یکپارچه سازی و برقراری ارتباط بین نرم افزار دشت و سپیدار

یکپارچه سازی ( Data Integration ) نرم افزارهای حسابداری دشت و سپیدار

نرم افزار حسابداری سپیدار و فروشگاهی دشت دو نرم افزار پر کاربرد در کسب و کارهای کوچک و متوسط هستند که با اتصال آنها به هم و بهره مندی از ماژولهای متنوع آن یک ERP را می تواند شکل دهد. یکپارچه سازی و ایجاد ارتباط بین دو یا چند نرم افزار و سیستم ضرورت کسب و کارهایی است که از هردو این نرم افزار ها استفاده می کنند. در این مطلب بنا داریم ابتدا در خصوص این دو نرم افزار پر استفاده حسابداری توضیحاتی داده سپس از ضرورت و مزایای یکپارچه سازی این دو نرم افزار بگوییم.

و در پایان شما را از نحوه اتصال و ارتباط نرم افزار دشت و نرم افزار سپیدار و نکات فنی مربوط به آن آگاه سازیم.

نرم افزار فروشگاهی دشت

نرم افزار فروشگاهی دشت همکاران سیستم یک نرم افزار حسابداری فروشگاهی است که برای استفاده در کسب و کارها و فروشگاه های کوچک و متوسط در صنفها و شغلهای مختلف تهیه شده است.

بخشی از فرآیند صدور و ثبت فاکتورهای فروش و اسناد حسابداری در نرم افزار فروشگاهی دشت به صورت دستی و بخشی به صورت خودکار ثبت می شود.

کاربر نرم افزار دشت با اندک دانش حسابداری و کامپیوتر می تواند به راحتی با این نرم افزار کار کند. اگر هم دانشی در این خصوص نداشته باشد، با آموزشی کوتاه مدت به راحتی توانایی کار با این نرم افزار را فرا می گیرد. این نرم افزار طیف گسترده ای از اصناف و مشاغل را پوشش می دهد و دارای سطوح عمومی یا تخصصی می باشد.

نرم افزار حسابداری سپیدار

نرم افزار حسابداری سپیدار برای شرکت های کوچک و متوسط تهیه شده است. برای هر شرکتی اعم از بازرگانی ، تولیدی ، خدماتی و پیمانکاری این نرم افزار حسابداری پاسخگوی نیازهای این شرکتها است.

این نرم افزار دارای زیرسیستم ها یا ماژول های کاربردی می باشد که نیاز حسابداری یک شرکت کوچک و متوسط را برطرف می کند.

چه کسب و کارهایی نیاز به یکپارچه سازی دارند؟

اگر کسب و کاری توسعه پیدا کند یا در همان ابتدا به صورت تلفیقی از شرکت و فروشگاه فعالیت کند آنگاه به یکپارچه سازی و ارتباط بین نرم افزار دشت و سپیدار نیاز پیدا می کند.

همانطور که توضیح داده شد نرم افزار دشت برای کاربری فروشگاهی طراحی شده و نیاز های پیچیده حسابداری را پوشش نمی دهد. اما نرم افزار سپیدار با توجه به اصول و استانداردهای حسابداری برای شرکتها تهیه شده است.

کسب و کارهایی که قسمتی از فعالیت آنها به صورت فروشگاهی و قسمتی دیگر به صورت شرکتی می باشد و از هر دو نرم افزار در قسمتهای مربوطه استفاده می کنند احتیاج به یکپارچه سازی نرم افزار های دشت و سپیدار دارند. به این ترتیب که برای تمام فروشهای انجام شده در فروشگاه که در نرم افزار دشت ثبت شده است باید در نرم افزار سپیدار شرکتی سند حسابداری صادر شود.

همچنین فروشهای انجام شده موجب کاهش موجودی انبار و تامین کالا موجب افزایش موجودی انبار می شود که تمام کاهش ها و افزایشهای موجودی کالا در انبار که در فروشگاه رخ داده است باید به نرم افزار سپیدار دفتر مرکزی نیز منتقل شود و سند انبار و سند حسابداری مربوطه صادر شود.

اگر فروشگاه و دفتر شرکت در یک مکان جغرافیایی نباشند مشکلی نیست. کسب و کار شما می تواند در سراسر کشور پخش باشد و چندین شعبه در یک شهر یا شهرهای مختلف داشته باشد. مسئول صندوق فروش در هر فروشگاه مثل همیشه فروشها را در نرم افزار دشت ثبت می کند و در پایان روز و پس از بستن حساب صندوق به صورت دستی یا اتوماتیک اطلاعات فروش و هر اطلاعاتی که نرم افزار دشت ثبت شده باشد به نرم افزار سپیدار منتقل می شود.

مزایای یکپارچه سازی نرم افزارهای حسابداری دشت و سپیدار

اولین مزیت یکپارچه سازی نرم افزار فروشگاهی دشت و نرم افزار شرکتی سپیدار ، تجمیع اطلاعات مالی و دسترسی لحظه ای مدیر کسب و کار به آمار و اطلاعات مورد نیاز است.

با یکپارچه سازی نرم افزار های دشت و نرم افزار سپیدار مدیران کسب و کارها می توانند با اطمینان از صحت و درستی اطلاعات موجود در نرم افزار شرکتی از آخرین وضعیت کسب و کار خود مطلع شوند و بهترین تصمیمات را اخذ کنند.

دومین مزیت یکپارچه سازی کاهش نیروی انسانی مورد نیاز برای تهیه گزارش و مغایرت گیری بین نرم افزارهای شعب فروشگاه و دفتر مرکزی است. زمانی که دو نرم افزار باهم ارتباطی نداشته باشند ، باید در هر دو سیستم اسناد حسابداری ثبت شود.  دوبار ثبت اسناد مالی علاوه بر اینکه وقت و نیروی انسانی بیشتری طلب می کند ، احتمال خطای انسانی را هم به شدت افزایش می دهد.

یکپارچه سازی ( Data Integration ) نرم افزارهای حسابداری دشت و سپیدار

یکپارچه سازی زیرساختهای اطلاعاتی در هر شرکت و سازمانی از اهداف آن مجموعه است. در یک شرکت می توان از نرم افزار های مختلفی بهره برد. برای مثال نرم افزار های فروش ، انبارداری ، پرسنلی و تعداد دیگری از نرم افزارها می تواند با توجه به نوع فعالیت در هر شرکت مورد استفاده قرار می گیرد.

تعدد نرم افزارها به شرط اینکه مکمل یکدیگر باشند اشکالی بوجود نمی آورد اما به شرطی که آنها قابلیت تبادل اطلاعات با یکدیگر را داشته باشند.

برای مثال سیستم حضور و غیاب پرسنل به تنهایی صرفا شامل ساعات ورود و خروج است. برای محاسبه اضافه کاری پرسنل باید این سیستم به سیستم حقوق و دستمزد متصل و تبادل اطلاعات انجام شود.

سیستم حقوق و دستمزد پس از دریافت اطلاعات مربوط به ورود و خروج پرسنل ، با محاسبه آن ساعات را تبدیل به رقم ریالی می کند. پس از محاسبه حقوق و دستمزد و پرداخت آن باید در سیستم حسابداری ثبت و در نهایت اثر مالی آن برای شرکت مشخص شود.

طی کردن این مراحل مستلزم تبادل اطلاعات و یکپارچه سازی سیستمهای ثبت تردد ، حقوق و دستمزد و حسابداری می باشد.

حالا اگر کسب و کار شما شعب یا فروشگاههای متعددی داشته باشد ایجاد ارتباط به فروش ، انبار و سیستم حسابداری بسیار مهم و حیاتی است.

نرم افزارهای حسابدرای دشت و سپیدار محصولاتی از شرکت همکاران سیستم، نرم افزارهای  جامع حسابداری می باشد که به دلیل امکانات و قیمت مناسب سهم عمده ای از بازار بزرگ نرم افزارهای حسابداری را به خود اختصاص داده است.

یکی از دغدغه های کسب و کارهایی که دارای فروشگاه ها و شعب متعدد هستند، ایجاد ارتباط و یکپارچگی بین فروشگاه ، انبار و دفتر مرکزی است.

وجود شعب مجزا در نقاط مختلف که هر شعبه از نسخه ای جداگانه از نرم افزار فروشگاهی دشت استفاده می کند در حالی که دفتر مرکزی از نرم افزار سپیدار بهره می برد ، شما را نیازمند به یکپارچه سازی سیستم های اطلاعاتی می کند.

در این حالت مهمترین موضوع این است که در عین حفظ استقلال نرم افزاری ، تبادل اطلاعات به درستی صورت بگیرد.

ایجاد ارتباط بین نرم افزار های دشت و سپیدار علاوه بر تخصص حسابداری نیازمند تخصص در رشته های مهندسی شبکه و مهندسی داده نیز هست.

و البته وجود تجربه در این تخصصها نتیجه ای شیرین و رضایت بخش را برای شما در کسب و کارتان بوجود می آورد.

موسسه خدمات حسابداری محاسبان تلاشگر خبره با بهره مندی از تیمی متخصص و مجرب آمادگی دارد با ایجاد ارتباط بین نرم افزار دشت و سپیدار شما را از مزایای آن بهره مند نماید.

استاندارد سازی اطلاعات نرم افزار های سپیدار و دشت

پیش از یکپارچه سازی و ایجاد ارتباط بین نرم افزارهای حسابداری دشت و سپیدار باید اطلاعات موجود بین این دو نرم افزار استاندارد سازی (Standardize data )  و مغایرتهای احتمالی برطرف شود.

برای استاندارد سازی و یکپارچه سازی اطلاعات بین نرم افزارهای حسابداری سپیدار و دشت باید لیست کالاها و موجودی بین این دو نرم افزار یکسان و استاندارد شود.

در این مرحله باید مغایرتهای احتمالی در موجودی انبار یا وجود نامهای متفاوت برای کالاهای یکسان برطرف و برای هر کالای واحد فقط یک نام تعریف شود. همچنین فاکتورهای صادر شده و رسیدهای ورود و خروج از انبار نیز باید با دقت بررسی شود.

پاکسازی اطلاعات ( Data cleansing ) حسابداری

پاک‌سازی داده‌ها یا تمیز کردن داده‌ها فرایندی است که باید طی آن اطلاعات اشتباه یا بی ارزش را پیدا و آنها را اصلاح یا حذف کرد. هر نسخه نرم افزار سپیدار یا دشت که در یک شعبه یا دفتر مرکزی استفاده می کنید دارای بانک اطلاعاتی ( Data bank ) مجزا است که امکان دارد طی استفاده فروشنده ها یا کارمندان شما از آنها اطلاعات متفاوت ، متناقض یا اشتباهی در آن ثبت شده باشد.

تیم تخصصی که قرار است پروژه یکپارچه سازی نرم افزارهای سپیدار و دشت را در شعب متفاوت شما اجرا کند ابتدا باید اطلاعات موجود در هر شعبه یا هر نسخه نرم افزار را پاکسازی نماید. یعنی این تیم باید ابتدا با بررسی دقیق اطلاعات ثبت شده آنها اطلاعات اشتباه شامل نامها و تعاریف متفاوت یا اشتباه برای کالاها یا حسابها ، اسناد ثبت شده اشتباه یا هر اطلاعات اشتباه دیگر را پیدا و با رعایت اصول و استانداردهای حسابداری و مهندسی داده و مهندسی شبکه اصلاح یا حذف نماید.

بعد از پاکسازی اطلاعات هر نسخه نرم افزار سپیدار و دشت استفاده شده در شعب کسب کار شما ، مجموعه داده ها باید با سایر مجموعه داده‌های مشابه در نسخه های نرم افزار دشت و سپیدار در شعب مختلف و دفتر مرکزی باشد. در این مرحله ناسازگاری داده‌های موجود در نرم افزارهای حسابداری شعب ، ممکن است بر اثر اشتباه انسانی هنگام ورود اطلاعات، انحراف در هنگام انتقال و ذخیره سازی اطلاعات یا به دلیل واژه نامه‌های داده مختلف باشد شناسایی ، حذف یا اصلاح می شود.

هرچه تعداد نسخه های نرم افزارهای سپیدار و دشت استفاده شده در کسب و کار شما بیشتر باشد این یکسان سازی و پاکسازی اطلاعات ( Data cleansing ) مشکل تر و از حساسیت بالاتری برخوردار می باشد.

انتقال اطلاعات از سپیدار به دشت و بالعکس

پس از پاکسازی و استاندارد سازی اطلاعات مربوط به کالاها ، فروش ، انبار و هر مورد دیگر زمان انتقال اطلاعات بین نرم افزارهای حسابداری دشت در شعب مختلف و نرم افزار سپیدار در دفتر مرکزی می رسد.

در زمانهای مشخص شده از قبل برای مثال در پایان هر روز کاری یا آخر هفته بعد از حصول اطمینان از نهایی شدن فروش یا تراکنشها یا اسناد صادر شده و بستن حساب صندوقها در نرم افزار دشت مورد استفاده در هر شعبه ، انتقال اطلاعات از نرم افزار دشت به نرم افزار سپیدار مستقر در دفتر مرکزی می تواند به صورت خودکار یا با دستور کاربر انجام شود.

با این دستور تمام اطلاعات مربوط به فروش و انبار به صورت سند تجمعی در نرم افزار سپیدار دفتر مرکزی ثبت می شود.

برقراری اتصال بین دو نرم افزار دشت و سپیدار

اگراز لحاظ جغرافیایی فروشگاه در کنار دفتر مرکزی و در یک ساختمان مستقر باشند ارتباط بین نرم افزار دشت فروشگاه با نرم افزار سپیدار دفتر مرکزی از طریق شبکه داخلی ( شبکه محلی یا LAN ) برقرار می شود. به این ترتیب که مهندسان شبکه موسسه محاسبان تلاشگر خبره با کشیدن کابل مخصوص دیتا به سرور این ارتباط را برقرار می کنند.

اما اگر بین فروشگاه و دفتر مرکزی فاصله باشد و در دو محل مختلف مستقر باشند یا کسب و کار شما دارای فروشگاه های متعدد و شعب مجزا باشد آنگاه برای ارتباط بین نرم افزارهای دشت موجود در شعب مختلف و نرم افزار سپیدار موجود در دفتر مرکزی باید از بستر اینترنت استفاده کرد.

برای این منظور متخصصان شبکه با استفاده از آی پی ثابت ( IP Static ) که باید از طریق مخابرات یا شرکتهای ارائه دهنده اینترنت خریداری کرد این ارتباط را به سادگی برقرار می کنند.

هرچند تیم متخصص ما تلاش می کند با روشهایی احتمال قطعی یا کندی اینترنت را به حداقل برساند اما کندی یا قطعی اینترنت می تواند این ارتباط را تا زمان اتصال مجدد قطع نماید. البته این قطعی یا کندی صرفا انتقال اطلاعات را با وقفه مواجه می کند و اثر مخربی بر اطلاعات نمی گذارد.

اگر پس از مطالعه این مطلب مجاب شده اید تا شما هم از مزایای یکپارچه سازی نرم افزار فروشگاهی دشت و نرم افزار شرکتی سپیدار استفاده کنید ، با موسسه محاسبان تلاشگر خبره تماس بگیرید تا تیمی با تجربه و متشکل از مهندسان نرم افزار و شبکه به همراه حسابداران خبره نیاز شما را با دقت و اطمینان برطرف کنند.