راهنمای مصور دریافت پلمپ دفاتر قانونی [ پاسخ به سوالات مهم ]

پلمب دفاتر قانونی ، یکی از الزامات شخصیت های حقوقی جهت ارائه هزینه و اظهار درآمد های خود است و ادارات مالیات در ۳۱ استان کشور، اظهار هزینه شرکت ها طبق ماده شش قانون تجارت را تنها از طریق اطلاعات مندرج در  دفاتر پلمب شده، می پذیرند. این دفاتر به صورت دفتر کل و روزنامه بوده  که بین ۵۰ تا ۲۰۰ برگ، حجم دارد و هر شرکت بر اساس نیاز سالانه خود، نسبت به خرید دفاتر  و پلمب ، اقدام  می کند. علت پلمب این است که اطلاعاتی به دفاتر قانونی شرکت ها، اضافه یا کم نشود. فک پلمب ، مصداق رد دفاتر و عدم پذیرش دفاتر قانونی و اظهارات هزینه شرکت ها بوده و موجب مالیات علی الراس خواهد شد.

کلیه شرکت هایی که کارکردی در سال مالی داشته باشند، باید عملکرد مالی خود را در این دفاتر به شرح ماوقع، کامل و شفاف تحریر کرده و با مدارک و مستندات مربوطه، ضمیمه پلمب دفاتر  نموده و در اختیار ممیزان مالیاتی قرار دهند. عدم دریافت، تکمیل و ارائه این دفاتر در موعد مقرر (اکثرا ۳۱  تیر هر سال)، موجب جرایم مالیاتی خواهد شد و از طرفی، همه معافیت ها و بخشودگی های مالیاتی مقرر در قانون مالیات، از شرکت هایی که پلمب دفاتر نداشته باشند، سلب خواهد شد.

شما اگر شرکت/موسسه دارید که هیچ فعالیت در یک سال مالی نداشته و اصطلاحا کارکرد صفر می باشد، می  بایست در مهلت قانونی، نسبت به دریافت پلمب دفاتر اقدام  و این دفاتر به صورت خالی و سفید در اختیار ممیز خود در اداره مالیاتی محدوده دفتر مرکزی شرکت قرار دهید. عدم تسلیم دفاتر پلمب بر اساس فراخوان سازمان امور مالیاتی کشور، در صورتی که هیچ  کارکردی هم نداشته باشید، مستوجب جرایم قانونی خواهد بود.

حتما بخوانید : مالیات حقوق و دستمزد چیست ؟ نحوه محاسبه مالیات حقوق

( پلمب دفاتر ، یک تکلیف قانونی است. تکمیل آن را به حرفه ای ها واگذار کنید)

توجه داشته باشید که کلیه  صفحات دفاتر قانونی شرکت ها، در اداره مالیات و ثبت شرکت ها پلمب می شوند و به این خاطر، دفاتر پلمب نامیده می شود. اگر شما برای دریافت این دفاتر پلمب و تنظیم صورت های مالی و امور حسابداری صنعتی، حسابداری خدماتی و پیمانکاری و مقولات مالیات بر ارزش افزوده، نیاز به مشاوره دارید، موسسه محاسبان تلاشگر خبره ، با سال ها تجربه موفق در مشاوره حرفه ای شرکت های مسئولیت محدود، سهامی خاص و سهامی عام در ۳۱ استان کشور، آماده ارائه خدمات به متقاضیان عزیز در اسرع وقت است.

فرق دفتر روزنامه با دفتر کل چیست؟

دفتر روزنامه، دفتری است که شرکت ها، ریز  هزینه ها و اطلاعات سود و زیان را به صورت روزانه درج می کنند. این اطلاعات باید مستند بر ادله و مدارک قانونی باشد تا ممیز و سرممیزان اداره مالیاتی را توجیه کند. اما دفتر کل، دفتری است که در آن ریز هزینه های دفتری، به صورت هفتگی وارد می شود و نیازی به ورود اطلاعات روزانه نیست.  دفاتر قانونی که به تایید سازمان امور مالیاتی رسیده است،  دفاتری هستند که در اداره ثبت اسناد،مطابق مواده ۱۱ و ۱۲ قانون تجارت، پلمب می شوند و دفتر مشاغل نیز از طرف ادارات امور اقتصادی و دارایی پلمب می شود.

حتما بخوانید : صورت معاملات فصلی چیست؟

چه زمانی باید دفاتر پلمب را اخذ کرد؟

دفاتر پلمب هر سال، سال قبل اعطا می شود. یعنی پیش از شروع سال مالی شرکت. مثلا برای دریافت پلمب دفاتر سال ۹۸ می بایست تا پایان سال ۹۷، نسبت به درخواست دریافت دفاتر اقدام کنید. درخواست شما باید در سال ۹۷ باشد. حتی اگر دفاتر در اوایل سال ۹۸ به دست شما برسد. ملاک، زمان اقدام است. اگر دفاتر شما پیش از پایان سال  مالی، تمام شود،  دفاتر جدید باید درخواست شود.

مدارک مورد نیاز اخذ دفاتر پلمب شرکت ها

مدارک به شرح زیر است:

• رونوشت شناسنامه و کارت ملی برابر اصل کلیه اعضای هیات مدیره و مدیرعامل در دفترخانه اسناد رسمی
• فایل اسکن روزنامه رسمی تاسیس شرکت
• فایل اسکن روزنامه رسمی آخرین تغییرات شرکت
• مهر شرکت
• تکمیل فرم اینترنتی

به چه دلایلی، دفاتر پلمب شرکت ها، رد می شود؟

دلایل زیادی برای عدم پذیرش دفاتر پلمب شرکت ها توسط ممیزان اداره مالیاتی وجود دارد که می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• استفاده از دفاتر سال های قبل در سال مالی جدید شرکت.
• ثبت اطلاعات غیر واقعی، غیر شفاف و غیر مستند در دفاتر پلمب سالانه.
• عدم ثبت صحیح فعالیت های مربوط به شعبه های مختلف در سال مالی در دفاتر پلمب شده
• وجود صفحات زیاد در دفاتر پلمب شده که مصداق سوء استفاده از دفاتر، تشخیص داده شود.
• عدم ثبت رشته ای از فعالیت های شرکت  (در صورت کشف آن از طرف ممیز)
• مخدوش کردن مندرجات دفاتر  به صورت پاک کردن اطلاعات یا محو کردن آن ها
• هر اقدامی که در دفاتر پلمب شده، مصداق فریبکاری و گول زدن ممیزان اداره دارایی باشد.
• عدم ارائه اطلاعات شفاف مستند به مدارک و ادله قانونی شرکت در سال مالی مورد نظر.
• فک پلمب موجب رد کامل دفاتر قانونی شرکت ها می شود. لذا در نگهداری ان کوشا باشید.

داشتن دفاتر پلمب شده، نشان دهنده الزام و احترام شما به قانون تجارت و عمل یه تکالیف قانونی مشمولان مالیات است. اگر فعالیت کسب و کار شما  طبق قانون، معاف از مالیات است، مثل مدارس، دانشگاه ها، آموزشگاه ها،ناشران و غیره، نیازی به  دریافت دفاتر پلمب شده ندارید. این افراد از پرداخت مالیات بر ارزش افزوده نیز معاف هستند.

جریمه عدم ارائه دفاتر چقدر است؟

طبق قانون، جریمه عدم ارائه دفاتر قانونی، معادل ۲۰ درصد مالیات متعلق بوده و اگر دفاتر پلمب شده شرکت، به دلایلی که در بالا گفته شد یا هر دلیلی، توسط ممیزان اداره دارایی رد شود، جریمه  ای معادل  ۱۰ درصد مالیات، در  نظر گرفته خواهد شد و این رقم می تواند هر سال، تغییر کند.

برای سفارش پلمب دفاتر چگونه اقدام کنیم؟

برای شروع ، باید اظهارنامه الکترونیکی مربوطه را در سایت سازمان ثبت اسناد و املاک قوه قضاییه تکمیل کنید. برای کسب  اطلاعات بیش تر به این نشانی مراجعه کنید که تصویر صفحه اول آن در عکس بالا به نمایش در آمده است.

اگر به بخش پذیرش اظهارنامه پلمب دفاتر قانونی مراجعه کنید، از شما خواسته می شود که ۵ قسمت مختلف به شرح  زیر را تکمیل کنید:

• ورود اطلاعات متقاضی با ذکر سال مالی، ماه مالی، روز مالی، شماره همراه
• ورود اطلاعات شخصیت حقوقی
• ورود اطلاعات تکمیل کننده اظهارنامه
• ورود اطلاعات کلیه اعضای هیات مدیره موسسه /شرکت بر اساس آخرین تغییرات روزنامه رسمی
• ارائه اطلاعات سمت هیات مدیره شرکت / موسسه

شما برای ارائه اظهارنامه الکترونیکی پلمب دفاتر قانونی، باید شناسه ملی  موسسه/شرکت را بدانید. برای این کار به سایت سامانه شناسه ملی اشخاص حقوقی کشور مراجعه کرده و با پر کردن اطلاعات در فرمی  که تصویر آن را در زیر مشاهده می کنید، شناسه ملی را دریافت کنید.

برای  دریافت  شناسه ملی شرکت،  باید شماره ثبت شرکت را داشته باشید و نام شرکت را در فرم اینترنتی وارد کنید. سازمان ثبت  کننده، نوع شخصیت،  اداره کل و واحد ثبتی نیز در صورت نیاز وارد کنید.

وقتی اطلاعات را وارد کردید، روی گزینه جستجو کلیک  کنید. سپس، شناسه ملی شرکت مورد نظر، نام شرکت و وضعیت (معتبر یا غیر معتبر) به نمایش در می آید. با شناسه ملی ۱۱ رقمی  که دریافت کردید، بقیه فرآیند اظهارنامه پلمب دفاتر قانونی را دنبال کنید.

اکنون با داشتن اطلاعات شناسه ملی شرکت، به صفحه اظهارنامه باز می گردیم/

اطلاعات را وارد کرده و روی گزینه گام بعدی، کلیک می کنیم.  صفحه ای که عکس آن در زیر مشاهده می شود، به نمایش در می آید.

همان طور که در تصویر بالا مشاهده می کنید، اطلاعات شخضیت حقوقی مرجع ثبت شرکت ها که متقاضی دفاتر پلمب است به نمایش در آمده است.  شامل تاریخ ثبت شرکت، شناسه ملی شرکت، نوع شرکت (اینجا مسئولیت محدود)، نشانی و واحد ثبتی در استان مربوطه.  با کلیک بر روی  بخش تایید اطلاعات شخصیت حقوقی، وارد گام بعدی می شوید.

توجه داشته باشید که دفاتر قانونی پس از پلمب الکترونیکی، فقط به نشانی قانونی اعلامی شخصیت خقوقی ارسال می شود. ملاک استناد نیز، اطلاعات مندرج در سایت ILENC.IR است. بنابراین اگر آدرس فعلی شما با آدرس اعلامی در این سایت، مغایرت دارد، با آگهی روزنامه رسمی خود به مرجع ثبتی در استان محل سکونت مراجعه کنید. اگر مرسوله حاوی دفاتر قانونی به هر دلیلی به دفاتر منخب پستی، برگشت بخورد، محموله دوباره با ارائه درخواست مکتوب اشخاص حقوقی با ارائه مستندات، ارسال می شود.  لذا تحویل دستی در باجه های پستی، ممنوع است.

در این قسمت، شماره پیگیری و وضعیت شرکت متقاضی پلمب دفاتر قانونی به نمایش در آمده  است. در این بخش،  باید اطلاعات اعضای هیات مدیره، شامل، تابعیت، نام، جنیست، کد پستی،نشانی، شماره ملی، تاریخ  تولید و شماره موبایل وارد شود.

پس از آن که این اطلاعات وارد شد، یک پیامک حاوی این مضمون از سرشماره ۲۰۱۲۱۲ برای شما ارسال خواهد شد:

اظهارنامه پلمب دفاتر تجاری  شما با شماره پیگیری .. . . . . . . . پذیرش موقت گردید. برای کسب اطلاعات بیش تر به سامانه  SSAA.IR مراجعه نمایید. (اداره ثبت شرکت ها و موسسات غیر تجاری .. . ). هزینه هر  پیام نیز ۵۰  تومان است.

وارد صفحه ای می شویم که تصویر آن در زیر به نمایش درآمده  است.

در این صفحه  باید اطلاعات زیر وارد شود:

• نوع شخصیت
• نام فارسی شرکت/موسسه
• نام انگلیسی
• تاریخ تولد
• جنسیت
• کد پستی
• نشانی
• شماره ملی و شماره همراه

اطلاعات وارده با سامانه ثبت احوال به صورت آنلاین چک می شود و اگر مغایرتی باشد به شما در همان صفحه اعلام می شود و به بخش بعدی ارجاع نخواهید شد. لذا در ورود اطلاعات دقت کنید.

اگر اطلاعات به درستی وارد شود، زیر صفحه ورود اطلاعات،  نام شخصی که اطلاعاتش  وارد شده، به نمایش در می آید که در عکس بالا مشاهده می کنید. وقتی اطلاعات مربوطه وارد شد، روی گزینه گام بعدی کلیک  کنید تا صفحه ای که عکس آن در تصویر  زیر ارائه شده است، به نمایش در آید.

در این صفحه، باید اطلاعات اعضا هیات مدیره را بر اساس آخرین تغییرات روزنامه رسمی وارد کنید. اگر فردی از هیات مدیره است و خارج از شرکا می باشد  نیز اطلاعاتش وارد شود. تاریخ  شروع سمت و وضعیت حق امضا (ندارد یا حق امضا اوراق بهادار و تعهدآور) مشخص شود. مدت تصدی عضو هیات مدیره نیز باید مشخص شود.

وقتی این اطلاعات را وارد کردید، روی گزینه گام بعدی کلیک  کنید تا صفحه ای که عکس  آن در تصویر زیر ارائه شده است، به نمایش در آید.

شما در این قسمت، بایستی نوع دفتر و تعداد برگ های دفتر و تعداد دفتر را مشخص کنید. نوع دفتر، به صورت دفتر کل یا رروزنامه بوده و تعداد برگ های دفاتر نیز ۵۰، ۱۰۰  و ۲۰۰ است. وقتی انتخاب کردید، روی گزینه ذخیره دفاتر  مورد تقاضا کلیک کنید تا وارد صفحه بعدی شوید.

نکاتی که باید توجه کنید به شرح زیر است:

• اگر دفتری انتخاب کردید که صفحاتش پس از ورود اطلاعات در سال مالی مزبور کم بود، امکان سفارش درخواست در سال مالی بعد را دوباره ندارید.
• متقاضی دفاتر خاص، بایستی دفاتر تهیه شده خود را به اداره پست مرکز استان تحویل دهد.
• متقاضیان تهرانی بایستی دفاتر خاص تهیه شده را به پست چهار راه لشکر تحویل دهند.
• شما باید هم دفتر روزنامه و هم دفتر کل پلمب شده را باید مشخص کنید و تعداد آن ها نیز ذکر  کنید.

حال روی  گزینه گام بعدی کلیک  کنید. بخش آخر، تایید صحت اطلاعات ورودی است که می بایست در گام نهایی بررسی شود تا برگه تایید ورود اطلاعات و پرداخت هزینه ها برای شما به نمایش در آید.

پس از تکمیل اطلاعات در سامانه و انجام درست مراحل اینترنتی بر اساس آن چه در  این گفتار ارئه شد، می بایست روی بخش پذیرش نهایی کلیک کرده تا اصل اظهارنامه الکترونیکی پلمب دفاتر را دانلود، مهر و امضا کنید و با مدارک درخواستی، به اداره پست تحویل دهید تا اداره پست، دفاتر پلمب بر  اساس نیاز اعلامی شما را که در سامانه اعلام کردید، برایتان ارسال کند.

حال می بایست شماره پیگیری و تاریخ  تحویل مدارک به پست را در سامانه درج کنید تا اجازه پرداخت وجه دفاتر و پلمب ٖآن ها برای شما صادر شود تا پرداخت اینترنتی انجام دهید.

نمونه فرم گواهی پلمب دفاتر شرکت

/خانم/آقا

دفاتر خود را در تاریخ……………تحت شماره…………………در این اداره کل پلمب نموده است. این گواهی حسب درخواست متقاضی جهت ارائه به …………………………صادر گردیده است.

اداره ثبت شرکت ها و موسسات غیر تجاری

پاسخ به سوالات متداول در خصوص پلمب دفاتر

دفاتر پلمب را چگونه باید پر کرد؟

دفاتر پلمب توسط حسابداران، تکمیل می شود و این تکمیل، بایستی مبتنی بر مدارک و ادله قانونی باشد تا زمینه و بستر رد دفاتر قانونی و جرایم مرتبط را که قانون برای افراد مشمول مالیات تعیین کرده است، فراهم نشود. کارشناسان شرکت محاسبان تجارت خبره، آماده ارائه راهنمایی و خدمات تنظیم دفاتر قانونی شرکت ها در سراسر کشور است.

شرکت ما در سال ۹۷، هیچ فعالیتی نداشته است. آیا باید دفاتر پلمب اخذ شود؟

همان طور که در این گفتار متذکر شدیم، اخذ دفاتر پلمب قانونی برای کلیه شرکت ها و موسسات الزامی است. حتی اگر هیچ کارکردی نداشته باشید. اظهارنامه عدم فعالیت باید در کنار دفاتر پلمب در اختیار ممیزان اداره مالیاتی قرار بگیرد.

اعضای هیات مدیره، بیمه اجباری بوده و شرکت کارکردی نداشته است. آیا باید دفاتر پلمب تکمیل شود؟

بله. چون اعضای هیات مدیره، بیمه دفتر مرکزی هستند و بیمه  بر مبنای حقوق ماهانه پرداخت می شود، لذا تکمیل دفاتر قانونی پلمب شده و اظهارنامه مالیاتی الزامی است و عدم ارائه، مستوجب جریمه های قانونی شده و مشکلاتی بعدی را به همراه خواهد داشت. ضمنا، افرادی که طبق قانون کار، مشمول بیمه اجباری هستند، می بایست بیمه آن ها پرداخت و این پرداخت بیمه، مستوجب ارائه کارکرد و کسر مالیات است که باید در این دفاتر قید شود.

جهت دریافت دفاتر پلمب ، حضور شخص مدیرعامل یا رییس هیات مدیره الزامی است؟

خیر.

چه شرکت حسابداری، صلاحیت تکمیل اطلاعات دفاتر پلمب را دارد؟

شرکتی که مجوز قانونی داشته و دفاتر پلمب شرکت ها و موسسات را در سال های قبل، به درستی تکمیل کرده و گزارشی از رد دفاتر تکمیل شده، واصل نشده باشد. ریزه کاری هایی که برای تکمیل دفاتر پلمب نیاز است تا مورد قبول  ممیزان دارایی قرار بگیرد، توسط  کارشناسان موسسه محاسبان تلاشگر خبره اعمال می شود.

سال مالی که باید در فرم اینترنتی اظهارنامه پلمب دفاتر قانونی درج شود، سال ثبت شرکت است یا سال مالی بعدی؟

سال مالی، منظور تاریخ شروع دوره مالی است که در اساس نامه شرکت قید شده است و تاریخ ثبت شرکت مد نظر نیست.

اگر تاریخ اشتباه برای پلمب دفاتر قانونی درج شود، امکان اصلاح وجود دارد؟

خیر. دفاتر دریافتی قابل استفاده و استناد است و برای سال ۹۸ هم باید دفاتر قانونی را تا آخر اسفند ۹۷ درخواست دهید.

برای دریافت پلمب دفاتر قانونی سال ۹۸، از چه زمانی فرصت داریم؟

برای پلمب دفاتر قانونی از ۱۵ فروردین تا ۲۹ اسفند فرصت خواهید داشت. هزینه دریافت این دفاتر سال ۹۸ بر  اساس اطلاعات سیستم، ۴۰ تا ۵۰ هزار تومان است و تا ۲۹ اسفند ۹۷ فرصت پرداخت دارید.

آیا فروش های کالایی و خدماتی سال قبل که امسال وصول شده است، باید در دفاتر ثبت شود؟

بله. در صورتی که شخصیت حقوقی هستید، باید وصولی های سال  های قبل که در امسال رخ داده است، در دفاتر وارد شود. توجه داشته باشید که از نظر حسابداری، کلیه دریافتی  های  فروش سال  های قبل ، اگر در حساب های دریافتنی منعکس نشده باشد، باید به حساب معین تعدیلات سنواتی که زیر مجموعه حساب  کل سود و زیان انباشته است، بستکار گردد.

چند بار به سامانه اظهارنامه الکترونیکی پلمب دفاتر مراجعه کرده و با خطا مواجه شدم. چه باید کرد؟

متقاضیانی که درخواست پلمب را به روزهای پایانی هر سال، منتقل می کنند، به دلیل حجم بالای تقاضا در این بازه زمانی از سراسر کشور، موجب ترافیک سنگین در سامانه مرکزی شده که این موضوع پس از بروز اختلال جزیی، رفع می شود.  اما اگر مشکلات فنی سامانه، همه گیر بود و شما نتوانستید درخواست خود را تا ۲۹ اسفند، ثبت کنید و به اوایل فروردین منتقل شد، ثبت سند ها را از تاریخ ثبت درخواست دفاتر پلمب شده در سامانه، شروع کنید.

کلیه امور مربوط به پلمب دفاتر تجاری در کوتاه ترین زمان ممکن توسط تیم های مجرب و کارآزموده شرکت محاسبان تجارت خبره انجام می شود. شما می توانید با کارشناسان ما در ساعات اداری تماس بگیرید تا اطلاعات لازم در اختیار شما قرار بگیرد.