست ؟

شرح وظایف افرادی که در اموراداری  مسئولیت تشکیل و نگهداری پرونده های پرسنلی را بر عهده دارند شامل موارد ذیل است :

• تهیه پوشه و زونکن یا کلاسور به تعداد لازم و ارسال درخواست خرید آن به انبار
• دریافت پوشه ها از انبار
• نصب و الصاق شماره پرسنلی هر فرد بر روی پوشه ها به صورت چاپی یا دستی که کاملا خوانا بوده و طوری نوشته شود که در مدت کوتاه از بین نرود .
• دریافت کلیه اسناد و مدارک لازم از پرسنل و جمع آوری انها
• تهیه یک فهرست از مدارک ارائه شده و الصاق نسخه چاپی آن در صفحه اول پوشه
• فهرست تهیه شده باید شماره گذاری شده باشد به طوری که هنگام جستجوی یک مدرک از روی شماره به راحتی پیدا شود .
• بایگانی کلیه مدارک داخل پوشه
• نگهداری پوشه بر اساس ترتیب خاص در محل مخصوص
• سرکشی و بررسی پوشه ها به منظور جلوگیری از خروج اسناد از داخل آن و بازبینی مدرک و رفع نواقص و کم و کسری ها

عموما چه مدارکی باید در پرونده پرسنلی جمع اوری شود ؟

• اصل و کپی از شناسنامه شخص شاغل در سازمان و همسر و فرزندان او ، این سند از اهمیت ویژه ای برخوردار بوده و باید حتما اخذ گردد و کپی باید از تمام صفحات شناسنامه گرفته شود
• اصل و کپی از کارت ملی شاغل و از کارت ملی همسر و فرزندان هم باید کپی تهیه شود
• رویت کارت پایان خدمت یا کارت معافیت دایم و دریافت کپی از آن و اگر معافیت پزشکی باشد باید علت معافیت کاملا مشخص گردد تا بر اساس سلامت و توانمندی های شخص به وی کار سپرده شود چون ممکن است شخص به علت بیماری خاص نتواند هر کاری را بر عهده بگیرد .
• رویت اصل مدرک تحصیلی و دریافت کپی از آن . آخرین مدرک تحصیلی برای تشکیل پرونده پرسنلی کفایت می کند و اگر شخصی تا دکترا ادامه تحصیل داده است نیاز نیست مدرک کارشناسی و ارشد هم اخذ شود دریافت مدرک دکترا از وی برای تکمیل پوشه مخصوص به آن کافی می باشد .
• کلیه مدارک آموزشی مرتبطی که شخص برای بدست اوردن شغل مورد نظر کسب کرده است برای وی امتیاز محسوب میشود و باید از وی اخذ شود و کپی آن در پوشه اختصاصی وی نگهداری گردد.
• کپی از سند ازدواج هم گاهی از اشخاص گرفته میشود تا بتوانند از مزایای مربوط به آن استفاده کنند البته این مورد الزامی نبوده و شرکتها بر اساس دستورالعمل های داخلی خود می توانند عمل کنند .
• چند قطعه عکس ، تعداد عکس ها بسته به نیاز بوده و می تواند بین دو تا ۶ قطعه عکس باشد . عکس ها برای نصب برروی کارت پرسنلی و ارسال به تامین اجتماعی یا اداره کار و برخی موارد دیگر گرفته میشوند .
• گواهی سلامت هم جزیی از مدارک پرونده پرسنلی است یعنی شخص قبل از اینکه شروع به کار کند باید بر اساس نوع شغل برخی معاینات پزشکی مانند تست شنوایی ، تنفسی ، بینایی و غیره را انجام داده و معرفی نامه پزشک مبنی بر سلامت خود را ارائه دهد این معرفی نامه در دو نسخه تهیه میشود یک نسخه آن در پرونده پرسنلی قرار میگیرد و نسخه دیگر در واحد ایمنی و بهداشت سازمان بایگانی خواهد شد تا در موقع لزوم به آن مراجعه شود .
• دریافت شماره حساب برای واریز حقوق ، این شماره حساب باید از بانکی باشد که شرکت با آن کار می کند و برای اینکه حقوق شخص داخل آن واریز شود گرفته میشود . برخی شرکتها اگر تعداد کارکنانشان خیلی زیاد باشد یک نفر از امور مالی مسئول دریافت شماره حساب و کارت عابر بانک پرسنل شده و با پر کردن فرم های مربوطه و اخذ امضا از شاغل کارهای مربوط به ان را انجام می دهد اما در اغلب موارد این کار به خود شخص سپرده میشود .

چه مدارکی در پرونده پرسنلی باید بایگانی گردد ؟

در ابتدای تشکیل پرونده پرسنلی یکسری مدارک که در بالا به آن اشاره شد جمع آوری و طبقه بندی و نگهداری می گردد اما وقتی شخص در سازمان شروع به کار می کند به مرور یکسری مدارک دیگر هم بوجود می آید که قطعا باید در پوشه مربوط به هر یک نگهداری گردد :

• فرم های مربوط به مرخصی روزانه ، ساعتی ، اضافه کاری ، تعطیل کاری ، ماموریت های درون و بیرون شهری
• فرم ها و نامه هایی که امور اداری به شخص ابلاغ کرده است باید یک کپی آن در پرونده پرسنلی شخص نگهداری گردد .
• قراداد های شخص باید در پرونده پرسنلی وی وجود داشته باشد یعنی همه قراداد ها از همان سالی که شروع به کار کرده است باید نگهداری و بایگانی گردد و امحاء شامل قراداد ها نمیشود.
• سرپرستان و مدیران ممکن است پرسنل خود را تشویق یا تنبیه کنند نامه های رسمی این تشویقات یا توبیخ ها باید به طور رسمی در پرونده پرسنلی شخص نگهداری شود و البته بهتر است یک نسخه به اداره کار و امور اجتماعی هم ارسال گردد .
• یکی دیگر از اسنادی که باید در پرونده پرسنلی بایگانی شود مدارک مربوط یه حوادث ناشی از کار فرد می باشد این مدارک شامل فرم حادثه داخل سازمانی ، فرم ارسالی به اداره کار و اموراجتماعی و بیمه تامین اجتماعی ، مدارک مربوط به دوره درمان و درمان های صورت گرفته و هزینه های مربوطه هستند که این مدارک جزو اسناد بسیار مهم بوده و در تعیین غرامت ها و پرداختی ها به کارگر تاثیر گذار هستند .
• اسناد و مدارک مربوط به دوران بیماری اشخاص هم باید در پرونده پرسنلی بایگانی گردد . مثلا اگر شخص یک هفته به علت کمر درد به مرخصی استعلاجی رفته است باید برگه استعلاجی آن و اسناد مربوط به بیماری و فرم مرخصی استعلاجی همه در پرونده پرسنلی نگهداری گردد و البته برخی از انها هم باید به سازمان بیمه تامین اجتماعی ارسال گردد .
• هر شغلی در هر واحد کاری از یک دستورالعمل کاری درست شده است یعنی وابسته به فرد نمی باشد و هر کسی در آن پست قرار بگیرد باید آن وظایف را انجام دهد این وظایف اصطلاحا شرح وظایف کار نامیده میشود که باید در پرونده پرسنلی هر شخصی موجود باشد و البته خود شخص هم نسبت به آن مطلع بوده و آموزش دیده باشد.
• وقتی شخصی در یک سازمان ماندگار میشود به مرور یکسری اسناد و مدارک دیگر هم به پرونده پرسنلی وی افزوده میشود که باید در حفظ و نگهداری آنها هم دقت کافی به عمل آید .

مدیریت اسناد در حوزه پرونده های پرسنلی و سایر مدارک چیست ؟

همانطور که در سطور بالا به آن اشاره شد با گسترش سازمان ها و ارتباطات آنها و متعاقب آن کثرت اسناد و مدارکی که آنها باید نگهداری و مراقبت نمایند بحث مدیریت اسناد و مدارک حایز اهمیت میشود . علاوه بر پرونده های پرسنلی در همه سازمان ها اسناد و مدارکی وجود دارد که طبقه بندی ، بایگانی و حفظ و نگهداری آنها با موجودیت سازمان ارتباط مستقیم دارد و کم و کاست در آنها می تواند حیات شرکت یا بنگاه اقتصادی را به خطر بیندازد . برای همین مدیریت اسناد و مدارک در سازمان ها و بهره مندی از دانش مربوط به آن باید از جایگاه ویژه ای برخوردار باشد .

چه اصولی باید در تشکیل پرونده های پرسنلی رعایت شود ؟

• برای راحتی کار و دستیابی آسانتر بهتر است هر پرونده یک چک لیست داشته باشد که ضمن اماده کردن مدارک چیزی از قلم نیفتد و البته داشتن یک خلاصه پرونده هم در ابتدای هر پرونده پرسنلی کار بسیار حرفه ای و خوبی است .
• مدارک بایگانی شده در پرونده پرسنلی باید با شکل خاص و معینی نگهداری شود و ترتیب مشخصی داشته باشد مثلا اول مدارک شناسنامه ای و بعد مدرک تحصیلی نگهداری شود و به همین ترتیب بایگانی صورت گیرد .
• در داخل پرونده پرسنلی باید وثیقه ای هایی که شخص به عنوان ضمانت گذاشته است هم قرار داده شود و همچینی طی یک چک لیست فهرست اموالی هم که هنگام ورود به شرکت تحویل گرفته است وجود داشته تا موقع تسویه حساب همه چیز مشخص و قابل پیگیری باشد .
• در نهایت باید فرم های ارزیابی سالانه یا ماهانه فرد برای تمدید قرارداد وی در پرونده پرسنلی نگهداری گردد البته این فرم ها در تعلق پاداش هم موثر بوده و جزو اسناد مهم هستند .

تهیه پرونده پرسنلی و اسناد و مدارک درون آن به هر شیوه ای که انجام شود باید کلیه جزییات و دستوالعمل ها در آن رعایت گردد تا کارفرما در موقع لزوم بتواند به آنها رجوع کند . انجام این امر مهم را کارفرمایان می توانند به موسسات خدمات مالی و حسابرسی واگذار کرده و موسسه خدمات مالی و حسابرسی و اداری محاسبان تلاشگر خبره می تواند در این خصوص مشاور و راهنمایی متخصص و مطمئن برای کارفرمایان عزیز باشد .

خدمات اداری و پرسنلی در شرکت حسابداری محاسبان تاشگر خبره