تنخواه گردان حسابداری یکی از مفاهیم کلیدی در سیستمهای مالی و اداری شرکتهاست که نقش مهمی در مدیریت نقدینگی روزمره ایفا میکند. بسیاری از سازمانها برای پرداختهای کوچک و فوری مثل هزینههای اداری، خرید ملزومات یا پرداختهای پیشبینینشده، به جای استفاده مستقیم از صندوق یا حساب اصلی، از حساب تنخواه گردان بهره میبرند. همین موضوع باعث میشود کنترل، ثبت و گزارشدهی این پرداختها اهمیت ویژهای پیدا کند.
در این مقاله قرار است به طور کامل بررسی کنیم که تنخواه چیست، تنخواه گردان کیست و چه کاربردی در خدمات حسابداری دارد. سپس به سراغ مسئولیتهای تنخواهدار، فرآیند افتتاح حساب تنخواه گردان، روشهای مختلف تنخواه گردانی و نحوه ثبت و تسویه آن در پایان سال مالی میرویم. در ادامه تفاوتهای صندوق و تنخواه گردان، نکات مهم در مدیریت این حساب و حتی نقش نرم افزار تنخواه گردان در سادهسازی فرآیندهای مالی را مرور خواهیم کرد.
هدف این مطلب این است که هم حسابداران تازهکار و هم مدیران مالی باتجربه بتوانند درک روشنی از ماهیت تنخواه گردان داشته باشند و بدانند چطور میتوانند با رعایت اصول درست، شفافیت مالی بیشتری در سازمان ایجاد کنند.
تنخواه چیست؟
تنخواه ، مبلغی ثابت و از قبل مشخص شده بوده که به صورت نقدی یا واریز به حساب یک متصدی توزیع این مبالغ، اختصاص پیدا می کند و به تناسب پرداخت های نقدی شرکت/موسسه/سازمان، به منظور خرید یا هزینه های مشخصی پرداخت می شود. در یک بازه زمانی، بایستی تسویه شود.
در بسیاری از پروژه ها یا شرکت ها و موسسات دولتی یا خصوصی، به منظور پرداخت های جزیی که حد آن را واحد حسابداری و مدیریت مجموعه مشخص می کند، مقداری وجه مورد نیاز است که نباید برای دریافت مستمر آن توسط اشخاص حقیقی یا حقوقی، روال ثبت سند و اخذ تاییدیه و صدور چک و امثالهم را به دلیل صرف هزینه و زمان، انجام داد.
تنخواه گردان کیست و چه مسئولیتهایی دارد؟
در حسابداری، تنخواه گردان شخصی است که وظیفه نگهداری و مدیریت وجوه نقد تخصیصدادهشده برای پرداختهای روزمره را بر عهده دارد. این فرد، که اغلب با عنوان “مسئول تنخواه” یا “کارپرداز” شناخته میشود، باید تمام هزینهها و پرداختها را مطابق با دستورالعمل تنخواه ثبت و گزارش کند. وظایف اصلی او شامل دریافت وجه نقد اولیه، پرداخت هزینههای جزئی، نگهداری اسناد و مدارک مربوط به هزینهها و ارائه گزارش شفاف از گردش مالی تنخواه گردان در حسابداری است. دقت و امانتداری مسئول تنخواه اهمیت ویژهای دارد، زیرا کوچکترین خطا میتواند موجب اختلاف در حسابهای مالی شود.
این افراد، معمولا کارپردازان یا ماموران خرید مستقر در سازمان و شرکت و پروژه ها بوده که مجاز به دریافت وجه نقد از صندق به منظور تخصیص منابع ریالی به رویداد های مالی هستند. این افراد معمولا از مستخدمین رسمی شرکت بوده و مدرک تحصیلی دیپلم داشته و صلاحیت و توانایی لازم را در تخصیص وجوه نقد به افراد واجد شرایط به منظور خرید کالا و خدمات دارند. ۲ سال سابقه کارپردازی، معمولا پیش نیاز ورود به این عرصه می باشد.
حتما بخوانید: اظهارنامه مالیاتی چیست؟
به دلیل این که این وجوه، جزیی و مستمر است و محل هزینه کرد هم در طول روز، نامشخص است، بنابراین به منظور کنترل و نظارت روی چنین وجوهی و هم چنین به جهت کاهش تعاملات واحدهای شرکت /موسسه با واحد حسابداری، وجهی در اختیار مسئولان واحدها یا کارمندان یا مدیران پروژه ها قرار می گیرد تا به صلاحدید خود هزینه کنند.
این مبالغ، تنخواه گردان (petty cash) است. در پایان هر ماه، بایستی ریز هزینه کرد های صورت گرفته توسط تنخواه گردان، به واحد حسابداری ارسال تا پس از بررسی ریز هزینه کرد مستند به مدارک مثبته و تایید مدیریت مالی، تنخواه تسویه شود.
هر هزینه ای که تنخواه دار، پرداخت کرده و مورد قبول واحد مالی یا مدیریت یا مدیر پروژه یا هر مسئولی که نظارت بر تخصیص منابع تنخواه گردان دارد، قرار نگیرد، در فهرست بدهکاری تنخواه دار قرار می گیرد که از بستانکاری وی کسر می شود. لذا مدیریت تنخواه ، کار دشواری و سختی کار زمان عیان می شود که شما بایستی در یک پروژه، روزانه میلیون ها تومان به عنوان تنخواه ، هزینه کرده و لیست پرداختی ها را در آخر ماه به ترتیب تاریخ وقوع و شرح پرداخت،در اختیار مسئول خود قرار دهید تا ممیزی کند.
فرآیند افتتاح حساب تنخواه گردان
افتتاح حساب تنخواه گردان معمولاً با دستور مدیریت یا بخش مالی آغاز میشود. در این مرحله مبلغ مشخصی به عنوان تنخواه به مسئول مربوطه تحویل داده میشود و در حسابها تحت عنوان حساب تنخواه گردان ثبت میشود. این فرآیند ممکن است شامل اخذ تضمین یا تعهد کتبی از مسئول تنخواه نیز باشد تا اطمینان حاصل شود که وجوه در مسیر درست هزینه میشوند. سند تنخواه و نمونه فرمهای مربوط به تحویل وجه، بخش مهمی از این مرحله هستند.
روشهای تنخواه گردانی
تنخواه گردان به روش متغیر :
در این روش سقف مبلغی که به عنوان تنخواه در اختیار تنخواه گردان قرار میگیرد توسط مدیران ارشد سازمان تعیین میشود و زمان مشخصی هم برای مصرف آن با توجه به حجم خرید های شرکت و ضروریاتی که در یخشنامه های داخلی پیش بینی شده است تعیین می گردد . این نوع حساب تنخواه گردان در مدت تعیین شده مصرف و اسناد و مدارک ان ثبت و نگهداری و در پایان مدت تعیین شده رسیدگی و بسته میشود .
تنخواه گردان به روش ثابت:
در روش تنخواه گردان ثابت مبلغ مورد نظر برای تنخواه با توجه به الزامات سازمان تعیین میشود . مسئول تنخواه گردان از محل این اعتبار هزینه های لازم را انجام می دهد و مدارک هزینه های انجام شده را به حسابداری تحویل می دهد و بعد حسابداری بعد از بررسی اسناد و مدارک چکی در وجه تنخواه گردان صادر کرده در نتیجه این حساب در طول دوره مالی بابت انجام هزینه ، هیچ گونه گردش مالی نداشته و رقمی در آن ثبت نشده ور پایان دوره مالی هم بسته میشود.
انتخاب روش تنخواه گردانی بستگی به نوع فعالیت شرکت حسابداری و حجم پرداختهای نقدی دارد. در هر دو حالت، شفافیت در ثبت و ارائه گزارشهای مالی از الزامات اساسی است تا ممیزی و کنترل داخلی بهدرستی انجام شود.
ثبت سیستم عملیات حسابداری تنخواه گردان
ثبت تنخواه در حسابداری یکی از حساسترین بخشهای کار است. تمامی پرداختهای انجامشده باید بهصورت دقیق در دفاتر مالی و یا نرم افزار تنخواه گردان ثبت شوند. این عملیات معمولاً شامل ثبت سند تنخواه گردان، ثبت هزینههای جزئی و پیوست کردن مستندات مربوط به هر پرداخت است. در پایان دوره مالی، گردش مالی تنخواه بررسی شده و مانده باقیمانده یا کسری احتمالی مشخص میگردد. با این کار، حساب تنخواه گردان بهطور شفاف بسته و برای دوره بعدی آماده میشود.
۱۲ وظیفه تنخواه دار چیست؟
- کسب اعتبار لازم برای تخصیص وجوه نقد به هزینه های مورد نیاز برای خرید کالا و خدمات.
- انجام هزینه بعد از دریافت دستور از سوی مافوق
- دریافت اسناد و مدارک قانونی که نشان دهنده اصالت هزینه باشد. مثل فاکتور خرید و قبض انبار و . .
- گواهی انجام کار یا رسید تحویل کالا از واحد درخواست کننده و تنظیم سند هزینه
- تسلیم اسناد مثبته مالی به امور مالی جهت رسیدگی و ممیزی هفتگی
- پیگیری به منظور ترمیم تنخواه
- ثبت هزینه ها در دفتر تنخواه به ترتیب وقوع عملیات پرداخت
- عودت منابع ریالی تخصیص داده نشده به حساب شرکت
- تنظیم صورت جلسه تسویه تنخواه گردان
- تهیه صورت مغایر بانکی در پایان هر ماه و رفع مغایرات ها
امور مالی شرکت/موسسه بایستی از پرداخت هر گونه وجه که ارتباطی با تنخواه گردانی ندارد به حساب بانکی متصدی مربوطه خودداری کند. مثل فوق العاده شغل یا مساعده یا علی الحساب و غیره. پرداخت علی الحساب و پیش پرداخت که در اختیار و وظایف متصدی نیست، ممنوع است.
اگر تنخواه دار، پول کافی برای خرید کالا و خدمات ندارد، نباید خریدی انجام شود و ایجاد تعهد و خرید نسیه از این محل، ممنوع است. ضمنا بایستی کلیه قوانین و مقررات تجارت و معاملات را رعایت کنند.
بهتر است هفته ای یک بار یا پایان هر ماه، با ارائه اسناد مثبته، سند هزینه ها در دفاتر تنخواه گردان ثبت شود و پس از جمع آوری مستندات و مدارک، به امور مالی شرکت تسلیم شود. کسورات قانونی باید به درستی در اسنادی که متصدی ارائه می کند،رعایت شده باشد. هزینه با نیازمند های، مطابقت کند. آیین نامه معاملات جزیی در خرید ها صورت گرفته و رعایت شده باشد.
اگر هزینه های صورت گرفته به تایید امور مالی نرسد، اسناد واخواهی است. رفع واخواهی، از وظایف تنخواه گردان است. کلیه اسنادی که توسط تنخواه گردان آماده می شود، امضا وی و مدیر پروژه و مدیرعامل را نیاز دارد. مگر این که این افراد، طبق صورتجلسه، تاییدیه خود را به شخص دیگری واگذار کرده بانشد.
مزایای تنخواه گردانی چیست؟
- تسهیل و تسریع پرداخت وجوه ریز به طلبکاران حقیقی یا حقوقی شرکت در سراسر کشور
- فوریت در پرداخت ها و حذف تشریفات
- کم کردن حجم عملیات پرداخت نقدی و بانکی موسسه و شرکت به خصوص در تسویه کارگران روز مزد و کنتراتی و ساعتی و خرید خدمات روزانه
- تلاش برای کاهش عملیات واحد حسابداری
- افزایش کنترل متمرکز وجوه نقد و نظارت بر چگونگی استفاده از آن
نحوه بررسی و تسویه تنخواه گردان در پایان سال مالی
یکی از مهمترین مراحل در تنخواه گردان حسابداری، بررسی و تسویه آن در پایان سال مالی است. هدف از این کار، شفافسازی وضعیت وجوه نقد در گردش و اطمینان از صحت عملیات مالی انجامشده طی سال است. در این مرحله، تمامی اسناد پرداختی، فاکتورها، رسیدها و فرمهای تنخواه جمعآوری و با مانده حساب تنخواه گردان مطابقت داده میشوند. این بررسی به مدیران مالی کمک میکند تا مطمئن شوند هزینهها در مسیر درست صرف شده و هیچگونه سوءاستفاده یا خطایی در فرآیند پرداختها رخ نداده است.
فرآیند تسویه تنخواه شامل مراحل زیر است:
- تنخواهدار باید تمامی اسناد و مدارک هزینهها را به بخش حسابداری ارائه دهد.
- حسابداران مانده موجودی نقد را با مجموع هزینهها مطابقت داده و گزارش تنخواه گردان را تهیه میکنند.
- در صورت وجود کسری یا اضافهپرداخت، اصلاحات لازم از طریق ثبتهای حسابداری انجام میشود.
- در نهایت، حساب تنخواه گردان بسته میشود تا برای سال مالی جدید دوباره افتتاح گردد.
با استفاده از نرم افزار تنخواه گردان این فرآیند بسیار سادهتر و سریعتر انجام میشود، زیرا سیستم به صورت خودکار ثبت هزینهها، گردش نقدینگی و مانده حساب را نمایش میدهد. استفاده از چنین ابزارهایی علاوه بر افزایش دقت، امکان کنترل داخلی و جلوگیری از خطا یا سوءاستفادههای احتمالی را فراهم میکند.
آنچه در پرداخت ها باید رعایت شود
- هدف پرداخت مشخص شود.
- ماهیت پرداخت توسط مدیران مختلف مشخص و تایید شود.
- میزان مخارج و دوره تخصیص وجوه ریز، مشخص شود.
- مبلغ اختصاص یافته برای تخصیص وجوه ریز به افراد مختلف، بر اساس حجم عملیات و برای مدت مشخص تعیین می شود. پس بایستی هنگام پرداخت به متصدی مربوطه، میزان وجه نقد مورد نیاز، مشخص شود.
- براورد دوره یعنی فاصله زمانی بین درخواست های بازپرداخت هزینه های انجام شده به درستی صورت بگیرد.
- براورد مدت واریز یعنی بازه زمانی که بازپرداخت هزینه های تنخواه گردان طول می کشد، بررسی شود.
تفاوت صندوق و تنخواه گردان
در تنخواه گردان حسابداری یکی از موضوعات مهم، تشخیص تفاوت میان صندوق و تنخواه گردان است. هر دو ابزار برای مدیریت وجوه نقد در سازمانها به کار میروند، اما ماهیت و کاربرد آنها کاملاً متفاوت است. صندوق به وجوه نقدی اشاره دارد که در شرکت نگهداری میشود و برای پرداختهای کلی و عمده مانند حقوق، خریدهای بزرگ یا پرداختهای رسمی به کار میرود. در مقابل، تنخواه گردان در حسابداری مبلغی محدود و مشخص است که به یک کارمند یا متصدی تنخواه سپرده میشود تا هزینههای روزمره و جزئی سازمان مانند خرید ملزومات یا پرداخت کرایه حمل را پوشش دهد.
از منظر ماهیت تنخواه گردان، این حساب نقش واسطهای دارد؛ یعنی ابتدا وجه نقد به عنوان تنخواه پرداخت میشود و پس از ارائه سند تنخواه گردان و مدارک هزینهها، مجدداً تسویه شده و به حساب شرکت بازمیگردد. در حالی که صندوق معمولاً دائمی است و در پایان سال مالی بسته نمیشود. همچنین در ثبت حسابداری تنخواه گردان، گردش مالی به صورت دورهای ثبت و بررسی میشود، اما صندوق نیاز به ثبتهای کلی و کمتر تفصیلی دارد.
یکی دیگر از تفاوتهای مهم این است که صندوق اغلب توسط خزانهدار یا واحد مالی اداره میشود، در حالی که تنخواه گردان کیست؟ پرسشی است که پاسخ آن به وظایف کارپرداز یا متصدی تنخواه گره میخورد؛ فردی که وظیفه دارد هزینهها را طبق دستورالعمل تنخواه و بر اساس سقف تعیینشده مدیریت کند.
با پیشرفت فناوری و استفاده از نرم افزار تنخواه گردان، مدیریت و گزارشگیری تنخواه بسیار سادهتر شده است. این نرمافزارها امکان ثبت خودکار عملیات، نگهداری دفتر تنخواه، تهیه گزارشهای دقیق و حتی صدور فرم تنخواه اکسل یا فرمهای اداری استاندارد را فراهم میکنند. به همین دلیل بسیاری از سازمانها برای کنترل بهتر، تفاوت صندوق و تنخواه را شفاف کرده و هرکدام را در جایگاه درست خود مورد استفاده قرار میدهند.
منظور از حد مجاز اولیه و حد مجاز ثانویه چیست؟
در تنخواه گردانی، مبالغی که توسط دارنده وجوه پرداخت می شود و از مقام بالاتر، تاییدیه دریافت نمی شود، حد مجاز اولیه گفته می شود. اما اگر حد پرداخت وجوه، از حد مجاز بیش تر شود، تصویب مقام ما فوق برای هزینه کرد وجوه، الزامی است که به آن حد مجاز ثانویه گفته می شود.
معمولا بعد از این که مبلغ قابل تخصیص مشخص شده، وجوه مزبور در مقابل اخذ تضامین کافی، در اختیاز متصدی قرار می گیرد. درخواست وجه برای تامین تنخواه گردان، بایستی با صدور برگه درخواست پرداخت صورت گرفته و در اسناد شرکت ثبت شود.
معمولا مسئولان این امرو در سازمان ها و شرکت های بزرگ پیش از پایان سال مالی، وجوه نقدی که در اختیار دارند را به حساب بانکی شرکت یا سازمان واریز کرده و تا حداکثر یک ماه بعد از پایان سال مالی، نسبت به ارائه اسناد مثبته اقدام کرده و بدهی خود را تسویه می کنند. تاخیر ها و دیرکرد ها، جریمه دارد که به پیشنهاد مدیرامور مالی و تایید مدیرعامل، از مسئولان و متصدیان مربوطه، کسر می شود.
رسیدگی اسناد تنخواه گردان چگونه است؟
اسنادی که از طریق تنخواه گردان پرداخت می شود، در چند مرحله رسیدگی می شود که کلیات آن به شرح زیر است.
قبل از پرداخت
اگر دارنده تنخواه گردان، شخصا وظیفه هزینه کرد را به عهده داشته باشد، رسیدگی بر اساس آگاهی به مسئول مالی درباره ماهیت پرداخت صورت می گیرد. اگر دارنده تنخواه ، صرفا پرداخت کننده باشد، رسیدگی بر اساس مقررات و مدارک و تایید صحت و راستی آزمایی، صورت می گیرد.
بعد از پرداخت
رسیدگی بعد از پرداخت به این صورت است که اسناد پرداخت شده به پویست صورت خلاصه، به امور مالی ارسال شده و امور مالی بر اساس مقررات، ممیزی کرده و مدارک را تایید و تامین دوباره تنخواه صورت می گیرد. همه مدارک بایستی مثبته و هزینه های قابل قبول باشد تا مشکل مالیاتی برای شرکت /موسسه ایجاد نکند.
ثبت سیستم عملیات حسابداری تنخواه گردان
سیستم ثبت عملیات حسابداری رویدادهای مالی مربوط به تنخواه گردان، معمولان به ۲ روش انجام می گیرد. یکی تنخواه گردان متغیر بر اساس مانده متغیر و دیگری تنخواه گردان با مبلغ ثبات یا مانده ثابت.
حساب تنخواه گردان در روش مبلغ ثابت به این صورت است که وقتی اولین پرداختی به متصدی تنخواه گردانی پرداخت می شود، او بدهکار بوده و در پایان دوره یا اتمام پروژه با اتمام تنخواه ، هر کدام که زود تر رخ دهد، حساب بسته شده و با وی تسویه می شود.
در حساب تنخواه گردان متغیر، چکی در وجه متصدی تنخواه گردانی صادر می شود و هر بار با ارائه اسناد و مدارک مربوط به هزینه ها، مبلغی معادل هزینه های تنخواه به صورت مجدد به حساب وی واریز می شود و این عمل ادامه می یابد.
ثبت سیستم عملیات حسابداری تنخواه گردان به روش مانده ثابت
در سیستم عملیات حسابداری تنخواه گردان به روش مانده ثابت، حساب تنخواه گردان طی دوره مالی، گردش نداشته و در اول دوره افتتاح و در پایان دوره بسته می شود.
- ثبت صدور چک در وجه متصدی تنخواه گردانی (ثبت دارد)
- پرداخت وجه بابت هزینه های تنخواه گردان (ثبت ندارد)
- ارائه مدارک پرداخت های تنخواه گردان به واحد حسابداری جهت رسیدگی و صدور چک (ثبت ندارد)
- تایید پرداخت های تنخواه گردان و صدور چک معادل هزینه های صورت گرفته (ثبت دارد)
- واریز مبالغ مصرف نشده تنخواه گردان به حساب جاری شرکت (ثبت دارد)
ثبت سیستم عملیات حسابداری تنخواه گردان به روش مانده متغیر
در روش مانده متغیر، ثبت حسابداری به این صورت انجام میشود که حساب تنخواهدار یا متصدی مربوطه در طول دوره مالی، متناسب با پرداختهای انجامشده، گردش خواهد داشت. به عبارت دیگر، هر بار که هزینهای از محل تنخواه پرداخت میشود، در دفاتر حسابداری ثبت شده و مانده حساب تنخواهدار کاهش مییابد. سپس در پایان دوره یا در زمان نیاز، متصدی تنخواه اسناد هزینهها را به واحد مالی تحویل داده و معادل هزینههای ثبتشده، وجه نقد یا چک جدید دریافت میکند.
ویژگی مهم این روش آن است که برخلاف روش مانده ثابت، نیازی به نگهداشتن موجودی تنخواه در یک سطح مشخص وجود ندارد؛ بلکه موجودی حساب تنخواه گردان بسته به میزان هزینهها و تسویههای انجامشده، تغییر میکند. این امر باعث انعطاف بیشتر در مدیریت نقدینگی میشود، اما در عین حال، کنترل و نظارت دقیقتری را نیز از سوی واحد مالی میطلبد.
برای شکل گیری حساب تنخواه چه کارهایی باید انجام شود ؟
- قبل از هر کاری باید افرادی که صلاحیت دریافت و نگهداری و مصرف تنخواه را دارند مشخص شده و مسئولیت انجام کار به آنها آموزش داده شود .
- میزان پولی که باید در اختیار فرد مسول قرار گیرد باید مشخص و روشن باشد و در ابتدای هر ماه تعیین شود و از پرداخت پول به صورت پراکنده و نامنظم خودداری شود .
- پرداخت تنخواه به شخص مسئول با دریافت رسید رسمی و مناسب همراه باشد و ضمن انکه فرد مسئول هم برای تمام خرج هایی که از حساب تنخواه گردان انجام میدهد رسید و فاکتور قانونی و رسمی دریافت کند و هیچ پولی بدون سند و مدرک خرج نشود .
- مبلغ تنخواه گردان سر موعد مقرر شارژ شود و حساب مبالغ قبلی در موعد تعیین شده بررسی و اسناد آن دریافت و بایگانی و در اسناد حسابداری منظور گردد .
تنخواه گردان ثابت و متغیر طی فرایندی تقریبا مشابه در حسابداری مورد ثبت و نگهداری قرار میگیرند . فرایند انجام نمونه متغیر آن شامل افتتاح حساب تنخواه گردان ، ثبت هزینه ها ، ترمیم اعتبار و بستن حساب تنخواه گردان می باشد و مراحل تنخواه گردان به روش ثابت هم شامل افتتاح حساب ، ثبت هزینه و ترمیم تنخواه گردان به صورت در هم ادغام شده بوده و مانند نمونه متغیر آن مجزا نمی باشند و در نهایت بستن حساب تنخواه گردان در مرحله اخر انجام میشود .
فرایند افتتاح حساب تنخواه گردان شامل چه مراحلی است ؟
افتتاح حساب تنخواه گردان شامل مراحلی مالی و غیر مالی می باشد یعنی برخی کارها برای افتتاح آن فرایند مالی محسوب نشده و ثبت حسابداری نمیگردد و برخی مراحل دیگر آن مالی بوده و باید ثبت حسابداری گردد . انتخاب شخص مورد اعتماد مرحله ای است که رویداد مالی نبوده و و منجر به صدور سند حسابداری نمیشود .
مرحله بعد دریافت تضمین کافی از شخص انتخاب شده می باشد که این مرحله رویداد مالی محسوب میشود ولی منجر به صدور سند حسابداری نمیگردد و مرحله آخر وجهی معادل مبلغ تضمینی اخذ شده به تنخواه گردان پرداخت میشود که این مرحله یک رویداد مالی بوده و منجر به صدور سند حسابداری هم میگردد. تنخواه گردان مجاز نمی باشد به میزان دلخواه و بدون ضابطه اقدام به خرج کردن مبلغ تنخواه نماید و باید طبق دستورالعمل های تعیین شده رفتار کند .
در رسید تنخواه گردان باید چه مورادی ذکر شود ؟
در رسید تنخواه گردان باید مبلغ پرداخت شده به عدد و حروف ، نام شخص ، سازمان ، یا فروشگاهی که مبلغ به ان پرداخت شده است قید شود ، موضوع پرداخت به طور دقیق قید شود یعنی مثلا نوشته شود مبلغ فلان از فروشگاه فلان برای خرید شیرینی و میوه برای مهمانها پرداخت گردید و در انتها شخص دریافت کننده پول باید مهر و امضا کند و جایی هم برای امضا مسئول تنخواه و مقام بالاتر ان وجود داشته باشد .
به طور کلی هر فاکتور ورسیدی که شخص تنخواه گردان به عنوان سند ارائه می دهد باید رسمی و دارای ویژگی های استاندارد فاکتور باشد ، نام و شناسه اقتصادی و آدرس شرکت یا موسسه صادر کننده در ان قید شده باشد ، فاکتور تاریخ داشته باشد ، شماره سریال چاپی فاکتور مشخص و واضح باشد ، مهر شرکت و موسسه صادر کننده اخذ شده باشد ، نام ، کد اقتصادی ، شناسه ملی و آدرس خریدار در آن قید شده و مبلغ فاکتور هم به صورت عدد و هم به صورت حروف درج شده باشد ، جمع انتهایی ارقام ذکر شده درست انجام شده و فاکتور خط خوردگی و خط و خش نداشته باشد . اگر هر یک از موارد ذکر شده در بالا رعایت نشود فاکتور ارائه شده فاقد اعتبار بوده و توسط حسابداری و بازرسین مالیاتی رد می گردد .
مسئول تنخواه گردان باید کلیه اسناد و مدارک مربوط به تنخواه را در فرم مشخصی مندرج کرده و تحویل حسابداری نماید . در این فرم تک تک فاکتورها با ذکر تاریخ ، شماره ، نام فروشنده ، شرح مختصر هزینه ، مقدار و قیمت وارد میشوند و در انتها تنخواه گردان امضا کرده و در اختیار واحد حسابداری و شخص مسئول قرار می دهد .
هزینه در حساب تنخواه گردان چه مفهومی دارد و اهمیت ان چقدر است ؟
هر نوع پرداختی که موسسه یا سازمان در قبال خدمات دریافت شده انجام می دهد هزینه نام دارد . پرداخت قبض تلفن ، قبض آب ، برق ، گاز و حقوق کارکنان همه جزو هزینه های شرکت محسوب میشوند هر یک از این مبالغ که پرداخت میشوند در واقع یک مرکز هزینه برای شرکت بوده و حسابداران و تنخواه گردان موظفند به صورت دقیق و تخصصی این مرکز هزینه ها شناخته و نسبت به انها اشراف داشته باشند .
این موضوع بدان جهت اهمیت دارد که از هزینه های غیر لازم و بی جا در سازمان جلوگیری میشود در واقع با شناسایی و لیست کردن مراکز هزینه در سازمان و عمل کردن بر طیق آن از اتلاف مالی و ریخت و پاش های غیر ضروری جلوگیری میشود . تنخواه گردان باید ضمن شناخت این هزینه توانایی بررسی اسناد مربوط به ان ، رفع ایرادات مربوطه را هم داشته باشد و اسنادی بدون نقص در اختیار واحد حسابداری قرار دهد . یک نکته مهم در هزینه این است که تنخواه گردان مالیات بر ارزش افزوده را به خوبی شناخته و در تمامی فاکتور ها اعم از فروش یا خرید کنترل نماید و مبلغ آن را به درستی قید کند .
نحوه بررسی حساب تنخواه گردان در پایان سال مالی
حساب تنخواه باید در پایان سال به حساب تنخواه سال بعد منتقل شده یا مبلغ باقیمانده در حساب تنخواه به صندوق و حساب بانک واریز شود و حساب تنخواه صفر گردیده و کاملا بسته شود . در غیر این صورت ممکن است در حساب های سال بعد و حساب بانک و صندوق شرکت مغایرت ایجاد شود . برای بستن حساب تنخواه گردان ممکن است حالات مختلفی بوجود آید .
در حالت اول ممکن است موجودی آن اصلا مصرف نشده باشد و دست نخورده مانده و هزینه ای صورت نگرفته باشد در این حالت کل مبلغ به حساب شرکت واریز شده و رسید آن به عنوان سند حسابداری به واحد حسابداری تحویل میشود .
در حالت دوم بخشی از مبلغ تنخواه گردان هزینه شده و مقداری از آن باقی مانده است در این حالت مبلغ باقیمانده به حساب شرکت واریز شده و فیش آن به همراه اسناد مربوط به هزینه های دیگر از مبلغ آن به واحد حسابداری ارائه می گردد .
و در حالت آخر هم اگر کل مبلغ تنخواه گردان خرج شده باشد فقط اسناد مربوط به هزینه ها به همراه فرم های مربوطه به حسابدرای ارائه میشود .
نکات مهم در مدیریت تنخواه
مدیریت صحیح تنخواه گردان حسابداری نقش حیاتی در کنترل هزینههای جزئی و روزمره سازمان دارد. اگر این فرآیند با دقت انجام نشود، احتمال بروز خطاهای مالی، سوءاستفاده یا کسری نقدینگی وجود خواهد داشت. بنابراین، آشنایی با اصول و نکات کلیدی در تنخواه گردان در حسابداری برای حسابداران و مدیران ضروری است.
اولین نکته، کنترل و ثبت دقیق هزینهها است. هر پرداخت تنخواه باید با ارائه سند یا رسید معتبر مانند فرم تنخواه اداری یا نمونه فرم تنخواه گردان ثبت شود. این کار باعث میشود گزارش تنخواه شفاف و قابل اتکا باشد و در زمان تسویه تنخواه مشکلی به وجود نیاید.
دومین موضوع، تعیین حد مجاز اولیه و ثانویه برای تنخواه است. به این معنا که سقف مشخصی برای هزینهها تعریف شود تا متصدی تنخواه نتواند خارج از دستورالعملها عمل کند. این اقدام از سوءاستفادههای احتمالی جلوگیری میکند و مدیریت منابع مالی را بهینه میسازد.
سوم، انجام ممیزیهای دورهای اهمیت زیادی دارد. واحد مالی باید به طور مرتب دفتر تنخواه و اسناد مرتبط را بررسی کند تا هرگونه مغایرت یا تخلف به سرعت شناسایی شود. این ممیزیها باعث افزایش شفافیت و انضباط مالی میشوند.
در نهایت، استفاده از نرم افزار تنخواه گردان یکی از مؤثرترین ابزارهای مدیریت است. این نرمافزارها امکان ثبت خودکار عملیات، پیگیری گردش مالی، صدور اسناد و حتی تهیه فرم تنخواه اکسل را فراهم میکنند. به این ترتیب، خطاهای انسانی کاهش یافته و گزارشها دقیقتر خواهند بود.
بلاگ پیشنهادی: حسابداری چیست؟
نرمافزار تنخواه گردان
در دنیای امروز، مدیریت مالی بدون استفاده از ابزارهای دیجیتال تقریباً غیرممکن است. یکی از این ابزارهای مهم، نرمافزار تنخواه گردان است که فرآیندهای مربوط به ثبت، کنترل و تسویه تنخواه را به شکل خودکار و دقیق انجام میدهد. استفاده از این نرمافزارها باعث میشود حسابداران بتوانند گزارشهای مالی شفافتری ارائه دهند و خطاهای انسانی به حداقل برسد.
یکی از قابلیتهای کلیدی این نرمافزارها، ثبت تنخواه گردان و صدور سند تنخواه به صورت سیستماتیک است. بدین ترتیب، هزینهها و پرداختهای نقدی بهطور کامل در سیستم ثبت شده و امکان پیگیری آنها وجود دارد. همچنین نرمافزار تنخواه گردان امکان تولید گزارش تنخواه گردان و بررسی لحظهای موجودی حساب را فراهم میکند.
نرمافزارهای پیشرفته حتی قابلیت یکپارچهسازی با سیستمهای دیگر مانند دفتر تنخواه و حسابهای اصلی سازمان را دارند. این ویژگی کمک میکند تا مدیران بتوانند با یک نگاه وضعیت مالی شرکت را بررسی کنند و تصمیمات دقیقتری بگیرند.
در این میان، محاسب 24 بهعنوان یکی از ابزارهای قدرتمند مدیریت مالی معرفی میشود. این نرمافزار علاوه بر امکانات پایهای، ویژگیهایی مانند گزارشگیری هوشمند، ثبت خودکار عملیات حسابداری، مدیریت کاربران و امنیت دادهها را نیز ارائه میدهد. استفاده از محاسب 24 میتواند برای شرکتهایی که گردش مالی بالا یا ساختار پیچیده دارند، یک انتخاب ایدهآل باشد.
در نهایت، انتخاب بهترین نرمافزار تنخواه گردان باید بر اساس نیاز سازمان، حجم تراکنشها و سطح گزارشدهی مورد انتظار انجام شود. اما نکته مهم این است که با بهرهگیری از این ابزارها، میتوان مدیریت نقدینگی و کنترل هزینهها را به شکل قابل توجهی بهبود بخشید.
نمونه فرم و مستندات تنخواه
برای آنکه فرآیند تنخواه گردان در حسابداری شفاف، دقیق و قابل پیگیری باشد، استفاده از فرمها و مستندات استاندارد ضروری است. این فرمها به حسابداران و مدیران کمک میکنند تا تمام پرداختها، دریافتها و هزینههای مرتبط با تنخواه گردان را مستند کرده و در صورت نیاز، بهراحتی به آنها مراجعه کنند.
نمونه فرم تنخواه گردان معمولاً شامل اطلاعاتی همچون تاریخ پرداخت، نام دریافتکننده، شرح هزینه، مبلغ پرداختی، شماره سند تنخواه و امضای تأییدکننده است. این فرمها بهعنوان اسناد قانونی محسوب میشوند و در ممیزیهای داخلی و خارجی نقش مهمی ایفا میکنند.
از مهمترین مستندات مرتبط میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- فرم درخواست تنخواه: کارمندان برای دریافت مبالغ اولیه، باید این فرم را تکمیل و به تأیید مدیر مالی برسانند.
- فرم تسویه تنخواه: پس از مصرف مبالغ پرداختی، متصدی موظف است با ارائه صورت هزینهها و رسیدهای مرتبط، تسویه حساب کند.
- صورت تنخواه: گزارشی جامع از هزینههای انجامشده در یک بازه زمانی مشخص که به مدیریت ارائه میشود.
- نمونه دفتر تنخواه گردان: بهصورت فیزیکی یا در نرمافزار تنخواه گردان ثبت میشود تا جریان مالی قابل ردیابی باشد.
امروزه بسیاری از شرکتها بهجای فرمهای دستی، از نرمافزار تنخواه گردان برای تهیه و بایگانی اسناد استفاده میکنند. این کار نه تنها سرعت و دقت را افزایش میدهد، بلکه امکان گزارشگیری لحظهای و دسترسی آسان به سوابق مالی را فراهم میآورد.
نمونه فرم
نمونه فرم تنخواه در اکسل (اینجا کلیک کنید )
نمونه فرم تنخواه در وُرد (اینجا کلیک کنید )
نتیجهگیری
در دنیای مالی امروز، مدیریت صحیح تنخواه گردان حسابداری یکی از مهمترین بخشهای عملیات مالی شرکتها محسوب میشود. همانطور که دیدیم، شناخت اینکه تنخواه گردان کیست، نحوه افتتاح و ثبت تنخواه گردان، بررسی اسناد و همچنین تسویه تنخواه در پایان سال مالی، همگی نقش کلیدی در شفافیت و کنترل هزینهها دارند. با وجود تنوع در انواع تنخواه (ثابت و متغیر)، هر سازمان باید بر اساس ساختار مالی خود بهترین روش را انتخاب کند.
از سوی دیگر، مستندسازی دقیق با کمک فرمها و گزارشها مانند فرم تنخواه، سند تنخواه و دفتر تنخواه باعث میشود فرآیندها قابلردیابی باشند. امروزه استفاده از نرمافزار تنخواه گردان جایگزین روشهای سنتی شده و کار ثبت اسناد، مدیریت هزینهها و تهیه گزارشها را سادهتر کرده است. در این میان، شرکت حسابداری محاسبان تلاشگر خبره با ارائه نرمافزارهای نوین حسابداری مانند محاسب 24 توانسته نیاز بسیاری از کسبوکارها را در زمینه مدیریت تنخواه و حسابداری رفع کند. این نرمافزار با امکاناتی نظیر ثبت خودکار اسناد، گزارشگیری سریع و قابلیت اتصال به سایر سیستمهای مالی، فرآیند حسابداری تنخواه را به شکل قابلتوجهی بهبود میبخشد.
در نهایت، چه به دنبال آموزشهای تخصصی مانند آموزش تنخواه گردان حسابداری باشید، چه به دنبال فرمها و ابزارهای کاربردی مانند نمونه فرم تنخواه گردان یا فرم درخواست تنخواه، انتخاب راهکار درست به شما کمک میکند فرآیندی دقیق، ساده و شفاف داشته باشید. با بهکارگیری نرمافزارهای مدرن و دستورالعملهای مالی استاندارد، میتوانید مدیریت تنخواه در شرکت خود را به سطحی حرفهای برسانید.
سوالات متداول
تنخواه چیست؟
تنخواه مبلغی است که برای پرداخت هزینههای جزئی و روزمره شرکت در اختیار واحد یا فردی مشخص قرار میگیرد.
تنخواه گردان یعنی چه؟
تنخواه گردان فرد یا حسابی است که وظیفه مدیریت و خرج کردن تنخواه را طبق مقررات سازمان بر عهده دارد.
تنخواه گردان چیست و چه وظایفی دارد؟
تنخواه گردان مسئول پرداخت هزینههای کوچک، ثبت مخارج، نگهداری اسناد و ارائه گزارش هزینهها به واحد مالی است.
تنخواه در کارت سوخت چیست؟
تنخواه کارت سوخت به اعتبار مشخصی گفته میشود که برای تأمین سوخت خودروهای سازمانی بهطور دورهای شارژ میشود.
تنخواه گازوئیل چیست؟
تنخواه گازوئیل بودجهای است که جهت خرید گازوئیل مورد نیاز ناوگان یا ماشینآلات در اختیار راننده یا مسئول سوخت قرار میگیرد.
تفاوت تنخواه گردان ثابت و متغیر چیست؟
ثابت: همواره موجودی تنخواه تا سقف مشخصی ثابت نگه داشته میشود.
متغیر: پس از اتمام تنخواه و ارائه گزارش، مبلغ جدید براساس نیاز شارژ میگردد.
تنخواه دار کیست؟
تنخواهدار فردی است که مبلغ تنخواه به او سپرده میشود تا هزینهها را پرداخت و گزارش نماید.
حساب تنخواه گردان جز کدام حساب است؟
حساب تنخواه گردان جزو داراییهای جاری در حسابداری محسوب میشود.
معنی تنخواه در حسابداری چیست؟
در حسابداری، تنخواه ابزاری برای پرداخت سریع هزینههای خرد است که نیاز به طی مراحل طولانی مالی ندارد.
آموزش تنخواه در سپیدار چگونه است؟
در نرمافزار سپیدار از بخش حسابداری > عملیات تنخواه میتوان تنخواه ایجاد، هزینهها را ثبت و گزارشهای مالی مرتبط را دریافت کرد.
