آموزش ثبت سند در حسابداری

ثبت سند در حسابداری

سند حسابداری در ابتدا به برگه ای گفته میشود که رویداد مالی در آن نوشته شده و شرح جزییات آن داده میشود در گذاشته همه امور مربوط به حسابداری و اسناد مربوط به آن به صوت دستی و سنتی انجام میشد اما با پیشرفت تکنولوژی و علوم مربوط به این حرفه روش های دستی آرام آرام مسوخ گردید و شرکتها و بنگاههای اقتصادی ترجیح دادند با علم روز پیش رفته و از روشهای جدید برای انجام و رتق و فتق مسایل مالی خود استفاده نمایند . سند حسابداری می تواند به صورت یک فرم اولیه باشد که فقط یک رویداد مالی در ان نوشته شده و بعد از اینکه از وقوع ان اطمینان حاصل شد در دفاتر قانونی نظیر دفتر کل و دفتر روزنامه و معین وارد گردد .

اشخاصی که در این حیطه کار می کنند باید کلیه مفاهیم این حرفه را شناخته و با آنها کار کرده باشند و بتوانند به تجزیه و تحلیل اسناد مختلف بپردازند . ثبت سند اولین و مهترین کاری است که در حسابداری انجام میشود و اگر استارت این کار درست زده نشود سایر معادلات و امور پیوست ان هم به اشتباه جلو رفته و همه امور بهم می ریزد برای همین شناخت مفاهیم این حوزه بسیار مهم و حائز توجه است .

حساب عموما به چه اسنادی گفته می شود و چه آیتم هایی دارد ؟

همانطور که بالا هم به آن اشاره شد هر رویداد مالی که رخ می دهد شرح آن در یک فرم جداگانه ثبت می گردد این رویداد مالی و ثبت آن را حساب می گویند حساب ها به هر شکل و در هر حجمی که باشند سه جزء مهم دارند که فردی که به این امور گمارده میشود باید آنها را خوب بشناسد و اشتباه نکند .

در فرم های ثبت همیشه یک عنوان حساب ، یک طرف بدهکار و یک طرف بستانکار وجود دارد . طرف بدهکار و بستانکار در این اسناد بسیار مهم هستند و اگر جابجا نوشته شوند می توانند در نتیجه کلیه مدارک دیگر نظیر صوت های مالی، ترازنامه و غیره هم تاثیر بگذارند. بعد مشخص شدن بدهکار و بستانکار بودن هر رویداد مالی باید به سراغ عناوین دیگر برویم این عناوین شامل دارایی ها ، بدهی ها ، درآمد ، حقوق صاحبان سرمایه و هزینه ها هستند .

حتما بخوانید : ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی

ثبت سند حسابداری با چه هدفی انجام می شود ؟

هر امری که در واحد مالی انجام میشود باید هدف مشخصی داشته و در نهایت به نتیجه مشخصی هم منجر شود ثبت در حسابداری با هدف گرداوری و جمع آوری اسناد و مدارک مالی و ایجاد نظم و انظباط در آنها انجام میشود تا این اسناد به مرور زمان از بین نرفته و دستکاری نشوند و همچنین مفقود نگردند . همه مدارک مالی باید حفظ و نگهداری شوند چون امور مربوط به مالیات ها و غیره همه بر اساس این مدارک انجام میشود و در صورت وجود نقصی در آنها می تواند جرایم سنگینی را برای شرکتها و بنگاههای اقتصادی به بار آورد . برای همین کارفرمایان این قسمت از امور شرکتهای خود را عموما به افراد متبحر و دارای دانش کافی می سپارند .

رویداد مالی چه به اموری گفته میشود ؟

همه فعالیت های مالی اعم از خرید ، فروش ، پراخت ها و دریافت که در سازمان و بنگاه اقتصادی منجر به تغییر در دارایی ها و بدهی ها و حقوق صاحبان سرمایه میشود را رویداد مالی می گویند . خرید می تواند خرید مواد اولیه ، کالا یا خدمات بوده و فروش هم می تواند به همین ترتیب فروش کالا ها و محصولات تولید شده و خدمات باشد دریافت ها و پرداخت های یک سازمان می تواند شامل پرداخت حقوق پرسنل ، پرداخت پول خرید مواد اولیه ، پرداخت هزینه های مربوط به اب و برق و گاز و غیره باشد و دریافت ها هم قطعا پولی است که به هر طریقی وارد سازمان می گردد.

اصلاح اسناد و مدارک مثبته در سازمان به چه مدارکی اطلاق میشود ؟

مدارکی مانند فاکتور خرید ، فاکتور فروش ، قبوض آب و برق ، گاز و تلفن و رسید بانکی و غیره که ثبت و نگهداری آنها مانند سایر مدارک ضروری می باشد را مدارک مثبته می گویند .

دفاتر قانونی شامل چه دفاتری بوده و چه اطلاعاتی در آنها ثبت می گردد ؟

رویداد های مالی باید در یک محل مشخص ثبت شود این محل بر اساس استاندارد های قانونی مشخص شده و قوانین خاصی هم باید در استفاده از انها رعایت گردند . دفتر روزنامه و دفتر کل و دفتر معین و دارایی دفاتری هستند که کلیه رویدادهای مالی در آنها نوشته و نگهداری میشود نحوه ثبت اطلاعات در این دفاتر قوانین و استاندارد های خاص خودش را دارد . دفتر روزنامه و دفتر کل دفاتر قانونی و رسمی بوده و دفتر معین و دارایی دفاتر غیر رسمی و یا کمکی محسوب میشوند .

دفتر روزنامه به چه دفتری گفته میشود ؟

دفتری که رویدادهای مالی به صورت روزانه و با ثبت دقیق جزییات در آن انجام میشود را دفتر روزنامه می گویند در دفتر روزنامه باید عنوان دقیق رویداد ، تاریخ وقوع آن و جزییات پرداختی ها و دریافتی ها مشخص باشد . دفتر روزنامه اولین سند رسمی ثبت مدارک و اطلاعات مالی بوده و از اهمیت ویژه ای برخوردار است و برای نگارش آن باید استاندارد های حسابداری کاملا رعایت گردد تا در بررسی های بازرسین مالی و مالیاتی قابل استناد باشد .

دفتر کل چیست و چه کارکردی دارد ؟

این دفتر دومین سند اطلاعات مالی بوده و کلیه رویداد های ثبت شده در دفتر روزنامه با رعایت استاندارد های خاصی به آن منتقل میشود . انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل به این شکل است که ابتدا دفتر کل شماره گذاری شده و پلمپ میشود بعد حساب های بدهکار به ترتیب تاریخ در دفتر روزنامه شناسایی شده و به همان شکل هم به دفتر کل منتقل می گردد یعنی شماره رویداد در ستون مربوطه نوشته شده و در ستون تاریخ ، تاریخ رویداد قید می گردد در مرحله بعد مبلغ بدهکار و بستانکار هم در ستون های تعیین شده وارد می گردند و شرح مختصری از رویداد هم نوشته میشود در ستون عطف دفتر کل شماره صفحه دفتر روزنامه قید می گردد تا بعدا به راحتی قابل رد یابی باشد این کار در دفتر روزنامه هم تکرار می گردد یعنی شماره صفحه دفتر کل در ستون عطف دفتر روزنامه ثبت می گردد درنهایت هم جمع بدهکار و بستانکار مشخص شده و در ستون تعیین شده نوشته میشود .

برای ثبت سند حسابداری باید چه مراحلی طی شود ؟

• در مرحله اول باید کلیه رویداد های مالی و اسناد مثبته شناسایی گردند هر فعالیتی که منجر به ورود یا خروج پول از سازمان گردد را رویداد مالی می گویند . بنابراین هیچ چیر نباید از قلم بیفتد از خریدن یک خودکار برای سازمان تا فروش محصولات تولید شده همگی رویداد مالی محسوب شده و باید ثبت و نگهداری شوند . آنچه که در مورد رویدادهای مالی باید نگهداری شود کلیه مدارک مربوط به آن است مثلا فاکتور های خرید یا فروش ، چک های دریافتی یا پرداختی ، سفته ، سند و هر چیز دیگری که مربوط به آن فعالیت های مالی میشود .
• در مرحله دوم ثبت اسناد باید کلیه اطلاعات ثبت شده تجزیه و تحلیل گردند تجزیه و تحلیل اطلاعات در فرایند های مالی از جایگاه مهمی برخوردار است زیرا تا وقتی این تجزیه تحلیل ها صورت نگیرد اسناد نگهداری شده حکم مدارک خام را داشته و به هیچ دردی نمیخورند تجزیه و تحلیل است که مدارک را قابل ارائه ، استناد و استفاده می نماید .
• بعد از اینکه همه رویداد های نوشته شد و مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفت باید برای رویت مقام های بالاتر چاپ شده و به تایید آنها برسد هر شخصی که در سازمان مجاز به بررسی این اسناد است باید آنها را رویت کرده و بعد از بررسی های لازم در صورت عدم نقص تایید و امضاء نماید تا این مدارک معتبر گردد .

دسته بندی دیگر حساب ها در موسسات و بنگاه های اقتصادی :

حساب های دایمی به چه حساب هایی گفته میشود ؟

یکسری از حساب ها هستند که محدود به یک دوره مالی خاص نمیشوند و در پایان سال بسته شده و به سال مالی بعد منتقل می گردند برخی از آنها مانند ترازنامه بوده که در پایان سال تهیه شده و بعد از بسته شدن به سال بعد منتقل میشود این حساب ها را حساب های واقعی هم می گویند و باید در تهیه آنها دقت کافی به عمل آید چرا که مورد استناد رویدادهای و ارزیابی های سال بعد هم قرار می گیرند .

حساب های موقتی به چه حساب های گفته میشوند ؟

حساب های موقتی حساب هایی هستند که در پایان سال بسته شده و به سال بعد منتقل نمی گردند این حساب ها  را حساب های اسمی هم می گویند ویژگی خاص حساب های موقتی این است که برای نشان دادن تغییرات افزایشی در حقوق صاحبان سرمایه ایجاد می گردند و قادر به نشان دادن تغییرات کاهشی این حقوق نیستند برای همین در پایان سال بسته شده و به سال بعد منتقل نمی گردند .

یکی از مهمترین حساب های موقتی حساب سود و زیان است. حساب سود و زیان از بررسی و ثبت درامد ناشی از خرید یا فروش ، هزینه های مستقیم ، هزینه های غیر مستقیم ، هزینه های ناشی از برگشت فروش ، تخفیفات ناشی از برگشت خرید ، تخفیفات ناشی از برگشت خرید ، تخفیفات فروش و خرید و برخی دیگر بدست می اید و در نهایت به حساب سرمایه منتقل میشود و چیزی از آن برای انتقال به دوره مالی بعد باقی نمی ماند برای همین حساب موقتی خوانده میشود .

حساب های مخلوط چه نوع حساب هایی هستند ؟

این حساب همانطور که نامش آن را معرفی می کند ترکیبی از حساب های موقت و دایمی بوده و در پایان سال بعد از اینکه تعدیلات لازم انجام شد آنهایی که موقت بودند بسته شده و به سال بعد منتقل نمی گردند و انهایی که دایمی هستند به دوره مالی سال بعد منتقل میشوند.

برای ثبت سند در حسابداری یک رویداد مالی باید چه اطلاعاتی داشته باشد ؟

• اول اینکه تاریخ رویداد مالی به صورت دقیق مشخص باشد .
• دفاتر قانونی شماره گذاری می گردند برای همین هر صفحه شماره مخصوص به خود داشته بنابراین رویدادی که در آن صفحه نوشته میشود هم همان شماره را میگیرد در نتیجه هر رویداد باید یک شماره سند اختصاصی برای خود داشته باشد .
• عنوان حساب کاملا مشخص باشد اینکه خرید است یا فروش یا پرداخت است یا دریافت
• نوع حساب باید مشخص شود یعنی آیا حساب بدهکار است یا اینکه بستانکار می باشد این موضوع باید به صورت دقیق تعیین گردد و اشتباهی در آن صورت نگیرد .
• شرح سند و نام موسسه اطلاعات دیگری هستند که در ثبت اسناد باید وجود داشته باشند .
• شماره مدرک و تاریخ مدرک و نام مشتری هم مشخص شده و در دفاتر ثبت گردد چون موسسه قطعا مشتری های زیادی داشته و باید نام همه انها به همراه مشخصات و در صورت نیاز کد اقتصادی موسسه انها وجود داشته باشد.
• سال مالی و نام مدیر عامل در اسناد باید معلوم باشد تا هم برای قابل فهم شود و هم بازرسین مربوطه هم بتوانند در صورت نیاز از آن استفاده کنند .

حتما بخوانید : صورت معاملات فصلی

صورت مغایرت بانکی چیست و چرا تهیه می شود ؟

در پایان هر ماه از حساب های شرکت و بنگاههای اقتصادی یک پرینت و گردش کامل گرفته میشود و این گردش مالی با دفاتر قانونی و ثبت های آن مقایسه شده تا در صورت بروز مغایرت شناسایی و بررسی گردد . این کار با هدف شناسایی مغایرت ها و پیگیری عموما چک های وصول نشده انجام میشود ضمن انکه وجود مغایرت در بررسی های بازرسین اداره مالیاتی می تواند سبب رد دفاتر قانونی و علی الراس شدن شرکت بشود .

ثبت اسناد مالی و حسابداری زیربنای این حرفه در همه شرکت ها و بنگاههای اقتصادی است و قطعا باید به اشخاصی سپرده شود که اشراف و تجربه کافی در این خصوص دارند و بهتر است در زمان های مشخصی هم دوره اموزشی برای این افراد تدارک دیده شود تا هم دانش آنها بروز شود و هم نواقص واحد خود را برطرف نمایند . شرکت ها و بنگاههای اقتصادی می توانند برای اموزش نیروهای خود در واحد حسابداری از موسات خدمات مالی و حسابداری بهره گرفته و واحد مالی و حسابداری خود را تحت کنترل و نظارت داشته باشند . موسسه خدمات مالی و حسابداری محاسبان تلاشگر خبره با در اختیار داشتن یک تیم خبره و متبحر آموزشی و اجرایی می تواند هم در زمینه آموزش و هم در خصوص ثبت اسناد مالی کارفرمایان عزیز را یاری برساند .