نصب ، راه اندازی و پشتیبانی انواع دستگاه های ساعت زنی و ورود و خروج کارکنان

محاسبه کارکرد پرسنل رکن اساسی در محاسبات حقوق و دستمزد آنها بوده و بدون این اصلا محاسبات امکان پذیر نخواهد بود کارکرد پرسنل از روی روزهای حضور وی در محل کار ، تعداد روزهایی که مرخصی رفته است ، روزهای غیبت از کار ، میزان ماموریت های ساعتی یا روزانه در داخل حوزه یا خارج از حوزه و برخی دیگر محاسبه میشود .

برای ثبت حضور و غیاب پرسنل و نیروهای کار می توان به روش دستی و سنتی و هم به روش مکانیزه عمل کرد در روش سنتی در حراست و نگهبانی شرکت یک دفتر وجود دارد که ورود و خروج و مرخصی و غیبت و ماموریت های نیروهای شرکت نوشته میشود و در پایان هر ماه واحد اداری و کارگزینی این دفتر را گرفته و از روی آن و برگه های مرخصی و ماموریت کارکرد پرسنل را حساب می کند .

امروزه روش دستی و سنتی تقریبا منسوخ شده است چرا که در این روش احتمال بروز خطا بسیار بوده و البته درصد تقلب و تخلف هم بالا می رود و در حال حاضر در شرکت هایی که نیروی کاری اندکی دارند مورد استفاده قرار میگیرد اما اغلب شرکت ها سعی کرده اند از روش های مکانیزه برای ثبت ورود و خروج پرسنل خود استفاده کنند در این روش دخالت نیروی انسانی به حداقل رسیده و احتمال بروز تخلف و خطا هم به میزان زیادی کاهش می یابد .

دستگاه ساعت زنی یا حضور و غیاب مکانیزه چیست و چه مزایایی دارد ؟

دستگاههای ساعت زنی یک ابزار الکترونیکی برای ثبت ورود و خروج ، مرخصی ها ، ماموریت های ساعتی و روزانه ، غیبت و ترک کار بوده و در سه نوع تشخیص دستگاه ساعت زنی بر اساس چهره ، دستگاه ساعت زنی اثر انگشت و دستگاه ساعت زنی کارتی در بازار موجود می باشند البته برخی از آنها به صورت تشخیص چهره و اثر انگشت به صورت همزمان عمل می کنند .

تمایل شرکت ها و بنگاههای اقتصادی به خصوص آنها که تعداد نیروی بالایی دارند به سمت دستگاههای ساعت زنی تشخیص چهره و اثر انگشت است چون امکان تقلب در این نمونه ها بسیار پایین بوده و در مقابل ضریب تقلب در دستگاههای کارت زنی بالا می باشد مزیت استفاده از دستگاههای ساعت زنی ثبت دقیق ورود و خروج پرسنل و جلوگیری از بروز هر گونه تخلف بوده و علاوه بر آن بررسی اطلاعات در پایاین ماه برای محاسبه کارکرد و حقوق و دستمزد به این شیوه بسیار راحتر و دقیق تر است .

چون دستگاههای ساعت زنی با یک سیستم یکپارچه به شبکه واحد اداری و منابع انسانی و کارگزینی متصل بوده و انها می توانند به اطلاعات ثبت شده تسلط کامل و دسترسی داشته باشند و در مواقع لزوم بررسی و محاسبات لازم را انجام دهند البته نیروهایی که در کارگزینی کار می کنند باید اشخاص امین و درستکاری باشند چون امکان دست بردن در اطلاعات توسط این اشخاص وجود خواهد داشت به نظر می رسد وجود یک واحد نظارتی دایمی بر کارکرد واحد مالی و اداری امری ضروری بوده و کارفرمایان باید به این مطلب توجه ویژه داشته باشند .

حتما بخوانید : ارائه خدمات مالی و مالیاتی در شرکت حسابداری محاسبان تلاشگر خبره

هر شرکت باید چه مدل دستگاهی ساعت زنی را برای حضور و غیاب پرسنل خود خریداری کند ؟

اینکه دستگاه خاصی برای شرکت خاصی طراحی شود امکان پذیر نبوده و همانطور که در سطور بالا اشاره شد دستگاههای موجود در بازار در سه نوع کارت زنی ، تشخیص چهره و تشخیص اثر انگشت ساخته می شوند و هر شرکت می تواند بر اساس بودجه و نیاز خود یکی از آنها را انتخاب کند ولی دو مورد آخر به دلیل امنیت بالاتر بیشتر توصبه میشود .

احراز هویت پرسنل شرکت بوسیله دستگاههای ساعت زنی ورود و خروج چگونه انجام میشود؟

در ابتدای نصب و راه اندازی دستگاههای ساعت زنی حضور و غیاب کارشناسان موسسه برای برنامه ریزی اولیه به شرکت امده و برای هر شخص یک پروفایل طراحی میشود یعنی هر شخص در این دستگاه صاحب یک کد ، عکس و یا اثر انگشت میشود و صفحه ای برای آن تعریف می گردد .

بعد تست دستگاه و خطاگیری در موقع استفاده وقتی شخص انگشت تعریف شده خود را روی دستگاه بگذارد یا چهره خود را مقابل دستگاه بگیرد دستگاه شخص را شناسایی کرده و ساعت ورود و یا خروج آن را ثبت می کند . در این دستگاهها امکان لو رفتن کد های تعریف شده بسیار ناچیز است و علاوه بر آن خرابی و توقف دستگاه مگر در موارد نادر اتفاق نمی افتد .

آنچه که استفاده از این ابزار را در محیط های کار همه گیر کرده است امنیت بالای آن بوده به طور که کپی اطلاعات از روی حافظه ان امکان پذیر نبوده و قطعا دستگاه گم نمیشود .

در صنایع و شرکت های تولیدی بهتر است از چه نوع دستگاه ساعت زنی ورود و خروج استفاده شود ؟

شرکت های تولیدی به خصوص ان شرکت هایی که فرایند خشن و سختی دارند و کار یدی و دستی در بین کارگران به وفور انجام میشود باعث شده دستان کارگران به مرور زبر و خشن گردیده و خطوط آن تغییر کرده یاحتی محو شود در این صنایع استفاده از دستگاه اثر انگشت انتخاب خوبی نخواهد بود زیرا بعد از مدتی کارایی خود را از دست داده و اثر انگشت پرسنل خوانده نمیشود و کارفرما مجبور است نوع دیگری از این دستگاهها را برای سازمان خریداری نماید. پس بهتر است از همان ابتدا دستگاه ساعت زنی تشخیص چهره برای سازمان تهیه شده و چهره هر شخص برای دستگاه تعریف گردد و دخالت دست و اثر آن وجود نداشته باشد البته در این شرکت ها گاهی برخی نیروها دچار معلولیت هایی در ناحیه دست و انگشتان هستند که باز هم امکان استفاده از اثر انگشت برای آنها وجود ندارد برای همین روش چهره منطقی تر و کاربردی تر خواهد بود .

در ادارات و سازمان های خدماتی چه دستگاه ساعت زنی حضور و غیابی مناسب تر است ؟

در این نوع سازمان ها به دلیل خدماتی بودن استفاده از دستگاه اثر انگشت منعی نخواهد داشت و اگر کارمندان دچار معلولیت یا مشکلاتی نظر کارخانه های تولیدی نباشند می توانند از آن استفاده کنند .

چه خطاهایی ممکن است در دستگاه ساعت زنی ورود و خروج تشخیص چهره بوجود آید ؟

گاهی محل قرار گیری دستگاه ساعت زنی حضورو غیاب به خوبی انتخاب نمیشود و برای همین امکان بروز خطا وجود خواهد داشت دستگاه باید در ارتفاعی قرار بگیرد که بلند قد ترین و کوتاه قدترین افراد سازمان به راحتی بتوانند از ان استفاده کرده و تشخیص چهره انها به راحتی و درستی انجام شود .

به صورت استاندارد عموما این دستگاهها را در ارتفاع ۱۲۰ سانتی متری قرار خواهند داد . شرایط دیگری که باید در مورد نصب دستگاههای ساعت زنی تشخیص چهره رعایت شود اینکه حتما باید به دور از نور مستقیم آفتاب و باد و باران و خاک قرار داشته باشند و در محیط های بسته نظیر اتاق نگهبانی یا کانکس جداگانه نصب گردند چون این دستگاهها باید کالیبره باشند قرار گرفتن در معرض نور و باد و باران به سرعت کالیبره انها را بهم ریخته و اطلاعات با خطا ثبت میشود .

دستگاههای ساعت زنی برقی در صورت قطع برق چگونه عمل می کنند ؟

دستگاههای ساعت زنی حضورو غیاب برقی به دلیل اینکه دارای باطری پشتیبان نیستند در هنگام قطع برق نمی توانند ثبت اطلاعات را انجام دهند اما در خصوص اطلاعات ذخیره شده آنها مشکلی پیش نخواهد آمد راهکاری که برای این دستگاهها می توانید در هنگام قطع برق استفاده کنید یک باطری خارجی بوده که به صورت UPS به دستگاه وصل میشود و تا ۴۸ ساعت دستگاه را شارژ و قابل استفاده می کند .

نحوه ثبت مرخصی و ماموریت در این دستگاهها به چه شکلی انجام میشود ؟

تا چند سال قبل این دستگاهها مرخصی و ماموریت ها و غیبت ها را در پایان ماه با هم جمع می کردند و پرسنل اداری و کارگزینی با بررسی برگه هایی که به صورت جداگانه برای مرخصی یا ماموریت به اداری می رسید آنها را تفکیک کرده و جمع میزدند اما از سال ۹۱ به بعد این دستگاهها مرخصی و ماموریت ها را به صورت جداگانه جمع زده و گزارش گیری می کنند .

آیا همه اشخاص تعریف شده در این دستگاههای ساعت زنی امکان دسترسی به اطلاعات حضور و غیاب خود را خواهند داشت ؟

خیر . اطلاعات دستگاههای ساعت زنی در حافظه دستگاه ذخیره شده و فقط افراد خاصی می توانند به آن دسترسی داشته باشند مگر اینکه شخص درخواست کتبی برای مشاهده اطلاعات خود را به مدیریت داده و در صورت موافقت این امر امکان پذیر خواهد بود. این موضوع زمانی پیش می اید که اختلاف نظری بین اداری و شخص در مورد ساعات کارکرد یا مرخصی و ماموریت رخ دهد .

آیا امکان دارد با وجود تشخیص چهره اطلاعات در حافظه دستگاه ساعت زنی ثبت نشود ؟

بله این امکان وجود دارد و در صورت بروز یک چنین خطایی باید سریعا موضوع به واحد پشتیبانی دستگاه اطلاع رسانی شود تا در اولین فرصت مشکل رفع گردد .

در سیستم شناور ثبت ورود و خروج به چه شکلی انجام میشود ؟

در برخی سازمان ها سیستم حضور و غیاب به صورت شناور است یعنی ورود و خروج کارکنان از ساعت ۱۵:۳۰ تا ۱۶ جبران میشود مثلا اگر شخصی ساعت ۸:۰۵ دقیقه وارد شرکت شود و برای این ۵ دقیقه مرخصی درخواست بدهد سیستم از ساعت ۷:۳۰ برای او مرخصی رد می کند و کسر کار نخواهد خورد اما اگر مرخصی درخواست ندهد به میزان ۵ دقیقه برای وی کسر کار خواهد خورد در حالت اول که مرخصی رد کرده است ۵ دقیقه دیرکرد از ساعت ۱۵:۳۰ تا ۱۶ برای شخص جبران میشود .

گاهی اطلاعات در شبکه مرکزی دیده نمیشود علت چیست ؟

دستگاههای ساعت زنی روزانه اطلاعات خود را به کامپیوتر مرکزی انتقال داده و تخلیه میشوند اگر در پایان روز این اطلاعات در رایانه مرکزی دیده نشد یعنی اطلاعات تخلیه نشده و این ارتباط بین دستگاه و شبکه مرکزی برقرار نگردیده است و باید سیستم شبکه سازمان مورد بررسی قرار بگیرد .

اگر شخصی فراموش کند ورود و یا خروج خود را در دستگاه ساعت زنی ثبت کند چه کاری میتوان انجام داد ؟

ثبت بعد از ساعت خروج یا ورود غیر قانونی بوده و باید به صورت کتبی ساعت ورود به مدیریت اعلام و تایید شود تا توسط واحد ادرای ثبت انجام گردد انجام این کار فقط به دستور مدیریت و واحد اداری امکان پذیر است .

دستگاههای کارت زنی حضور و غیاب چه ایراداتی می توانند پیدا کنند ؟

این دستگاهها چون دارای کارت مرخصی و کارت ماموریت به صورت جداگانه هستند هر شخصی که می خواهد به مرخصی یا ماموریت برود اول باید این کارتها را به دستگاه کشیده و بعد کارت تردد خود را بکشد اگر اتفاق افتاد که کارت مرخصی و یا ماموریت کار نکرد باید شماره دستگاه و شماره کارت به واحد پشتیبانی دستگاه اعلام تا ایراد بوجود آمده رفع گردد و خود کارکنان اقدام به دستکاری دستگاه نکنند .

اگر شخص کارت تردد خود را گم کند چطور می تواند حضور و غیاب خود را ثبت نماید ؟

شخص ناظر به کارت زنی می تواند با زدن نشانگری که جهت پایین را نشان می دهد دگمه ENTER را زده و در این صورت شخص می تواند اثر انگشت خود را روی سنسور دستگاه ثبت کند .

بررسی اطلاعات وارد شده با سیستم ساعت زنی در چه ساعت هایی باید انجام شود ؟

عموما این کار در سازمان ها و شرکت ها بین ساعت ۹ تا ۱۰ صبح انجام میشود تا اگر مشکل یا نقصی مشاهده شد در همان روز برطرف گردد.

برای خرید و راه اندازی دستگاه  ساعت زنی حضور و غیاب باید چه کار بکنیم ؟

این دستگاهها باید از شرکت های معتبر و با واحد پشتیبانی قوی خریداری گردیده و شرکت های تولیدی و صنعتی، ادارات دولتی و خصوصی، بنگاههای اقتصادی می توانند از موسسه خدمات مالی و حسابداری و اداری محاسبان تلاشگر خبره انواع دستگاههای ساعت زنی را بخرند و مطمئن باشند.

این موسسه با واحد پشتیبانی قوی و متخصص خود در همه مراحل خرید ، نصب ، آزمایش و استفاده همراه مشتریان خود خواهد بود و در صورت بروز هر گونه مشکل و نقصی در سیستم سخت افزاری و نرم افزاری این دستگاهها به سرعت و در اولین فرصت اقدام به رفع اشکال خواهد نمود و البته این خدمات را با قیمتی منصافه و مقرون به صرفه در اختیار کارفرمایان قرار خواهد داد چون به هر حال شرط استفاده از هر تکنولوژی جدیدی مقرون به صرفه و اقتصادی بودن آن است .

( ارائه خدمات اداری و پرسنلی در شرکت حسابداری محاسبان تلاشگر خبره )